टकराव (विशेष रूप से काम का टकराव) कभी किसी के लिए मजेदार नहीं होता है। लेकिन किसी के चेहरे पर कुछ अप्रिय कहने की कोशिश करने से भी अधिक असहज, उन भावनाओं को ईमेल पर व्यक्त करने की कोशिश कर रहा है।
पूरी तरह से आभासी संगठन के सह-संस्थापक के रूप में, जिनके पूरे विश्व में 120 से अधिक योगदानकर्ता हैं, मेरे पास अजीब टकराव ईमेल का मेरा उचित हिस्सा है। तो, अगर आप अपने आप को एक ईमेल की भविष्यवाणी में पाते हैं तो आपको क्या करना चाहिए? यहां कुछ सलाह हैं।
1. जब तक आपके पास ईमेल न हों
यह बिना कहे जाना चाहिए, लेकिन यह महत्वपूर्ण है: टकराव संचार के लिए आपकी पहली पसंद से पहले ईमेल कभी नहीं होना चाहिए। वास्तव में, इसका उपयोग केवल अंतिम उपाय के रूप में किया जाना चाहिए।
जब तक आप उसके साथ या उसके हर दूसरे तरीके से बिना किसी सफलता के साथ संपर्क करने की कोशिश नहीं करते हैं, या यदि समस्या इतनी तत्काल है कि उसे तुरंत या केवल उपलब्ध होने की आवश्यकता है, तो किसी को टकराव का ईमेल न भेजें विकल्प ईमेल है। इसके अतिरिक्त, टकराव ईमेल का उपयोग केवल छोटे मुद्दों के लिए किया जाना चाहिए, न कि बड़ी, जीवन बदलने वाली घटनाओं (जैसे किसी को फायर करने के लिए; आदर्श रूप से, जो कम से कम स्काइप या किसी ऐसे प्लेटफ़ॉर्म पर किया जाना चाहिए जहाँ आप किसी का चेहरा देख सकते हैं)।
इस तर्क के दो मुख्य कारण हैं। सबसे पहले, आमने-सामने बातचीत (भले ही यह स्काइप या Google हैंगआउट के माध्यम से हो) दूसरे व्यक्ति को चेहरे के संकेतों और शरीर की भाषा को कुछ हद तक चुनने की अनुमति देता है, जिससे आपको अपनी बात को बेहतर ढंग से पार करने में मदद मिल सकती है। एक ईमेल में दूसरे, शब्दों को संदर्भ से बहुत आसानी से लिया जा सकता है (जैसा कि ईमेल के संदर्भ में ही हो सकता है), और आप अपने चेहरे पर उड़ने वाली स्थिति नहीं चाहते हैं (दूसरे व्यक्ति की शिकायत करने के लिए आपके बॉस के पास जायें तुम्हारा ईमेल)।
हालांकि, निश्चित रूप से ऐसे समय होते हैं जब आपको ईमेल का उपयोग करना होगा, और मुझ पर भरोसा करना होगा, उन स्थितियों में, ईमेल के माध्यम से संवाद करना बेहतर होगा, बिल्कुल नहीं।
2. जितना संभव हो उतना सीधा और विशिष्ट हो
ईमेल लिखने का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा सिर्फ यह कहना है कि आप क्या कहना चाहते हैं। अपने कमेंट्री या अन्य पक्ष के विचारों को इसमें से निकालें (यह एक उपन्यास नहीं माना जाता है), और बस सीधे बिंदु पर पहुंचें। आपका संपूर्ण टकराव ईमेल केवल कुछ वाक्यों का होना चाहिए, और लक्ष्य को संचार ऑफ़लाइन और वास्तविक जीवन में जितनी जल्दी हो सके चलना चाहिए।
इसका क्या मतलब है? झाड़ी के चारों ओर मत मारो, मन में आने वाली हर चीज को उल्टी मत करो, और निश्चित रूप से जो आप कह रहे हैं उसके लिए माफी न मांगें। आप बिना मतलब के भी ऐसा कर सकते हैं- उदाहरण के तौर पर, नीचे दिए गए ईमेल को देखें कि मैंने अपने योगदानकर्ताओं में से एक को भेजा है।
इसके अलावा, यदि आपको लगता है कि आप अपने मामले को छह वाक्यों या उससे कम में नहीं समझा सकते हैं, तो शायद विषय ईमेल के लिए बहुत बड़ा और बालों वाला है। सब के बाद, आप एक नाजुक स्थिति को कम से कम नहीं करना चाहते हैं। मिस्ड डेडलाइन, असाइनमेंट क्वालिटी, अनुपस्थिति या प्रगति को संबोधित करने वाला एक छोटा ईमेल ठीक है - लेकिन आप केवल कल्पना कर सकते हैं कि एक ईमेल भेजने में कितना भयानक होगा, "अरे-और-तो, बस आपको आपको बता देना चाहता था। 'लिखा जा रहा है। ठंडा।"
3. चैट के लिए उपलब्ध होने की पेशकश
एक अन्य समस्या जो ईमेल के माध्यम से किसी से भिड़ने पर उत्पन्न होती है, वह यह है कि ऑनलाइन संचार बहुत एकतरफा है। कोई दूसरा आपसे तुरंत असहमत नहीं हो सकता; इसके बजाय, वे आपका ईमेल प्राप्त करते हैं, इसे पढ़ते हैं, जवाब देते हैं, और इसी तरह। इस प्रकार, दोनों पक्षों को अपनी बातों को प्राप्त करने में कुछ समय लग सकता है, और आमतौर पर बहुत कुछ पूरा नहीं होता है।
भले ही आपने ईमेल के माध्यम से टकराव भेजा हो, आपको दूसरे व्यक्ति को एक अलग माध्यम से जवाब देने का विकल्प देना चाहिए। कुछ के साथ एक पत्र को समाप्त करना, "निश्चित रूप से मुझे बताएं कि क्या आपके कोई प्रश्न हैं, और यदि आप इसके बारे में आगे चर्चा करना चाहते हैं, तो हम स्काइप पर पूरी तरह से दोपहर का भोजन या हॉप ले सकते हैं।"
4. इससे पहले कि आप भेजें सोचो
इससे पहले कि आप साइबरस्पेस के माध्यम से अपना ईमेल भेजें, अपने आप से सोचें, यदि मेरे वरिष्ठों ने यह देखा, तो वे क्या कहेंगे? ऐसा करना आपको एक ईमेल भेजने से रोक सकता है जो बहुत कठोर है या जो आपको उम्मीद कर रहा था उससे अलग वाइब देता है। यदि आपको लगता है कि आपके बॉस को बिना किसी संदर्भ के आपके ईमेल को देखने का गलत संदेश मिलेगा, तो यह ड्राइंग बोर्ड पर वापस जाने का समय है।
यदि संभव हो, तो अपना ईमेल भेजने से पहले एक दिन (या कम से कम कुछ घंटों) अपना ईमेल लिखें और लिखें। यदि आप अपने पत्राचार को गुस्से के बीच में लिख रहे हैं, तो आप कुछ समय पहले ठंडा करना चाहते हैं ताकि दूसरा व्यक्ति आपका संदेश देख सके। बहुत सारे महान निर्णय गुस्से की गर्मी में नहीं किए जाते हैं, और आप निश्चित रूप से अपनी प्रतिष्ठा को खतरे में नहीं डालना चाहते हैं क्योंकि आपने एक नहीं-तो-ध्यान से ईमेल भेजा है।
5. उत्तर के लिए तैयार रहें (या नहीं)
बेशक, ईमेल एक दो-तरफा सड़क है; सुनिश्चित करें कि आप किसी भी और सभी प्रतिक्रियाओं के लिए तैयार हैं जब आप किसी भी प्रकार के टकराव को बाहर भेजते हैं। इसके अतिरिक्त, यह सोचने के लिए कुछ समय लें कि आप अलग-अलग परिदृश्यों में क्या करने जा रहे हैं, जैसे कि दूसरे छोर का व्यक्ति प्रतिक्रिया नहीं देता है या यदि वह 10 मिनट बाद आप पर वार करता है।
उदाहरण के लिए, यदि लेखक ने मुझे वह ईमेल भेजा है जो तीन या चार दिनों के भीतर जवाब नहीं देता है, तो मैं एक डेडलाइन या अल्टीमेटम (कुछ ऐसा, "अगर मैं आपको वापस नहीं सुनाऊं तो ईमेल भेजूंगा, मुझे लगता है कि अब आप " प्रॉस्पेक्ट " के लिए लिखने में दिलचस्पी नहीं रखते हैं)। यह दूसरे व्यक्ति पर प्रतिक्रिया देने के लिए थोड़ा और दबाव डालता है।
और इस मामले में कि आप एक असभ्य या गुस्सा प्रतिक्रिया प्राप्त करते हैं, प्रतिक्रिया देने से पहले कुछ समय (कम से कम कुछ घंटे) लें। यह एक ईमेल युद्ध क्षेत्र में बदलने के लिए एक संदेश के लिए वापस आग करना और बहुत आसान हो सकता है। और फिर, आपका प्राथमिक लक्ष्य ईमेल के शील्ड के पीछे से बाहर निकलना और आमने-सामने की चीजों पर बात करना होना चाहिए।
