अच्छे प्रबंधक अपने दरवाजे बंद क्यों करते हैं - म्यूज

सबसे अच्छे मालिकों के पास एक ओपन-डोर पॉलिसी है - सही? लेकिन, वास्तव में इसका क्या मतलब है? क्या एक अच्छा प्रबंधक होने का मतलब है कि आपकी टीम जब चाहे तब आ सकती है, बैठ सकती है और "अपना दिमाग चुन सकती है" जब भी चाहें?

यह बहुत कुशल नहीं है - और ऐसा इसलिए है क्योंकि यह नहीं है। उपलब्धता के लिए बहुत समय और ऊर्जा की आवश्यकता होती है, आपके दो सबसे मूल्यवान और परिमित संसाधन। यह स्वीकार करना महत्वपूर्ण है कि आपके कर्मचारियों को इतना देने की लागत / लाभ इसके लायक है या नहीं। यह संभव है कि आपकी अति-भागीदारी उन्हें निराश नहीं कर रही है, लेकिन यह आपको रचनात्मक सोचने और दूसरों की देखरेख करने के अलावा कार्यों को संभालने के लिए समय भी दे रही है।

सौभाग्य से, चार चरण हैं जो आप इस स्थिति को ठीक करने के लिए आज से लागू करना शुरू कर सकते हैं और अपनी प्रबंधन शैली को पटरी पर ला सकते हैं:

चरण 1: मुद्दे पर शून्य

यह कहना आसान है, "मेरी टीम को मेरी ज़रूरत है, " और हर किसी के काम में खुद को शामिल करें। यदि आप थोड़ा सा पीछे हटना चाहते हैं तो वापस कदम रखना और जांचना कठिन है।

आत्म-जागरूकता आत्म निदान से शुरू होती है। यह जानने के लिए कि क्या आप बहुत उपलब्ध हैं, अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें:

• जब आप ब्रेक रूम में प्रवेश करते हैं तो क्या आपके कर्मचारी बिखर जाते हैं?
• क्या आप अपने काम को पूरा करने के लिए खुद को नियमित रूप से देर से और सप्ताहांत में काम करते हुए पाते हैं?
• क्या आप सुबह अपने दरवाजे पर इंतजार कर रहे कर्मचारियों की एक पंक्ति खोजने के लिए पहुंचते हैं?

यदि आपने इन प्रश्नों में से किसी एक (या सभी) का उत्तर दिया है, तो आप बहुत उपलब्ध हैं।

चरण 2: अपनी आदतें बदलें

अब जब आप जानते हैं कि आप और आपके कर्मचारी दोनों कम जुड़ाव से लाभान्वित हो सकते हैं, तो जब आप अपने कार्यालय में हों तो दरवाजे बंद होने के साथ ही समय निर्धारित करके सीमाएं तय करें। (समान सेट बनाने के लिए DND के रूप में अपने कैलेंडर पर समय को बंद सेट-अप में कार्य करें।)

लेकिन यह वहाँ बंद नहीं करता है। अपने डेस्क पर अपना काम करने का समय निर्धारित करने के साथ-साथ अपने कर्मचारियों को भी समान शिष्टाचार दें। यह सच है कि आप अपने कर्मचारियों के साथ जुड़े रहना चाहते हैं ताकि काम को अच्छी तरह से पहचानने, महत्वपूर्ण प्रतिक्रिया प्रदान करने और चिंता के क्षेत्रों की पहचान करने के अवसरों को अधिकतम किया जा सके - लेकिन आपको उनके चेहरे पर 24/7 होने की आवश्यकता नहीं है।

इसके लिए एक त्वरित सुधार यह है कि आपकी प्रत्येक प्रत्यक्ष रिपोर्ट के साथ साप्ताहिक एक-एक बैठक का समय निर्धारण शुरू किया जाए। यह स्पष्ट करें कि यह किसी भी गैर-जरूरी मुद्दों पर जांच करने के साथ-साथ किसी भी प्रश्न को पूछने का समय है - चाहे वे एक वर्तमान परियोजना या आगामी कंपनी पहल के बारे में हो। इस समय के दौरान, व्यक्ति को अपना पूरा, अविभाजित ध्यान देना सुनिश्चित करें। काम पर चर्चा करते हुए 15 से 30 मिनट का समय बिताने से आपका दिन भर में एक-से-एक सवालों के जवाब देने की तुलना में आगे बढ़ जाएगा क्योंकि आप एक चीज़ से दूसरी चीज़ में भागते हैं।

चरण 3: विषय पर बने रहें

ध्यान देने की बात करते हुए, बहुत से प्रबंधक जो अपनी उपलब्धता से आगे निकल जाते हैं, वे पर्याप्त नहीं सुनकर या अपने पूरे ध्यान के साथ क्षतिपूर्ति करते हैं। (यदि उनके कर्मचारी हमेशा उन्हें बाहर करना चाहते हैं, तो जब भी वे ईमेल का जवाब देंगे)? अपनी टीम के लिए उपयुक्त विषय क्या हैं (और नहीं हैं) पर स्पष्ट होने के द्वारा इन ओवरकिल कन्सुलेशन को सीमित करें।

उदाहरण के लिए, मेरे पास एक बार एक कार्यकारी सहायक था, जिसने इसे पूरे दिन में कई बार मेरे साथ व्यक्तिगत, गैर-काम से संबंधित मुद्दों को साझा करने की आदत डाली। इस व्यवहार के कुछ दिनों के बाद, मैंने दो बदलाव किए। सबसे पहले, मैंने अपनी परियोजनाओं पर जाने के लिए उस साप्ताहिक एक-पर-एक बैठक की स्थापना की और अनुरोध किया कि वह अपने काम से संबंधित कुछ भी लाए (वह दबाव नहीं था)। दूसरा, मैंने उसे अपनी चिंताओं को समूहित करने और उन बैठकों में कार्यालय से संबंधित विषयों तक सीमित करने के लिए कहा। इसने काम कर दिया। उसने व्यक्तिगत समस्याओं के साथ मेरे पास आना बंद कर दिया और हमने एक मजबूत कामकाजी संबंध बनाया।

अब, यह कहना नहीं है कि आप कभी भी विषय से बाहर नहीं निकल सकते। आप एक रोबोट नहीं हैं और न ही आपकी टीम है, और आपको उनकी टू-डू सूची से परे उनके साथ संबंधों को बढ़ावा देना चाहिए। हालांकि, अपने संबंधों, उनके डेटिंग जीवन, उनकी नेटफ्लिक्स कतारों और उनके सप्ताहांत की योजनाओं के बारे में बात करने के लिए उचित समय पर स्पष्ट सीमाएं निर्धारित करके, आप अपने आप को बहुत सारे व्यवधानों से बचा सकते हैं। यह सुबह 9 बजे से दोपहर तक के रूप में सरल है, मैं परियोजना की समय सीमा को पूरा करने के इरादे से काम कर रहा हूं, इसलिए कृपया केवल तभी पहुंचें जब यह वास्तव में महत्वपूर्ण हो।

चरण 4: अपने कर्मचारियों के लिए छोटे कदम (और पीछे हटाएं)

हालाँकि, जब तक आप प्रभारी रहे हैं, आपने अपने कर्मचारियों से कहा था कि वे कार्यदिवस के दौरान कभी भी पॉप कर सकते हैं, और आपको कभी भी बंद घंटों के दौरान ईमेल कर सकते हैं। आपका यह सोचना सही है कि आप केवल एक ईमेल नहीं भेज सकते हैं जो कहता है कि "अभी से, कृपया केवल मेरे पास तत्काल प्रश्न लाओ और बाकी समय काम करने के लिए मुझे अकेला छोड़ दो।"

इसके बजाय, बिट-बाय-चेंज को प्रोत्साहित करें। जब आपकी टीम एक प्रश्न के साथ आपके पास आती है, तो तत्काल उत्तर देने के बजाय, पूछताछ करें कि वह क्या करेगा। यदि कोई आपके पास कैलेंडर के दौरान आता है तो आप "DND" के रूप में कैलेंडर पर पूछ सकते हैं कि क्या उसे तत्काल सहायता की आवश्यकता है या बाद में वापस आ सकता है।

जब एक वार्तालाप ने व्यक्तिगत की ओर रुख कर लिया है, तो एक समय सीमा को पूरा करने या किसी अन्य मुद्दे को संबोधित करने की आपकी आवश्यकता के बारे में सीधे रहें। यदि आप बातचीत जारी रखना चाहते हैं, तो, इसके बारे में बात करने के लिए एक समय निर्धारित करना सुनिश्चित करें, अधिमानतः एक गैर-कार्य सेटिंग में, जैसे कि कॉफी या दोपहर के भोजन पर।

ओपन डोर नीतियां और सक्रिय सुनना उत्कृष्ट प्रबंधन रणनीतियाँ हैं। हालांकि, यहां तक ​​कि सबसे अच्छा अभ्यास अत्यधिक अक्षमता और अप्रभावीता को ले जाता है। कहीं न कहीं बॉस ब्रह्मांड में सिर्फ सही भागीदारी और ओवरकिल के बीच एक संतुलन मौजूद है। लेकिन यह जानते हुए कि आपके दरवाजे को बंद करने के लिए समय बनाने के लिए यह ठीक है और अधिक उत्पादक है - सचमुच और आलंकारिक रूप से - एक शानदार शुरुआत है।