यदि आप वर्तमान में कार्यरत हैं - और एक मानव - तो आप महान ईमेल प्रलय के बारे में जानते हैं। आप इससे अधिक प्राप्त करते हैं जितना आप प्रत्येक दिन का उत्तर दे सकते हैं, और अक्सर यह आपको अपना "वास्तविक काम" करने से रोकता है। लेकिन इस आधुनिक दुनिया में, अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर होना एक बहुत जरूरी है यदि आप अपने बॉस को प्रभावित करने और आगे बढ़ने के लिए जा रहे हैं।
अब, बहुत से लोग जज करते हैं कि वे कितनी अच्छी तरह से ईमेल के माध्यम से ईमेल को संभालते हैं। "मैंने आज दोपहर तीन घंटे बिताए और 120 ईमेल का जवाब दिया" ज्यादातर कार्यालयों में जश्न और डींग मारने के अधिकारों का कारण है। लेकिन ज्यादातर मामलों में, यह एक बड़ी गलती है।
सच्चाई यह है कि, तीन प्रकार के ईमेल हैं:
जब उनके इनबॉक्स पर हमला करने के लिए समय के ब्लॉक का सामना करना पड़ता है, तो ज्यादातर लोग क्विकियों से शुरू करते हैं। यह उन्हें रास्ते से हटाने के लिए संतोषजनक है, आपके इनबॉक्स में ईमेल की कुल संख्या बहुत अधिक है, और उन्हें बहुत अधिक मस्तिष्क शक्ति की आवश्यकता नहीं है।
लेकिन आपको वास्तव में विपरीत दृष्टिकोण रखना चाहिए। यह पुरानी चट्टान, कंकड़, रेत रूपक है: कल्पना करें कि आपको अपने समय का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक ग्लास जार दिया गया है, साथ ही साथ चट्टानों, कंकड़, और रेत। यह सब प्राप्त करने का एकमात्र तरीका सबसे बड़ी चीजों के साथ शुरू करना है: आपकी चट्टानें। यदि आप अपने जार को पहले रेत से भरते हैं, तो आप कभी भी सब कुछ फिट नहीं करेंगे।
ईमेल के संदर्भ में, सुनिश्चित करें कि आप पहले त्वरित और आसान ईमेल का जवाब देकर अपने जार को रेत से नहीं भर रहे हैं - आप कभी भी बड़े, महत्वपूर्ण लोगों से नहीं मिलेंगे। इसके बजाय, जब आपको दो घंटे के ब्लॉक का सामना करना पड़ता है, तो आपको हमेशा उन ईमेलों के साथ शुरू करना चाहिए जिनकी आवश्यकता 30 मिनट या उससे अधिक है, और किसी भी त्वरित कार्य को करने से पहले कम से कम एक या दो प्राप्त करें। दूसरी ओर, यदि आपके पास अपनी अगली बैठक से पहले केवल 15 मिनट हैं, तो त्वरित ईमेल प्राप्त करने का सही समय है।
अपने दैनिक जीवन में इस रणनीति को मूल रूप से लागू करने का सबसे आसान तरीका दो टैग (या जीमेल में फिल्टर) जोड़ना है: "त्वरित उत्तर" और "केंद्रित समय की आवश्यकता है।" इसलिए टैग किए गए किसी भी ईमेल को मध्य श्रेणी में नहीं आएगा, इसके लिए पांच से 30 मिनट की आवश्यकता होगी।
जब आप जानते हैं कि आपके पास निर्बाध समय का एक ठोस ब्लॉक है, तो अपना ध्यान केंद्रित समय फ़ोल्डर खोलने से शुरू करें, और तय करें कि आपको किन चीजों से निपटना है। यह पहचानना कि समय के बड़े ब्लॉक कितने दुर्लभ हैं, सफलता की कुंजी है: जब आपके पास एक है, तो इसका पूरा लाभ उठाएं! और अगली बार जब आपके पास बस के इंतजार में या कॉफी के लिए लाइन में लगने के लिए कुछ मिनट हों, तो इंस्टाग्राम चेक करने के बजाय अपना "क्विक रिप्लाई" फोल्डर खोलें।
