प्रदर्शन की समीक्षा के लिए पहली बार प्रबंधक की मार्गदर्शिका - म्यूज

कुछ साल पहले, मैंने एक प्रबंधन की स्थिति में कदम रखा, जहां, पहली बार, मैं छह की टीम की देखरेख के लिए जिम्मेदार था। हाथ में मेरे एमबीए और मेरे मायर्स-ब्रिग्स प्रकार के गहन विश्लेषण के साथ, मैंने सोचा कि जिन लोगों के साथ मैंने काम किया है, उन्हें प्रबंधित करने और प्रेरित करने के लिए यह एक हवा होगी।

लेकिन, जबकि वे उपकरण मददगार साबित नहीं हुए, उन्होंने मुझे प्रबंधक होने के सबसे कठिन हिस्सों में से एक के लिए पूरी तरह से तैयार नहीं किया: वार्षिक प्रदर्शन समीक्षा देना। पता चला, प्रबंधकों ने उन्हें उतना ही डरा दिया जितना कि कर्मचारी करते हैं! फिर भी, हमारे प्राकृतिक फैलाव के बावजूद, समीक्षा नौकरी का एक अनिवार्य (और महत्वपूर्ण) हिस्सा है, और आपकी टीम के विकास का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। इसलिए, यदि आप सुपरस्टार प्रबंधक बनने का लक्ष्य रखते हैं, तो समीक्षाओं के अनुसार जितना संभव हो उतना अच्छा बनने का समय है।

उस भावना में, यहाँ कैसे शुरू किया जाए।

मूल बातें

समीक्षा के एक सप्ताह पहले आपको अपने कर्मचारियों के लिए अपने टॉप-ऑफ़-माइंड फीडबैक को एक साथ फेंकने का प्रलोभन दिया जा सकता है, लेकिन शायद आपको पहले से पता होना चाहिए कि आपको नहीं करना चाहिए। आपको प्रक्रिया को एक साल की गतिविधि के रूप में मानना ​​चाहिए और समय से पहले अच्छी तरह से विचार करना चाहिए। योजना आपको अधिक व्यापक प्रतिक्रिया देने में मदद करेगी और, जब समीक्षा सीजन रोल के आसपास होगा, तो आपके या आपके कर्मचारियों के लिए कोई आश्चर्य नहीं होगा - और यही आप के लिए प्रयास करना चाहिए।

अपनी समीक्षा करने के लिए वर्ष के सर्वश्रेष्ठ समय की पहचान करके शुरू करें। पता करें कि क्या आपके संगठन का पसंदीदा कार्यक्रम या प्रक्रिया है (अधिकांश बड़ी कंपनियां करती हैं) और विचार करें कि आपकी बजट प्रक्रिया कब होती है या जब आपके पास बोनस सौंपने का विकल्प होता है। यदि आपके पास लचीलापन है, तो आप उच्च-मात्रा वाले काम के मौसम से बचना चाहते हैं, क्योंकि तैयारी और प्रतिक्रिया प्रक्रिया मांग और तीव्र हो सकती है, और कोई भी व्यस्त मौसम के दौरान समीक्षा नहीं करना चाहता है।

इसके बाद, तदनुसार अपनी वार्षिक समयावधि बनाएं, और अपने कर्मचारियों को समय का संचार करें। एक समीक्षा के बारे में कुछ भी नहीं - सामग्री से समय तक - कभी भी एक आश्चर्य के रूप में आना चाहिए।

अब, आसानी के लिए, मान लें कि आपका समीक्षा सत्र दिसंबर के अंत में, वर्ष के अंत में होगा। यहां आपका वार्षिक शेड्यूल कैसा होना चाहिए:

जनवरी (वर्ष की शुरुआत)

लक्ष्य और अपेक्षाएं निर्धारित करें

वर्ष की शुरुआत में, टीम के लिए अपने वार्षिक लक्ष्यों और अपेक्षाओं को साझा करने के लिए अपने कर्मचारियों के साथ एक बैठक करें। फिर, अपने स्वयं के प्रदर्शन लक्ष्यों को निर्धारित करने के लिए उनके साथ व्यक्तिगत रूप से मिलें। यह न केवल यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई वर्ष के लिए उनकी उम्मीदों पर स्पष्ट है, यह आपको दोनों को आने वाले महीनों में प्रदर्शन पर चर्चा करने के लिए हर बार का पालन करने के लिए एक स्पष्ट रूपरेखा भी देता है।

लक्ष्यों को निर्धारित करने का सबसे अच्छा तरीका SMART ( S pecific, M easurable, A chievable, R esults-उन्मुख, T ime-bound) ढांचे का उपयोग करना है। (एक प्राइमर की आवश्यकता है! यहां मूल बातों पर जानकारी प्राप्त करें।) और याद रखें कि जबकि लक्ष्यों को प्रत्येक व्यक्ति की भूमिका के लिए विशिष्ट होना चाहिए, उन्हें संगठनात्मक लक्ष्यों के साथ स्पष्ट रूप से गठबंधन किया जाना चाहिए ताकि कर्मचारी यह देख सकें कि उनका प्रदर्शन पूरी टीम को कैसे प्रभावित करता है।

बैठकों के बाद, कंपनी के लक्ष्यों और प्रत्येक कर्मचारी के लक्ष्यों को टाइप करें, और उन्हें एक ईमेल में डालें। आपके कर्मचारी यह जानकर सराहना करेंगे कि वे उसी कॉपी से काम कर रहे हैं जो आप कर रहे हैं और उनके पास पूरे वर्ष के दौरान एक स्पष्ट रोडमैप होगा।

मार्च, जून और सितंबर (हर 3 महीने या मासिक)

टच-बेस मीटिंग्स पकड़ो

प्रबंधकों को अक्सर समीक्षाओं के दौरान लोगों के प्रदर्शन पर संक्षेप और टिप्पणी करने के बारे में घबराहट होती है, लेकिन सच्चाई यह है कि उस वार्षिक बैठक में आपके द्वारा कवर की गई कुछ भी नई जानकारी नहीं होनी चाहिए। बल्कि, आपको अपने कर्मचारियों के लक्ष्यों पर नज़र रखनी चाहिए और पूरे साल उन्हें प्रतिक्रिया देनी चाहिए। चाहे आप मासिक या त्रैमासिक चेक-इन करना पसंद करेंगे, वर्ष की शुरुआत में इन बैठकों को पूर्व-शेड्यूल करें ताकि वे बैक बर्नर के लिए धक्का न दें।

प्रत्येक बैठक से पहले, एक संक्षिप्त एजेंडा तैयार करें। आपको कर्मचारी के वार्षिक लक्ष्यों की समीक्षा करनी चाहिए, आपके द्वारा उल्लिखित अपेक्षाओं पर चर्चा करनी चाहिए, और आपके पास किसी भी प्रश्न या अतिरिक्त असाइनमेंट को संबोधित करना चाहिए। यदि समीक्षा करने के लिए त्रैमासिक मीट्रिक या दीर्घकालिक परियोजना अपडेट हैं, तो अब ऐसा करने का समय है।

आप प्रत्येक व्यक्ति को उसके प्रदर्शन पर अनौपचारिक प्रतिक्रिया देने में समय बिताना चाहेंगे, जिसमें प्रशंसा की पेशकश करना जहां किसी भी चल रहे या संभावित मुद्दों को संबोधित करना शामिल है। (हां, यह कठिन हिस्सा है।) एक चीज जो मुझे मददगार लगी है वह है व्यवहार के संदर्भ में टिप्पणियों को फ्रेम करना, जिसे किसी को शुरू करना, रोकना या जारी रखना चाहिए : शायद आप एक कर्मचारी को ईमेल पर cc'ing शुरू करना चाहते हैं। अन्य प्रबंधक लंबे समय तक लंच ब्रेक लेना बंद कर देते हैं, या समय सीमा से पहले परियोजनाओं को चालू करना जारी रखते हैं। यह भी एक वार्तालाप करें, और प्रत्येक कर्मचारी को अपने स्वयं के विचारों और प्रश्नों को साझा करने के लिए कहें।

इन बैठकों में से प्रत्येक के बाद, आपने जो चर्चा की उसके बारे में अपने लिए नोट्स बनाएं। मुझ पर भरोसा करें - जब साल का अंत घूमता है, तो आपको यह खुशी होगी कि आपको वर्ष को संक्षेप में याद करने में मदद करने के लिए इन नोटों को याद रखें और याद रखें कि आपने पहली जोड़ी के क्वार्टर में लोगों के साथ क्या चर्चा की थी।

अक्टूबर / नवंबर (समीक्षा से पहले दो महीने)

अपने कर्मचारियों को तैयारी करने के लिए कहें

वास्तविक समीक्षाओं से कुछ महीने पहले, प्रत्येक टीम के सदस्य के साथ आधिकारिक बैठकों की तारीखें निर्धारित करें। इस बिंदु पर, आपको उन्हें अपने वार्षिक परिणामों के संकलन को एक साथ खींचने के लिए भी कहना चाहिए। किसी भी आधिकारिक रूप से शुरू करें जो आपकी कंपनी चाहती है कि आप उसका उपयोग करें, या अपना खुद का निर्माण करें, प्रत्येक कर्मचारी को अपनी महत्वपूर्ण नौकरी की जिम्मेदारियों, वर्तमान परियोजना के काम और लक्ष्यों और उपलब्धियों का एक सारांश तैयार करने के लिए कहें।

प्रत्येक कर्मचारी को एक लिखित आत्म-मूल्यांकन पूरा करने में भी मदद मिल सकती है। यह न केवल कर्मचारियों को यह महसूस करने में मदद करता है कि उनके पास इस प्रक्रिया में एक कहावत है, बल्कि यह उन्हें अपने स्वयं के कार्य व्यवहार पर एक ईमानदार नज़र रखने के लिए चुनौती देता है, जो उनके प्रदर्शन के बारे में बात करते समय सहायक होता है। सबसे अच्छे स्व-मूल्यांकन में 6-10 ओपन-एंडेड प्रश्न शामिल हैं, जैसे: इस वर्ष आपको किन उपलब्धियों पर सबसे अधिक गर्व है? आप टीम या खुद की अपेक्षाओं और लक्ष्यों से कहां कम हो गए हैं? विकास के लिए आपके क्षेत्र क्या हैं और आप उन्हें कैसे संबोधित कर रहे हैं? क्या ऐसी चीजें हैं जो आपके प्रबंधक आपकी प्रगति और सफलता का समर्थन करने के लिए कर सकते हैं?

नवंबर (समीक्षा से पहले छह सप्ताह)

एक प्रबंधक के रूप में खुद को प्रस्तुत करें

इस बीच, आपको प्रत्येक कर्मचारी के लिए अपने स्वयं के नोट्स और परिणामों को संकलित करने से पहले महीनों का खर्च करना चाहिए। बिक्री प्रदर्शन, कॉल रिकॉर्ड, और समय-सीमा रिपोर्ट, साथ ही गुणात्मक उपायों जैसे कर्मचारी प्रदर्शन के दोनों मात्रात्मक उपायों को इकट्ठा करना शुरू करें, जिसमें ग्राहकों और ग्राहकों की प्रतिक्रिया या आपके व्यक्तिगत अवलोकन शामिल हो सकते हैं। अपनी टच-बेस मीटिंग्स में वर्ष के दौरान आपके द्वारा लिए गए उन नोटों को भी बाहर निकालें।

एक सामान्य उपकरण 360-डिग्री की समीक्षा है, जो एक कर्मचारी आत्म-मूल्यांकन और सहकर्मी की समीक्षा, साथ ही साथ बेहतर और अधीनस्थ प्रतिक्रिया पर आधारित है। आप HowsMyWork.com पर एक बहुत ही सरल संस्करण या Inc.com पर अधिक व्यापक संस्करण पा सकते हैं। अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए इन टेम्पलेट्स को अनुकूलित करने में संकोच न करें।

जैसा कि आप परिणामों की समीक्षा कर रहे हैं, अपने आप से निम्नलिखित पूछें: क्या यह व्यक्ति अपने लक्ष्यों, अपनी अपेक्षाओं और कंपनी के सफलता संकेतकों से मिल रहा है? यदि नहीं, तो क्यों और क्या आप इसे बदल सकते हैं? यदि हां-तो आपके स्टार कलाकारों को मजबूत करने के लिए पुरस्कार, स्वीकृति या बड़ी परियोजनाएं हैं जिन्हें आप असाइन कर सकते हैं? यह वह जगह है जहाँ बोनस में आते हैं!

दिसंबर (समीक्षा से पहले 1 महीना)

अपना दस्तावेज़ तैयार करें

एक बार जब आप अपने सभी शोध कर लेते हैं, तो यह प्रत्येक कर्मचारी के आत्म-मूल्यांकन, सभी बाहरी प्रतिक्रिया और किसी भी प्रासंगिक डेटा को संकलित करने का समय है - इस जानकारी का उपयोग मूल्यांकन प्रपत्र तैयार करने के लिए करें, आपकी प्रतिक्रिया को स्पष्ट करने वाले लिखित पत्र और आपके चेहरे के लिए बात करने वाले बिंदु- आमने सामने की चर्चा

सबसे पहले, उस प्रारूप या संरचना का पता लगाएं जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। आपके पास यहां कुछ लचीलापन है, लेकिन एक ऐसी संरचना चुनें जो दोनों व्यापक महसूस करें और आपके कर्मचारी को साथ चलने में मदद करें। उदाहरण के लिए, आप एक साथ निर्धारित लक्ष्यों के आसपास की समीक्षा की संरचना कर सकते हैं, एक समय में एक के माध्यम से, या कर्मचारी की प्रमुख परियोजनाओं के आसपास, परियोजना-दर-परियोजना जा रहे हैं और प्रासंगिक लक्ष्यों पर चर्चा कर सकते हैं।

फिर, कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस प्रारूप पर निर्णय लेते हैं, आप प्रतिज्ञान और प्रोत्साहन दोनों क्षेत्रों के साथ-साथ चिंता के किसी भी क्षेत्र (या, जिन क्षेत्रों में एक कर्मचारी को विकसित करना जारी रख सकते हैं) की पहचान करना चाहते हैं। प्रत्येक श्रेणी के लिए, ध्यान केंद्रित करने के लिए 2-3 प्रमुख क्षेत्रों को चुनें, ताकि आपकी बातचीत को ठोस महसूस हो, फिर भी ध्यान केंद्रित किया जा सके। उन टॉकिंग बिंदुओं को विकसित करें जो आपके द्वारा एकत्र किए गए डेटा द्वारा समर्थित हैं, फिर, प्रत्येक बिंदु के लिए, अपनी भविष्य की अपेक्षाओं का सारांश और इस लक्ष्य से संबंधित कार्रवाई आइटम शामिल करें। (कर्मचारी-विशेष रूप से अच्छी तरह से प्रदर्शन करने वाले कर्मचारी-एक समीक्षा की भावना से बाहर आने से घृणा करते हैं जैसे उन्हें इसमें से कुछ नहीं मिला, या जैसे उन्हें यकीन नहीं है कि आगे क्या करना है। इसलिए यहां तक ​​कि उन क्षेत्रों में भी जहां कोई अच्छा कर रहा है, आपको सोचना चाहिए। अगले चरणों और भविष्य या "खिंचाव" लक्ष्यों के बारे में।)

हाथ में इन सभी संसाधनों के साथ, आप अपनी टीम के प्रत्येक सदस्य के साथ एक सार्थक बातचीत करने के लिए तैयार होंगे।

दिसंबर का अंत

इन-पर्सन रिव्यू मीटिंग आयोजित करें

अब, आधिकारिक समीक्षा के लिए अपने कर्मचारियों के साथ बैठने का समय आ गया है। यह प्रक्रिया का सबसे चुनौतीपूर्ण हिस्सा है, लेकिन यह सबसे महत्वपूर्ण भी है। इसलिए, हमारी श्रृंखला के अगले भाग के लिए बने रहें, जहाँ आप सीखेंगे कि समीक्षा कैसे की जाए - जिसमें विभिन्न प्रकार के व्यक्तित्वों से निपटने के बारे में अंतर्दृष्टि और प्रभावी ढंग से प्रतिक्रिया की मांग करना शामिल है।