लिंक्डइन ने पिछले साल एक सर्वेक्षण जारी किया था जिसमें खुलासा किया गया था कि हमारी पेशेवर टू-डू सूची को एक बदलाव की सख्त जरूरत है। पता चलता है, हम "ऐसा" करने में बहुत अच्छे नहीं हैं जो हम खुद को बताते हैं कि हमें क्या करना है। वास्तव में, लगभग 90% पेशेवरों ने स्वीकार किया कि वे एक औसत कार्यदिवस के अंत तक अपनी टू-डू सूची में सभी कार्यों को पूरा करने में असमर्थ हैं।
इसलिए यदि आप हर दिन एक ही बासी से निपटने के लिए बीमार हैं, तो इसे बदलने का समय आ गया है। आपकी उत्पादकता बढ़ाने और वास्तव में आपकी सूची के माध्यम से इसे बनाने में मदद करने के लिए यहां पांच तरकीबें हैं।
1. काम करने के लिए एक ही टू-डू सूची रखें
आइए ईमानदार रहें: यदि आप अभी काम के लिए जो कुछ भी करना चाहते थे उसका पूरा दृश्य प्राप्त करना चाहते थे, तो संभावना है कि आप यह सब एक सूची में नहीं पा सकते हैं। इसके बजाय, आपके पास यहां कुछ पोस्ट हैं, आपके ईमेल का एक सहेजा हुआ ड्राफ्ट, आपके कंप्यूटर पर स्टिक या टेक्स्ट फाइल, और शायद एक ऐप या आपके फोन पर दो।
और जब यह आम तौर पर काम और खेल को अलग करने के लिए अच्छा अभ्यास है, तो आपके काम से संबंधित कार्यों के लिए एक ही स्थान होना आवश्यक है। इसलिए अपनी पसंद का तरीका चुनें, और समेकन शुरू करें। यह कहीं भी हो सकता है: आपके भरोसेमंद योजनाकार के अंदर एक हस्तलिखित सूची, एक दस्तावेज़ जिसे आप अपने डेस्कटॉप पर रखते हैं, या आपके फोन पर एक ऐप ।
हालाँकि, सुनिश्चित करें कि आप अपनी सूची में कहीं से भी जोड़ सकते हैं - जिसका अर्थ है कि यदि आप एक डेस्कटॉप ऐप का उपयोग करते हैं, तो आप अपने कंप्यूटर से दूर किए गए डॉस को कैप्चर करने के लिए एक सिस्टम सेट करना चाहेंगे, जैसे कि आपको असाइनमेंट एक बैठक में मैं व्यक्तिगत रूप से इन्हें स्टिकी नोट्स पर लिखना पसंद करता हूं, और एक बार मास्टर लिस्ट में ट्रांसफर करने के बाद इन्हें डिलीट या टॉस करता हूं।
2. 1-3-5 नियम का पालन करें
अब जब आपके पास काम के लिए आपको जो कुछ भी करना है, उसकी एक व्यापक सूची है, तो आपको एक दैनिक-टू-डू सूची को परिभाषित करना चाहिए। किसी भी दिन, यह मान लें कि आप केवल एक बड़ी चीज, तीन मध्यम चीजों और पांच छोटी चीजों को पूरा कर सकते हैं। (ध्यान दें: यदि आप अपना अधिकांश दिन बैठकों में बिताते हैं, तो आपको इसे थोड़ा संशोधित करने की आवश्यकता हो सकती है।) काम छोड़ने से पहले, अगले दिन के लिए अपने 1-3-5 को परिभाषित करने के लिए कुछ मिनट लें, इसलिए आप तैयार हैं सुबह मैदान में दौड़ना यदि आपकी स्थिति वह है जहां प्रत्येक दिन बहुत से अप्रत्याशित कार्य होते हैं, तो अपने बॉस से अंतिम-मिनट के अनुरोध की तैयारी में, एक माध्यम और दो छोटे कार्यों को खाली छोड़ने का प्रयास करें।
हां, मुझे पता है कि अपनी सूची को 1-3-5 तक सीमित करना कठिन हो सकता है - लेकिन प्राथमिकता देना जरूरी है। यह पसंद है या नहीं, आपके पास दिन में केवल इतने ही घंटे हैं और आप केवल एक सीमित संख्या में काम करने जा रहे हैं। 1-3-5 सूची चुनने के लिए अपने आप को मजबूर करने का अर्थ है कि आपके द्वारा की जाने वाली चीजें वही होंगी जो आपने चुनी थीं - बजाय इसके कि क्या हुआ।
इस तरह से आगे की योजना बनाने का मतलब यह भी है कि आप अपने प्रबंधक के साथ अधिक सूचित बातचीत करने में सक्षम होंगे, जब वह आपके ऊपर कुछ नया छोड़ता है, जिसे तुरंत करने की आवश्यकता होती है - साथ ही साथ उपकरण आपके अन्य कार्य को फिर से प्राथमिकता देते हैं। उदाहरण के लिए, जब एक आश्चर्यजनक प्रस्तुति आपकी गोद में आती है, तो कोशिश करें: "निश्चित रूप से, मैं आपको 3 बजे तक प्राप्त कर सकता हूं, लेकिन Q1 रिपोर्ट कल तक तैयार नहीं होगी, क्योंकि मैं आज उस पर काम करने वाला हूं। । "
हमारी 1-3-5 टू-डू सूची देखें!
3. दोपहर के भोजन से पहले एक महत्वपूर्ण कार्य पूरा करें (यदि संभव हो तो आपका कम से कम पसंदीदा, )
मैं मानता हूँ कि यह मेरे लिए कठिन है, लेकिन यह काम करता है। अपने बड़े या मध्यम कार्यों में से एक ले लो और सुबह में पहली बात यह है कि ईमेल से पहले, भले ही आप कर सकते हैं। दोपहर के भोजन से पहले एक कठिन कार्य को पार करने से बेहतर कोई भावना नहीं है। लेखक ब्रायन ट्रेसी ने इसे "अपने मेंढक को खाने, " प्रसिद्ध मार्क ट्वेन उद्धरण से अनुकूलित कहा: "सुबह में एक जिंदा मेंढक खाओ और बाकी दिन तुम्हारा कुछ नहीं बिगड़ेगा।"
मेरे सह-संस्थापक, कैथरीन, अक्सर अगले दिन की तैयारी के लिए शाम को उसके "मेंढकों" को परिभाषित करते हैं; इसके साथ, वह सुबह उनसे निपटने के लिए तैयार है, और यह उसे कई दिनों के लिए कम सुखद कार्यों को धकेलने से रोकती है।
4. To-Do सूची के रूप में अपने कैलेंडर का उपयोग करें
यदि आप पाते हैं कि आप हमेशा एक दिन में कितना कुछ प्राप्त कर सकते हैं, तो आप एक कैलेंडर की तरह ही अपने कैलेंडर पर अपना डॉस डाल सकते हैं। किसी सूची पर अपने दैनिक-टू-डॉस को रेखांकित करने के बजाय, उन्हें शेड्यूल करें, प्रत्येक को पर्याप्त समय दें। आपकी W2 पुष्टिकरण जानकारी को HR में भेजने में 15 मिनट लग सकते हैं, जबकि आपकी टीम के लिए Q1 रणनीति तैयार करने में कुछ घंटों की आवश्यकता हो सकती है। महत्वपूर्ण बात यथार्थवादी होना है।
जब आप इस दृष्टिकोण की कोशिश करते हैं, तो यह भी सुनिश्चित करें कि आप अपने कैलेंडर में ईमेल, बुद्धिशीलता, या अन्य महत्वपूर्ण-लेकिन-नहीं-देने योग्य उन्मुख कार्यों को पकड़ने के लिए समय को अवरुद्ध करते हैं। उदाहरण के लिए, अपने इनबॉक्स के माध्यम से काम करने के लिए सुबह में एक घंटे और दोपहर में एक घंटे को अवरुद्ध करने का प्रयास करें - और फिर ईमेल के माध्यम से उस मिनट में आने में समय न बिताएं, जब आप वास्तव में काम करने की योजना बना रहे हों। कुछ और पर।
5. उत्पादक समय बढ़ाने के लिए बैठकें कम करें
अंत में, यदि आप पाते हैं कि वास्तव में आप ऐसा नहीं कर सकते हैं जो आपको लगता है कि आपको एक दिन में सक्षम होना चाहिए, तो उपरोक्त सभी सलाह के बावजूद - इस पर विचार करें कि क्या आप मीटिंग-इटिस से पीड़ित हो सकते हैं।
जैसा कि अर्थशास्त्री जॉन केनेथ गैलब्रेथ ने एक बार कहा था, "जब आप कुछ भी नहीं करना चाहते हैं तो बैठकें अपरिहार्य हैं।" वास्तव में, इस विषय पर किए गए कई सर्वेक्षण इसी तरह के निष्कर्ष पर पहुंचे कि कहीं बैठकों में बिताया गया एक चौथाई और आधे समय के बीच का समय बर्बाद करने वाला है, जिसका उल्लेख नहीं है, तो आप बैठे रहते हुए अपने अन्य टू-डॉस नहीं कर सकते। किसी और से बात करना।
समाधान: अपनी बैठकों को सीमित करें। किसी मीटिंग को शेड्यूल करने से पहले, यह सोचें कि क्या यह पहले ईमेल या फोन कॉल से हल किया जा सकता है, या किसी के कार्यालय में कुछ मिनटों के लिए पॉपिंग करके। यदि कोई मीटिंग आवश्यक है, तो आवश्यक प्रतिभागियों और निर्धारित समय की सबसे कम मात्रा निर्धारित करने के लिए मुख्य एजेंडा आइटम सूचीबद्ध करें। और हाँ, 20 मिनट की मीटिंग को शेड्यूल करना पूरी तरह से ठीक है, 30 राउंड की ज़रूरत नहीं है! यदि आपके पास बैठकें होनी चाहिए, तो वास्तविक काम करने के लिए अपने दिन के दौरान बड़ी निर्बाध अवधियों को छोड़ने के लिए उन्हें एक साथ समूहित करने का प्रयास करें।
हां, पुनर्गठन और आगे की योजना बनाना दोनों ही निवेश हैं- लेकिन जरा सोचिए कि जब आप वास्तव में दिन भर की सूची को पार कर लेंगे तो आपको कितनी खुशी होगी। तो अपने आप को व्यवस्थित करें, अपने सभी डॉस को एक स्थान पर प्राप्त करें, अपने विकर्षणों को कम से कम करें, और उस (एक दिन के आकार की) सूची पर विजय प्राप्त करना शुरू करें!
