यह मानते हुए कि ईमेल अधिकांश कार्यालयों में संचार का प्राथमिक रूप है, हम हमेशा अपने लिखित शब्दों को बुद्धिमानी से नहीं चुनते हैं, जैसा कि हमें करना चाहिए। खासकर जब हम जल्दी से पैक इनबॉक्स के माध्यम से प्राप्त करने या अपने फोन पर बैठकों के बीच संदेशों का जवाब देने की कोशिश कर रहे हैं, तो इसे साकार करने के बिना कष्टप्रद, अपघर्षक या सिर्फ सादे असभ्य होना आसान है। टाइप किए गए (या छोड़े गए) कुछ शब्दों के साथ, एक त्वरित ईमेल एक दोस्ताना संदेश से लेकर कुल आपदा तक जा सकता है।
खैर, यह एक ईमेल हस्तक्षेप का समय है। यहाँ कुछ सबसे सामान्य कार्यस्थल ब्लंडर हैं जो हम अनजाने में करते हैं - और भविष्य में उनसे बचने के लिए कुछ त्वरित-फिक्स रणनीतियाँ।
1।
क्या आपने कभी केवल एक विषय के साथ एक ईमेल संदेश प्राप्त किया है? देखा, आप फोन पर हैं - मौका मिलने पर मुझे फोन करें या आपकी महीने के अंत की रिपोर्ट कहाँ है? हाँ-और आप शायद इसे बंद कर रहे हैं, गुस्सा, या दोनों। याद रखें, चाहे आप एक सहयोगी या प्रबंधक हों, ईमेल करना और टेक्स्टिंग करना एक ही बात नहीं है - और वे कभी नहीं होंगे। और एक पाठ जैसे विषय के साथ एक ईमेल हमेशा एक ही संदेश भेजेगा: आप मेरे समय के लायक नहीं हैं।
त्वरित सुधार: हम सभी के कार्यालय में पागल दिन होते हैं, जब आपको उपन्यास लिखे बिना किसी सहकर्मी या प्रत्यक्ष रिपोर्ट के साथ आधार को छूने की आवश्यकता होती है। तो नहीं है। अपने संदेश में त्वरित लाइन या दो के साथ मीटिंग या महीना-एंड जैसे एक या दो-शब्द विषय का उपयोग करें:
यह दृष्टिकोण हमेशा और हमेशा के लिए आपके समय के अतिरिक्त 15 सेकंड के लायक होगा।
2।
जब आपके पास एक महत्वपूर्ण परियोजना या रिपोर्ट होती है, जिस पर आप ईमेल के माध्यम से चर्चा कर रहे हैं, सभी राजधानियों में पूर्ण शब्दों की वर्तनी ( मैं आपके साइन-ऑफ को END OF TODAY ) कहता हूं और पूर्ण वाक्यों को रेखांकित, संक्षिप्त या रेखांकित करता हूं, तो नीचे बात कर सकते हैं। अपने सहयोगियों के लिए।
मैंने एक बार किसी ऐसे व्यक्ति के साथ काम किया था जो मुझे अपने संदेशों में लाल और सभी कैप्स में NEEDS APPROVAL के साथ ईमेल भेजेगा, या पूरे पैराग्राफ के साथ पीले रंग में प्रकाश डाला जाएगा। वह जानकारीपूर्ण होने की कोशिश कर रही थी और महत्वपूर्ण विवरणों को कॉल कर रही थी - लेकिन उसका दृष्टिकोण अत्यधिक अपघर्षक था।
क्विक फिक्स: महत्वपूर्ण प्रोजेक्ट्स या आपके द्वारा किए जा रहे बिंदुओं या बिंदुओं को कॉल करने के लिए बोल्ड या इटैलिकाइज्ड हेडिंग या बुलेट पॉइंट का उपयोग करें- और फॉर्मेटिंग को जोड़े शब्दों में रखें, न कि पूरे पैराग्राफ को। यदि आप चिंतित हैं कि आपका पाठक एक ईमेल के माध्यम से स्कैन कर सकता है और तत्काल वस्तुओं को याद कर सकता है, तो सुनिश्चित करें कि आप एक सूचनात्मक ईमेल विषय का उपयोग कर रहे हैं, जैसे प्रोजेक्ट्स एंड-ऑफ-डे के लिए अनुमोदन के कारण। अंत में, सुनिश्चित करें कि आप अपने ईमेल त्वरित और संक्षिप्त रखें, जिससे यह अधिक संभावना हो जाएगी कि प्राप्तकर्ता को सभी आवश्यक जानकारी मिल जाए।
3।
जब आप किसी सहकर्मी को एक सहायक संकेत या एक विवरण के साथ वापस भेज रहे हैं जिसे पिछले संदेश में अनदेखा किया गया था, "सभी को" मारते हुए अनुकूल इनपुट या सलाह कृपालु या प्रतिस्पर्धी के रूप में सामने आ सकती है, खासकर जब व्यक्ति का प्रबंधक cc'ed हो। (किसी के बॉस को सुधार के साथ ईमेल पर कॉपी करना मूल रूप से उसे रचनात्मक आलोचना देने के रूप में एक ही बात है, जबकि उसका बॉस वहीं खड़ा है - यह वास्तव में किसी की सराहना नहीं है।)
त्वरित समाधान: यदि आपके पास प्रेषक के लिए एक सुझाव है, तो उसे सीधे ईमेल करें, आदर्श रूप से एक अलग धागे पर ताकि गलती से "उत्तर दें।" सभी का कोई खतरा नहीं है। बेहतर अभी तक, फोन उठाओ! एक त्वरित फोन कॉल से विवरणों को स्पष्ट करना आसान हो जाता है - बिना किसी के अपमान के जोखिम के।
4।
मुझे पता है, जब आप समय के लिए रवाना हो जाते हैं और अपने इनबॉक्स के माध्यम से पावर करते हैं, तो यह धन्यवाद, आपका नाम टाइप करने के लिए एक अनावश्यक कदम की तरह लग सकता है, खासकर जब आपका ईमेल हस्ताक्षर हो। खैर, वैसे भी करते हैं। अपने नाम के बिना एक ईमेल को समाप्त करना, अलविदा कहे बिना एक वार्तालाप से दूर चलने के लिए समान है। यह आपको तेजस्वी और मैला दिखता है, और यह असभ्य है।
क्विक फिक्स: अपने ब्रांडेड हस्ताक्षर में धन्यवाद और अपना नाम जोड़ें, और इसे भेजने पर अपने ईमेल को ऑटो-पॉप्युलेट करें। हर बार एक दोस्ताना, पेशेवर तरीके से साइन-इन करना होगा-बिना आप एक काम करने के।
5।
ईमेल भेजने से आप यह नहीं चाहेंगे कि आपका प्रबंधक आपको एक पेशेवर बाँध में रख सके यदि ईमेल अग्रेषित किया जाता है। और हाँ, बिना कहे चले जाना चाहिए, लेकिन यह अभी भी हर समय होता है। मेरे एक दोस्त ने एक महिला के साथ काम किया, जिसने उसके बारे में ईमेल श्रृंखला में शिकायत की, और अनुमान लगाया कि क्या? वह ईमेल अंततः उसके इनबॉक्स में समाप्त हो गया।
यह भी याद रखें कि कंपनी ईमेल कंपनी की संपत्ति है और इसे उचित खेल माना जाता है यदि मानव संसाधन निर्णय लेते हैं कि उन्हें आपके खाते तक पहुंचने की आवश्यकता है। किसी सहकर्मी को उम्मीदवार की सलाह, अपने सहकर्मियों के बारे में शिकायतें, या आपके सप्ताहांत की योजनाओं पर विवरण कभी भी, अपने आउटबॉक्स को नहीं छोड़ना चाहिए।
त्वरित सुधार : घाघ पेशेवर बनें और अपने बॉस को दिखावा करें कि आपके द्वारा भेजे गए प्रत्येक ईमेल पर bcc'ed है। कहानी का अंत।
