आप अपनी कंपनी के बारे में उन भयावह आशंकाओं को जानते हैं जो आपको रात में बनाए रखती हैं? यह कि आपकी वेबसाइट क्रैश हो जाएगी, कि आपके सह-संस्थापक को सार्वजनिक नशा करने के लिए गिरफ्तार किया जाएगा, या आपके उत्पाद को वॉल स्ट्रीट जर्नल में एक रिपोर्टर द्वारा डेमो किया जाएगा - और गहरी सांस-काम नहीं? या इससे भी बदतर - कि आप एक दिन एक मुकदमे के लिए जागेंगे जिस पर आप भी अवगत नहीं थे?
दुर्भाग्य से, उन भय हमेशा पूरी तरह से निराधार नहीं होते हैं। जैसा कि आप अपने ब्रांड का विकास, प्रक्षेपण और पोषण करते हैं, संभावना है कि आप किसी प्रकार के संकट का सामना करेंगे - और शायद एक से अधिक। और जबकि यह वही हो सकता है जिसे आपने डर दिया था, यह एक ऐसा मुद्दा भी हो सकता है जिसे आपने कभी नहीं देखा है।
लेकिन जैसा कि विंस्टन चर्चिल ने कहा था, "हमारी अग्रिम चिंता को अग्रिम सोच और योजना बनने दें।" एक व्यापक कार्य योजना होने से, आप अपने रास्ते में आने वाले किसी भी संकट से निपटने के लिए तैयार रह सकते हैं। संकट संचार को कैसे प्रबंधित किया जाए, इसके बारे में सोचने के लिए यहां कुछ डॉस दिए गए हैं।
रसद
संकट की स्थिति में, पहला कदम अपने सहयोगियों को सतर्क करना है - और तेजी से। आपकी टीम कैसे संचालित होती है, इसके आधार पर, यह एक समूह ईमेल, व्यक्तिगत फोन कॉल, या यहां तक कि (आप इसे पुराने स्कूल में ले जाना चाहते हैं) "कॉल ट्री" के माध्यम से किया जा सकता है, जहां प्रत्येक टीम का सदस्य किसी अन्य सदस्य को अलर्ट करने के लिए जिम्मेदार है। टीम। जो भी आप तय करते हैं, सुनिश्चित करें कि प्रत्येक व्यक्ति को पता है कि वह रविवार को 6:30 बजे एक मुद्दे के साथ जागने से पहले कैसे संपर्क किया जाएगा (या वह कौन है या वह संपर्क करेगा)।
आपको मिलने के लिए एक निर्दिष्ट स्थान भी चुनना चाहिए - भले ही आपकी टीम आमतौर पर घर से काम करती हो, लेकिन जब आप अपने हाथों पर सख्त स्थिति रखते हैं, तो यह हमेशा के लिए व्यक्ति को परेशान करना सबसे अच्छा होता है। सुनिश्चित करें कि यह कहीं ऐसा है जो आसानी से सुलभ और उचित रूप से निजी है ताकि आप आराम से यात्रा कर सकें और बोल सकें। यह भी सुनिश्चित करें कि आपके पास एक कॉन्फ्रेंस कॉल लाइन है जो जाने के लिए तैयार है (GoToMeeting या freeconferencecall.com का प्रयास करें) यदि आपके पास विभिन्न स्थानों में टीम के सदस्य हैं (या संकट के समय एक Hamptons- बाउंड)।
तथ्य स्थापित करना
जब बुरी खबर हिट होती है - आपके ग्राहकों की सुरक्षा से छेड़छाड़ की गई है, तो आपका खिलाड़ी कॉपीराइट उल्लंघन के लिए मुकदमा कर रहा है, आपके स्पेस पर मुकदमा चल रहा है - यह जरूरी है कि कौन, क्या, कहाँ, और क्यों सीधे तथ्यों से पहले आप बाहरी रूप से कुछ भी संवाद करना शुरू करें। नीचे उल्लिखित कुछ प्रश्न हैं जिनका आपको उत्तर देने में सक्षम होना चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो इन प्रश्नों को फिर से काम करें ताकि वे आपके ब्रांड के लिए विशिष्ट हों, और फिर आसान पहुँच के लिए सूची को अपने बटुए या फोन में चिपका दें:
प्रवक्ता नामित करें
यदि आपने अपने स्टार्टअप के लिए पहले से ही प्रवक्ता नियुक्त नहीं किया है, तो अब ऐसा करने का समय आ गया है। यह व्यक्ति आमतौर पर सीईओ या कंपनी का संस्थापक होता है, लेकिन अगर आपके पास टीम पर एक और कार्यकारी है जो कठिन सवालों को संभाल सकता है, तो वह एक विकल्प भी हो सकता है।
एक बार जब आप अपने प्रवक्ता को नामित कर लेते हैं, तो उसे मीडिया से प्रशिक्षित करें। मीडिया प्रशिक्षक आपके ब्रांड और उद्योग के लिए प्रासंगिक संकट स्थितियों का अनुकरण कर सकते हैं, और विभिन्न संकट परिदृश्यों का मुकाबला करने के लिए अपनी टीम को पहले से ही संदेश दे सकते हैं। मीडिया ट्रेनर की तलाश करते समय, पत्रकारिता की पृष्ठभूमि वाले किसी व्यक्ति को खोजें और पूछें कि वे सत्र की वीडियो टेपिंग करते हैं ताकि आप अपने संदेश और दृष्टिकोण पर काम करना जारी रख सकें। और जब आमने-सामने प्रशिक्षण हमेशा पसंद किया जाता है, तो आप और आपकी टीम एक मैनुअल के साथ मूल बातें सीख सकते हैं जैसे कि हेडलाइन यू: मीडिया को संभालने के लिए एक अंदरूनी सूत्र की मार्गदर्शिका ।
अपनी सूची बनाएँ
एक बार जब आपके पास संकट की प्रकृति (और यह पहले से ही सार्वजनिक है या नहीं) पर निर्भर करता है, तो आप अपने हितधारकों के साथ संवाद करना चाहते हैं। यदि आपके ग्राहकों के क्रेडिट कार्ड की जानकारी से छेड़छाड़ की गई है, उदाहरण के लिए, आप उन्हें प्रेस से पता नहीं लगा सकते हैं। इस प्रक्रिया को तेज करने के लिए, आपको अपने सभी ग्राहकों, संभावित ग्राहकों, सलाहकारों, बोर्ड के सदस्यों और किसी भी अन्य प्रमुख खिलाड़ियों की एक-अप-टू-डेट सूची रखनी चाहिए, जिसमें उनके संपर्क विवरण भी शामिल हैं।
इसी तरह, आपके पास उन सभी पत्रकारों की मीडिया सूची होनी चाहिए जो आपके संपर्क विवरण के साथ, आपके ब्रांड को कवर करने की स्थिति में (या हो सकता है कि आप अचानक से ब्रेकिंग न्यूज थे)। संकट की स्थिति के दौरान, मीडिया के लिए संचार प्रतिक्रियाशील हो जाता है (वे आपको कॉल करेंगे); हालाँकि, कुछ मामलों में, हो सकता है कि आप उन तक पहुँचना चाहें। और आपके ब्रांड की देखभाल करने वाले पत्रकारों की एक अद्यतन सूची होने से आप आसानी से जुड़ सकते हैं, साथ ही उस दिन होने वाली किसी भी मीडिया गतिविधि पर नज़र रख सकते हैं।
एक बार जब आपको ये संकट संचार रसद मिल जाती है, तो उन्हें अपनी टीम के साथ साझा करें। शुक्रवार की सुबह को संकट में डालना - जैसे 24 घंटे की वेबसाइट आउटेज या किसी मुकदमे की खबर - तो हर कोई अपने मार्चिंग आदेशों के साथ सहज है। फिर समीक्षा करें कि सब कुछ सुचारू रूप से चला गया है और जो आपने सीखा है उसके आधार पर अपनी योजना में कोई आवश्यक परिवर्तन करें।
अब जब आप जानते हैं कि आप कैसे संवाद करने जा रहे हैं, तो आप सोच रहे होंगे कि क्या संवाद करना है। हमारी संकट संचार श्रृंखला के भाग दो में, हम आवश्यक सामग्री का पता लगाते हैं जिसे आपके ग्राहक और मीडिया संचार में बुना जाना चाहिए, और जब संकट आता है तो मीडिया को संभालने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं की रूपरेखा तैयार करें।
