जब कोई कर्मचारी इस्तीफा दे तो क्या करें

जब कोई कर्मचारी घबराए हुए हाथों और सिर के बल आपके कार्यालय में आता है, तो इसका मतलब केवल कुछ चीजें हो सकती हैं: उसने सिर्फ "गलती से" गुस्से में एक ग्राहक को उसके दिमाग का टुकड़ा दे दिया, उसने गलती से वित्तीय रिपोर्ट की अंतिम प्रति कागज में डाल दी शेडर, या - वह आपको दो सप्ताह का नोटिस दे रही है।

उम्मीद है, आपको पूरे पेपर श्रेडर चीज़ से कभी नहीं निपटना होगा, लेकिन एक प्रबंधक के रूप में, आप जल्द या बाद में एक नौकरी से इस्तीफे का सामना करने जा रहे हैं। और क्या वह एक तारकीय कर्मचारी थी जो आपने सोचा था कि आप जीवन के लिए हैं या आप दोनों ने इसे देखा है, यह अगले दो सप्ताह तक आपके लिए है - और संक्रमण के बाद-जितना संभव हो उतना आसान आपके लिए, आपकी टीम के लिए, और आपके लिए जल्द ही पूर्व कर्मचारी बनें।

स्थिति को गेज करें

मेरे अनुभव में, जिस तरह से एक कर्मचारी अपने शेष दो सप्ताह तक पहुंचता है वह पूरी तरह से अप्रत्याशित हो सकता है। मेरे पास शीर्ष-प्रदर्शन करने वाले कर्मचारी हैं, जिन्होंने अपने अंतिम शुक्रवार 5 बजे तक अपने काम को सही ढंग से जारी रखा है, लेकिन मैंने आमतौर पर प्रतिभाशाली कर्मचारियों को अनुत्पादक और खट्टा कर दिया है - विशेष रूप से, जिन्होंने खुले तौर पर अपनी नौकरी के असंतोष की घोषणा की है उसके सहकर्मियों और मुझे खुशी से (उसके प्रत्यक्ष पर्यवेक्षक!) ने बताया कि वह "अब वास्तव में परवाह नहीं करती थी।"

इसलिए, आपका पहला कदम कर्मचारी के सामान्य रवैये पर पूरा ध्यान देना है जब वह अपना त्यागपत्र देती है। क्या वह अपने शेष काम को पूरा करने के लिए चिंता व्यक्त करती है? या, मेरे कर्मचारी-बदमाश की तरह, क्या उसका इस्तीफा अचानक उसे खुले तौर पर शिकायत करने और उसके शेष काम की अवहेलना करने का अधिकार देता है?

उसकी प्रतिक्रिया को समझना कुछ तरीकों से मदद कर सकता है। सबसे पहले, यह आपको यह तय करने में मदद करेगा कि आप उसे बाकी टीम से बाहर जाने की सबसे अच्छी घोषणा कैसे करेंगे- चाहे आप उसे उसके सहकर्मियों को बताने के लिए उसे छोड़ दें, या फिर आप एक त्वरित टीम मीटिंग बुलाएँ, ताकि आप उसे करने से पहले टोन सेट कर सकें। यह इस बारे में भी चर्चा कर सकता है कि वह अगले दो सप्ताह में कैसे संभालेंगी। हालांकि यह स्पष्ट रूप से उसके निजी जीवन में उसके असंतोष (या उसकी नई नौकरी के बारे में उसकी उत्तेजना) पर चर्चा करने का विकल्प है, कार्यस्थल एक उपयुक्त आउटलेट नहीं है- और आपको उसे यह बताने की आवश्यकता हो सकती है।

एक संक्रमण योजना विकसित करें

अगला कदम एक संक्रमण योजना विकसित करने के लिए अपने कर्मचारी के साथ मिलकर काम करना है। कंपनी छोड़ने से पहले उसे पूरा करने की जरूरत का उसका विचार आपके लिए अलग हो सकता है, इसलिए उसे अपने सभी नियमित साप्ताहिक कर्तव्यों की सूची बनाना जरूरी है, वर्तमान में वह जिन परियोजनाओं पर काम कर रही है, और ग्राहकों के साथ वह सीधे संपर्क में रहती है। इस सूची में पर्याप्त समय व्यतीत करें, इसे जितना संभव हो उतना व्यापक बना दें, क्योंकि आपको जल्द ही यह तय करने की आवश्यकता होगी कि अल्पावधि में उन परियोजनाओं और जिम्मेदारियों को कौन संभाल सकता है। आपको यह भी तय करना चाहिए कि कर्मचारी के नियमित ग्राहकों, विक्रेताओं और सहकर्मियों से कैसे संपर्क करें ताकि उनके ईमेल और फोन कॉल अचानक अनुत्तरित न हों।

संक्रमण योजना को किसी भी विशिष्ट ढीले सिरे तक नीचे की ओर सभी तरह से उबालना चाहिए, जिसे शुक्रवार की दोपहर केक काटने से पहले बांधने की आवश्यकता है (उदाहरण के लिए, पिछले महीने के बजट पर अंतिम साइन-ऑफ प्राप्त करना या अगले महीने के लिए एजेंडा को अंतिम रूप देना विभाग की बैठक)। अंतिम टू-डॉस की एक विशिष्ट और परिमित सूची होने से आपके कर्मचारी को उसके पिछले दो सप्ताह के उद्देश्य और संरचना का एहसास होगा - और यह सुनिश्चित करेगा कि उसका संक्रमण यथासंभव निर्बाध है।

मैं उसे एक सप्ताह के भीतर ऐसा करने की सलाह देता हूं जब उसने उसे नोटिस दिया था, फिर कुछ दिन पहले फिर से जाँच की कि वह सब कुछ खत्म करने के लिए ट्रैक पर नहीं है।

सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि वह क्या जानता है

इससे पहले कि आपका कर्मचारी दरवाजे से बाहर जाए, सुनिश्चित करें कि वह उसके साथ आवश्यक जानकारी नहीं ले रहा है। मेरा मतलब यह नहीं है कि आपको कंपनी की वित्तीय रिपोर्ट की प्रतियों के लिए उसके बैग की जांच करनी चाहिए - लेकिन अगर वह लंबे समय से कंपनी के साथ है, तो एक अच्छा मौका है कि वह कुछ अद्वितीय कौशल या ज्ञान विकसित कर रही है जो आप और टीम के बाकी सदस्य कर सकते हैं। के बारे में पता नहीं है। और, जब तक आप उस ज्ञान को किसी अन्य टीम के सदस्य को हस्तांतरित नहीं करते हैं, यह उस कर्मचारी के साथ दरवाजे से बाहर चला जाएगा।

लगभग एक साल पहले, मेरे कर्मचारियों में से एक ने अचानक कंपनी छोड़ दी। एक दो दिनों के लिए चले जाने के बाद, मुझे एहसास हुआ कि वह पुराने सॉफ्टवेयर प्रोग्राम के काम के ज्ञान के साथ पूरे विभाग में बहुत ही अंतिम कर्मचारी था - एक जिसे हमने अब नहीं बेचा, लेकिन फिर भी उसने तकनीकी सहायता की पेशकश की। चूंकि वह अकेली थी, जो उस सॉफ्टवेयर को काम करना जानती थी - हम बड़ी परेशानी में थे।

इसलिए, इसे मुझसे ले लो - इस्तीफा देने वाले कर्मचारी के ज्ञान का मूल्यांकन करना महत्वपूर्ण है। यदि आपको पता है कि वह कुछ जानती है, जिसे टीम के साथ साझा करने की आवश्यकता है, तो उसके साथ बैठें और एक "ज्ञान हस्तांतरण" का संचालन करें- क्या वह उस ज्ञान को अच्छी तरह से समझाती है (या इससे भी बेहतर, दस्तावेज़), ताकि आप शेष न रहें जब वह कुछ हफ़्ते में निकल जाता है, तो लर्च में।

एक प्रतिस्थापन की आवश्यकता का मूल्यांकन करें

जब आपने एक संक्रमण योजना बनाई है और एक ज्ञान हस्तांतरण का आयोजन किया है, तो आपको अपने कर्मचारी के बारे में ठीक-ठीक पता चल जाएगा कि उसके जाने पर कितना काम हुआ और कितना काम बाकी रहेगा। फिर, आप इस जानकारी की तुलना अपनी टीम की वर्तमान प्राथमिकताओं, कार्यों और कार्यभार से करना चाहते हैं, इसलिए आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि आपको कब और कब प्रतिस्थापन की आवश्यकता है।

उदाहरण के लिए, आप महसूस कर सकते हैं कि उसका कार्यभार इतना कठिन है कि आपको ASAP में एक अस्थायी प्राप्त करने की आवश्यकता है। अन्य मामलों में, आप सही उम्मीदवारों को खोजने के लिए प्रतीक्षा करते समय कुछ हफ्तों के लिए अपनी सभी परियोजनाओं को वर्तमान टीम के सदस्यों को वितरित करने में सक्षम हो सकते हैं। या, आप महसूस कर सकते हैं कि अब स्थिति का पुनर्गठन करने का एक अच्छा समय है और यह आपकी टीम में कैसे फिट बैठता है। यदि आप आसानी से अपने कर्मचारी के बचे हुए काम को अन्य टीम के सदस्यों को देने में सक्षम थे, उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप किसी अन्य प्रोजेक्ट मैनेजर को काम पर रखने के लिए काम पर रख सकते हैं और इसके बजाय एक बिक्री सहयोगी को नियुक्त करने का विकल्प चुन सकते हैं जो अधिक लीड उत्पन्न करना शुरू कर सकते हैं।

किसी भी मामले में, किसी भी भर्ती प्रक्रिया को जल्द से जल्द शुरू करना एक अच्छा विचार है। इसलिए, उसे इस्तीफा देने के कुछ दिनों के भीतर, उस नौकरी विवरण को पॉलिश करें, एचआर को सूचित करें, और फिर से शुरू करें।

आपका कर्मचारी खैर चाहता है

अंत में, याद रखें कि एक कर्मचारी को खोने का व्यवसाय सिर्फ, अच्छी तरह से, व्यापार से अधिक है। कोई फर्क नहीं पड़ता परिस्थितियों, सुनिश्चित करें कि आप दोनों अच्छी शर्तों पर छोड़ दें। उसे अपनी नई स्थिति में अच्छी तरह से शुभकामनाएं, भविष्य में एक संदर्भ बनने की पेशकश करें, और उसे संपर्क में रहने के लिए प्रोत्साहित करें। यहां तक ​​कि अगर उसका प्रदर्शन पिछले दो हफ्तों के दौरान सबसे बड़ा नहीं था, तो उस पुल को जलाने की कोई जरूरत नहीं है - आपको कभी पता नहीं चलेगा कि आप भविष्य में फिर से रास्ते कैसे पार करेंगे।

एक कर्मचारी को खोना (विशेष रूप से एक महान) कठिन है - लेकिन एक प्रबंधक के रूप में, आपको जल्द या बाद में इसका सामना करना पड़ेगा। इसलिए, कार्रवाई की योजना के साथ तैयार किया जाना सबसे अच्छा है - और निश्चित रूप से, एक हार्दिक कार्ड और विदाई केक हमेशा दर्द को कम करने में मदद कर सकते हैं, भी।