काम पर मेरे कम से कम पसंदीदा दिन हैं जिन्हें मैं "बैंगनी स्टैक" कहता हूं। मेरी कंपनी Google कैलेंडर का उपयोग करती है, और मेरे व्यक्तिगत शेड्यूल के लिए रंग बैंगनी है, इसलिए उन भयानक दिनों में मुझे 9:30 बजे से अवरुद्ध समय के अलावा कुछ नहीं दिखता है। शाम 6:30 बजे। यह हमेशा मुझे आश्चर्यचकित करता है, "यह कैसे हुआ?"
यह महसूस करने के अलावा कि मेरे पास उन दिनों में सांस लेने या वास्तविक काम करने के लिए कोई जगह नहीं है, मुझे डर है कि "उस आदमी" को जिसे जल्दी बैठक से टिप देना है, फिर बाद में अतिरिक्त समय व्यतीत करने का पता लगाने के लिए जो मैंने याद किया, या जो दिखाता है मेरी अगली बैठक के लिए देर हो गई क्योंकि पिछले एक बहुत लंबा चला। (चूंकि मैंने कभी भी देर से या बिना बैठकों के लिए तैयार रहने के बारे में लिखा था, मेरे सहकर्मी मुझे रोक रहे हैं!)
"व्यस्तता" एक ऐसी चाल है। यह हमें महसूस कराता है कि हमारी टू-डू सूचियां जितनी लंबी होंगी, हम उतने ही सफल होंगे। यह हमें महसूस कराता है कि हमारी प्लेटों पर जितना अधिक होगा, हम उतने ही सफल होंगे। लेकिन जब से एक overstuffed डिनर प्लेट आपको कुछ भी दे लेकिन ऐंठन या एक खाद्य कोमा? यह इस तरह से नहीं है, और मैं इसे लड़ने के लिए एक खुला संकल्प कर रहा हूं।
बैठकें हमारे कैलेंडर पर दो तरह से समाप्त होती हैं: क्योंकि हम उन्हें स्वीकार करते हैं और क्योंकि हम उन्हें बनाते हैं। यह इन निर्णय बिंदुओं पर है कि हम अपने कैलेंडरों को वापस लेने के लिए चीजों को थोड़ा अलग तरीके से कर सकते हैं और खुद को (और हमारे सहकर्मियों को) तैयार और उत्पादक होने के लिए समय दे सकते हैं। इसे करने के तीन तरीके हैं:
1. बोलो
किसी मीटिंग आमंत्रण को भेजने या स्वीकार करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप समझते हैं कि इसे क्या पूरा करना चाहिए और आपको कैसे तैयार करना चाहिए। यदि आप नहीं करते हैं, तो आयोजक के साथ बोलें और सुनें कि क्या कोई विशिष्ट एजेंडा है। अगर कोई नहीं है, तो उसे या उसे एक (या बेहतर अभी तक, स्वयंसेवक मदद करने के लिए) बनाने के लिए कहें। सर्वश्रेष्ठ एजेंडा समय आबंटन के साथ विशिष्ट हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सभी प्रासंगिक वस्तुओं को कवर किया जा रहा है। यदि एजेंडा बनाने के लिए पर्याप्त समय नहीं है, तो आयोजक को घड़ी पर नज़र रखने में मदद करने के लिए स्वयंसेवक है।
यदि आप बैठक का आयोजन कर रहे हैं, तो बैठक की योजना बनाने के लिए एक एजेंडा का उपयोग करें। Google का कैलेंडर एक घंटे के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से आमंत्रण देता है, और उन्हें छोटा करने के बारे में सोचे बिना "भेजें" पर क्लिक करना आसान है, लेकिन उस सेटिंग को बदला जा सकता है! आपको आश्चर्य होगा कि आप 15, 30, या 22 मिनट में कितना कवर कर सकते हैं। आयोजक के साथ अपने संबंधों पर निर्भर करता है, अगर आप देखते हैं कि एक बैठक एक घंटे के लिए निर्धारित है और आपको विश्वास नहीं है कि यह होना चाहिए (क्योंकि आप उद्देश्य और अपेक्षित परिणामों को समझते हैं), समय को छोटा करने के लिए कहें।
अंत में, यदि आपने एक बैठक के लिए निमंत्रण स्वीकार कर लिया है, जो उसी समय समाप्त होती है, तो एक और बैठक शुरू होने वाली है (गंभीरता से, हम खुद को कैसे समझाते हैं कि हम एक ही बार में दो स्थानों पर हो सकते हैं?), आयोजक को अग्रिम सूचना दें? आपको उस मीटिंग को जल्दी छोड़ने की आवश्यकता होगी। आदर्श रूप से, यह आयोजक को आपके प्रस्थान के समय तक बैठक समाप्त करने के लिए प्रोत्साहित करेगा। बहुत कम से कम, आप बिना किसी व्यवधान के आराम से बाहर निकलने का अनुभव करेंगे, और जब आप करेंगे तो आयोजक आश्चर्यचकित नहीं होगा। अतिरिक्त बीमा के लिए, आगे बढ़ें और अपनी अगली बैठक के आयोजक को बताएं कि आप देरी से पहुंच सकते हैं।
2. पैड योर टाइम
जैसे ही एक बैठक का समय निश्चित हो जाता है, और यदि आपके कैलेंडर में चारों ओर जगह है, तो उसकी रक्षा करें! मीटिंग से पहले और बाद में "ट्रांज़िशन टाइम" 15-30 मिनट जोड़ें। मीटिंग से पहले, किसी भी सामग्री की समीक्षा करने के लिए समय का उपयोग करें, एक बाथरूम ब्रेक लें, और शुरू होने से पहले स्थान पर पहुंचें। बैठक के बाद, यह अभी भी ताज़ा है, जबकि सामग्री पर प्रतिबिंबित करने के लिए आपके लिए एक अच्छी अवधि है। सहकर्मियों से आपके कैलेंडर पर जो कुछ भी है, उसका सम्मान करना अपेक्षित है; वे जहाँ भी सामान्य समय है, वहाँ समयबद्धन कर रहे हैं। इसलिए यदि कोई बैठक अपराह्न 3 बजे होती है और आप बाद में पुनरावृत्ति करने के लिए समय रोकते हैं, तो वे शायद (उम्मीद है?) 3:15 या 3:30 पर एक नई बैठक शुरू करने में नहीं रुकेंगे।
3. अपना समय अवरुद्ध करें
यह उत्पादकता की पवित्र कब्र है: समय के टुकड़े - दिन भी - कोई बैठक नहीं है। बज़फीड ने मंगलवार और गुरुवार को बैठक मुक्त घोषित किया है। क्या आप? हालांकि यह आपकी कंपनी के वरिष्ठ प्रबंधन के बीच पूरे दिन खाली करने के लिए एक जानबूझकर प्रयास हो सकता है, यह आपके अपने काम करने की आदतों पर एक नज़र डालने के लायक है जब आप अपना सर्वश्रेष्ठ काम करते हैं। क्या आप एक सुबह के व्यक्ति हैं, या क्या आप वास्तव में 2 बजे के बाद क्रैंक करते हैं? अपने शेड्यूल की जांच करें और देखें कि आप सप्ताह में एक बार सिर्फ दो से चार घंटे ब्लॉक कर सकते हैं। तुम बस जमीन से अपनी कंपनी में एक प्रवृत्ति सेट कर सकते हैं!
इसलिए, कैलेंडर को वापस लेने के लिए मेरी प्रतिबद्धता है! मेरे साथ कोण है?
