गेट्टीबर्ग का पता 271 शब्दों का था।
कल, मुझे कॉफी और चाय के चयन के बारे में कंपनी के नीतिगत बदलाव पर एक ईमेल मिला जो कि 350 था।
मुझे पता है - कॉफी महत्वपूर्ण है। लेकिन अगर लिंकन स्पष्ट रूप से 271 शब्दों में मानवता और समानता के महत्व के बारे में एक विभाजित राष्ट्र को बताने में सक्षम था, तो मुझे लगता है कि हमें काम से संबंधित ईमेल भेजने में सक्षम होना चाहिए जो अभी थोड़ा छोटा है।
बहुत बार, हम ईमेल में संक्षिप्त होने से डरते हैं क्योंकि हम ध्वनि का मतलब नहीं चाहते हैं, या क्योंकि हमें लगता है कि हमें अपनी बात पाने के लिए बहुत सारी जानकारी या निर्देश देने की आवश्यकता है। और यह उचित है। लेकिन मुझे लगता है कि हम सभी सहमत होंगे कि कम ईमेल हमारे कामकाजी जीवन को बहुत आसान बना देगा। और यह हर एक को थोड़ा छोटा करने के साथ शुरू होता है।
यहां आपके ईमेल को छोटा और मधुर रखने के लिए एक त्वरित और आसान मार्गदर्शिका है (एक झटका की तरह लगने के बिना)।
फुलाना काटें
मुझे बहुत सारे ईमेल मिलते हैं जो फ्लफ़ से शुरू होते हैं। और जब, यकीन है, यह सुखद है, यह समय की बर्बादी भी हो सकती है, खासकर अगर मैं वास्तव में आपको नहीं जानता, या अगर मैं आपको 4 बजे एक बैठक में देखने जा रहा हूं।
दूसरे शब्दों में, आपको लोगों को यह बताने के लिए हर ईमेल शुरू करने की आवश्यकता नहीं है कि आपको उम्मीद है कि उनका सप्ताहांत अच्छा था। जब तक आप वास्तव में किसी को पकड़ने के लिए नहीं पहुंच रहे हैं, तो बस यह मान लें कि हम सभी को उम्मीद है कि हर किसी के पास एक अच्छा सप्ताहांत था, आगामी एक की उम्मीद कर रहा है, और आमतौर पर अच्छा कर रहा है। और फिर व्यापार के लिए नीचे उतरो।
कट आउट अतिरिक्त शब्द
हम सभी कई कारणों से समय-समय पर अपने लेखन में अतिरिक्त शब्द जोड़ते हैं। यह बदलाव को आसान बनाता है। यह कठिन भाषा को नरम करता है। कभी-कभी, यह हमें ध्वनि को बेहतर बनाता है।
ईमेल में, हालांकि, आपका काम दुनिया के सबसे सही पत्र को तैयार करना नहीं है, यह जल्दी और आसानी से संवाद करना है। वास्तव में, मैं आपको ऐसे शब्दों या वाक्यांशों को हटाने के लिए चुनौती देता हूं जो बिल्कुल आवश्यक नहीं हैं।
हाल ही में मुझे मिले एक संदेश से निम्नलिखित वाक्य लें:
इस समय, मुझे लगता है कि यह हम सभी के लिए इस मुद्दे पर फिर से संगठित होने और दो सप्ताह में हमारी बैठक में चर्चा के लिए कुछ प्रमुख बिंदुओं के साथ आने में मदद करेगा, जो हमें एक समाधान खोजने के करीब पहुंचने में मदद करेगा। सभी दलों के लिए काम करता है।
यहाँ मुख्य बिंदु क्या है? इतने सारे अतिरिक्त शब्दों के साथ बताना कठिन है। एक वाक्यांश की तरह, "इस समय इस बिंदु पर" कुछ भी नहीं जोड़ता है, और इस तरह शामिल होने की आवश्यकता नहीं है। इसे इस तरह दोबारा क्यों नहीं लिखा?
"चलो सब हमारी अगली बैठक से पहले मुद्दे पर 2-3 चर्चा बिंदुओं के साथ आते हैं।"
थ्रेड पर मौजूद हर कोई जानता है कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं, वाक्य का एक स्पष्ट बिंदु है, और आपने अपनी शब्द गणना को लगभग 70% घटा दिया है।
कंसिस्टेंट बनो, कन्फ्यूज नहीं
मेरे पास एक बार एक बॉस था जो मुझे लघु, गुप्त ईमेल भेजेगा जिसका कोई मतलब नहीं था। मुझे सुबह 8 बजे एक ईमेल मिलेगा जिसमें केवल निम्नलिखित कहा जाएगा:
“आज पहले फेसबुक को संभालो। -MJ "
हैंडल से उसका क्या मतलब था? फेसबुक को संभालने की क्या जरूरत है? उनके ईमेल ने मुझे कई सवाल वापस करने को कहा, जिसका जवाब उन्हें देना था। हालांकि उनका प्रारंभिक ईमेल संक्षिप्त था, हम अधिक ईमेल का आदान-प्रदान करेंगे और इससे अधिक समय बर्बाद कर सकते हैं यदि उन्होंने पहली बार थोड़ी अधिक जानकारी शामिल की थी। अगर उसने कुछ और शब्द जोड़ दिए होते, तो कहते, "आज पहले फेसबुक उपयोगकर्ता की प्रतिक्रिया को संभालें क्योंकि हमें रात भर बहुत सारी शिकायतें थीं, " हम अनावश्यक रूप से आगे और पीछे से बच सकते थे।
अपने शब्दों के साथ स्मार्ट होना और अपने निष्पादन में संक्षिप्त होने का मतलब सिर्फ छोटा होना नहीं है। सुनिश्चित करें कि आप अभी भी अपने संदेश के साथ स्पष्ट हो रहे हैं।
संक्षेप में दुहराना
ईमेल बंद करने से पहले, एक अतिरिक्त 30 सेकंड लें और इसे पढ़ें। अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें:
- क्या इस ईमेल का कोई स्पष्ट, आसान समझने वाला बिंदु है?
- क्या ऐसा कुछ है जिसे मैं बाहर निकाल सकता हूं जो मुख्य बिंदु पर नहीं जोड़ता है?
- क्या कुछ भी सरल किया जा सकता है?
जितना अधिक आप अपने लेखन की समीक्षा करने के लिए खुद को प्रशिक्षित करते हैं, उतना ही आप देखेंगे कि सुधार करने के लिए क्षेत्र हैं। और, अधिक महत्वपूर्ण बात, जितना अधिक आप भविष्य के ईमेल में इन परिवर्तनों को स्वचालित रूप से करना शुरू करेंगे।
एक अंतिम टिप: अपने ईमेल को एक शब्द काउंटर में रखें यह देखने के लिए कि आप वर्तमान में कितने शब्द प्रति ईमेल औसत-यह आपको झटका दे सकता है। अपनी प्रगति पर नज़र रखें और देखें कि आप कितने नीचे जा सकते हैं।
