यहां तक कि जब आपके पास महान सह-कार्यकर्ता और एक सहमत मालिक हैं, तो किसी समय आपके कार्यालय में किसी के साथ एक कठिन बातचीत करना आवश्यक होगा। आप अपने आप को कई अलग-अलग कारणों से टकराव के लिए तैयार कर सकते हैं - एक टिप्पणी के बारे में जो आपको हाल ही में ली गई सभी अतिरिक्त जिम्मेदारी के कारण गलत तरीके से उठाने के लिए कहती है।
दुर्भाग्य से, मुश्किल बातचीत बस इतना ही है: मुश्किल। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपने इच्छित परिणामों के साथ चर्चा से दूर हो गए हैं, मैंने पाया है कि कुछ केंद्रित समय की तैयारी के लिए खर्च करना सबसे अच्छा है। इससे मुझे अलग-अलग परिदृश्यों के बारे में सोचने में मदद मिलती है और मैं जो कहना चाहता हूं, उसके बारे में स्पष्ट हो जाता है, कोई फर्क नहीं पड़ता कि स्थिति कैसे आगे बढ़ती है- खासकर जब मुझे लगता है कि बातचीत भावनात्मक हो सकती है, जैसे मुझे प्रदर्शन की समीक्षा देना है या जब मैं चर्चा करना चाहता हूं कुछ ऐसा जो मुझे मेरे मैनेजर से परेशान करता है।
यहां मैं फुलप्रूफ, पांच-चरण की प्रक्रिया तैयार करने के लिए उपयोग करता हूं:
चरण 1: स्पष्ट करें कि आप बातचीत से बाहर निकलना चाहते हैं
एक कठिन बातचीत की तैयारी करते समय सबसे महत्वपूर्ण बात यह सुनिश्चित करना है कि आप अपने वांछित परिणाम को स्पष्ट कर सकते हैं। यदि आप उस पर स्पष्ट नहीं हैं, तो बातचीत के लिए रेल से जाना आसान होगा।
आपका आदर्श परिणाम काफी विशिष्ट होना चाहिए और इसमें एक परिणामी परिणाम शामिल होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि किसी ने ऐसी टिप्पणी की है जो आपको नाराज करती है, तो आपका आदर्श परिणाम उसे या उस प्रकार की भाषा का उपयोग करने से रोकने के लिए सहमत होना हो सकता है।
चरण 2: इसकी योजना बनाएं
एक बार जब आप जान जाते हैं कि आप अपनी बातचीत कहां समाप्त करना चाहते हैं, तो कुछ समय निकालकर योजना बनाएं कि आप वहां कैसे जा रहे हैं। भावनाओं को साझा करने के बारे में आपके द्वारा सीखी गई सभी बातें यहाँ सच हैं: "I" स्टेटमेंट का उपयोग करें ("जब मैं प्रोजेक्ट मीटिंग से बाहर निकलता हूँ तो मुझे निराशा होती है"), इस मुद्दे पर प्रकाश डालने के लिए विशिष्ट उदाहरणों को शामिल करें, और स्पष्ट रूप से विचारों के बीच अंतर करें और तथ्य ("यह प्रक्रिया अक्षम है" बनाम "यह प्रक्रिया अक्षम है")।
आप गोलियों का उपयोग कर सकते हैं या कुछ नोट नीचे कर सकते हैं - जो भी आपके लिए सबसे अच्छा काम करता है। मैं अक्सर इसे स्क्रिप्ट करता हूं, क्योंकि मुझे यह जानना पसंद है कि मैं बातचीत को कैसे फ्रेम करता हूं।
चरण 3: प्रतिसाद को पूरा करें
इसके बाद, कुछ मिनट यह सोचकर बिताएं कि आपको क्या लगता है कि वह व्यक्ति कैसे प्रतिक्रिया दे सकता है, इसलिए आप अपनी प्रतिक्रिया स्वयं प्रस्तुत कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, शायद आपको ऐसा लगता है कि आप अपनी किसी परियोजना के बारे में महत्वपूर्ण निर्णय लेने से बचे हुए हैं, और आप अपने बॉस से आपको शामिल करने के लिए कहना चाहते हैं। जवाब में, आपका प्रबंधक पूछ सकता है, "आपको अतिरिक्त बैठकों में भाग लेने की कितनी क्षमता है?" "आप निर्णय लेने की प्रक्रिया में क्या परिप्रेक्ष्य लाएंगे?" या "आप इसमें लूप होना क्यों चाहते हैं?"
उन प्रश्नों को समझने से आपको स्पष्ट, समझदार उत्तरों को बनाने में मदद मिल सकती है।
चरण 4: अभ्यास करें
साक्षात्कार के सवालों के जवाब देने का अभ्यास करने के समान, आपको चर्चा में भाग लेने से पहले कम से कम एक बार ज़ोर से बातचीत के अपने हिस्से का अभ्यास करना चाहिए। यह आपको किसी भी किंक को बाहर निकालने में मदद करेगा और अंतिम-मिनट की चोटियों को बनाने में मदद करेगा - जिस तरह से आप अपने भाषण के अवांछित पैटर्न से छुटकारा पाने के लिए बातचीत को फ्रेम करना चाहते हैं उसे बदलने से कुछ भी हो सकता है।
चरण 5: इसके लिए जाएं
अब जब आप तैयार हो गए हैं, तो बात करने का समय आ गया है। मैं एक निजी जगह में एक बैठक की स्थापना करने की सलाह देता हूं - एक सम्मेलन कक्ष या कार्यालय की तरह - ताकि आप में से कोई भी अपनी भावनाओं को हवा देने या खुद को सचेत महसूस न करे। और अगर आप बातचीत की शुरुआत में घबरा रहे हैं, तो बस इतना कहो! आपकी ईमानदारी किसी भी तनाव को कम करेगी जो कमरे में हो सकती है और चीजों को शुरू करने में मदद कर सकती है।
इस तैयारी योजना से चिपके रहें, और अगली बार जब आप एक सहकर्मी या प्रबंधक के साथ एक चिपचिपी स्थिति पर चर्चा करेंगे, तो आप शीर्ष पर बाहर आना सुनिश्चित करेंगे।
