हास्यास्पद रूप से अच्छे ईमेल लिखने के लिए एक संपादक की मार्गदर्शिका

वहाँ एक महामारी है - बुरा ईमेल की एक महामारी।

पांचवीं बार मेरे बॉस द्वारा मुझे ईमेल भेजने के बारे में टिप्पणी करने के बाद मैंने उसे महसूस किया कि मैंने उसे देखने के लिए भेजा: "यह वास्तव में एक अच्छा ईमेल है!" मुझे लगा कि यह कुछ खास नहीं है, जब तक कि मैंने ईमेल पर ध्यान नहीं देना शुरू कर दिया। मैं प्राप्त कर रहा था। भयानक व्याकरण की त्रुटियां थीं, वर्तनी की गलतियां, गलत नाम, इमोटिकॉन्स, उचित अभिवादन या सुखदता की कमी और सादे पुराने बुरे लेखन की शर्मनाक। मैं आगे बढ़ता रह सकता हूं।

ऐसा नहीं है कि हम अक्षम हैं, लोग। हम सिर्फ अपने ईमेल में ही ध्यान नहीं रख रहे हैं कि उनमें से कई पात्र हैं। देखभाल, कहते हैं, एक संपादक एक लेख दे सकता है।

इसलिए, हम सभी को अपने कार्यस्थल संचार को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए, यहां ईमेल लिखने के लिए संपादक का मार्गदर्शक है जो आपको सम्मान (और प्रतिक्रियाएं) अर्जित करेगा। अगली बार जब आप अपने इनबॉक्स से गुजर रहे हों तो इन विचारों को ध्यान में रखें - और देखें कि कुछ छोटे बदलावों का क्या प्रभाव पड़ता है।

गति कम करो

मुझे पता है कि हम सभी इनबॉक्स शून्य पाने की दौड़ में हैं। और निश्चित रूप से, कुछ मामलों में, एक त्वरित ईमेल को बंद करने से समझ में आता है: जब आप एक करीबी सहयोगी के साथ संचार के एक लंबे धागे के बीच में होते हैं, जब आप अपने बॉस और किसी दस्तावेज़ को निकाल रहे होते हैं।

लेकिन, अधिकांश भाग के लिए, प्रभावी संचार (और अच्छा लेखन) में समय लगता है। अपने विचारों को तैयार करने, यह जानने में समय लगता है कि आप वास्तव में क्या कहना चाह रहे हैं, और अपने संदेश को स्पष्ट तरीके से लिखें। और अंत में, यह वही ईमेल है जो संचार का एक रूप है। कार्य नहीं है।

तो, अगली बार जब आपको किसी व्यक्ति को अधिक गहराई से ईमेल लिखना है, तो उसे वह समय दें जो वह योग्य है। अगर आपको करना है तो इसे अपने कैलेंडर पर ब्लॉक करें। और मैं प्रति मिनट पाँच मिनट की बात नहीं कर रहा हूँ - मेरे लिए यह अच्छा नहीं है कि मैं एक अच्छे ईमेल पर 15 मिनट तक का समय बिताऊँ, खासकर अगर यह मेरा पहला संचार है जिसे मैं प्रभावित करना चाहता हूँ। अपने आप को उस समय दें, और ऐसा महसूस न करें कि आप धीमे या अनुत्पादक हो रहे हैं। ऐसा महसूस करें कि आप इसे सही कर रहे हैं।

सुनिश्चित करें कि यह एक शुरुआत, मध्य और अंत है

सिर्फ इसलिए कि हम एक 140-चरित्र वाली दुनिया में रहते हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि आपके ईमेल इस तरह से होने चाहिए। वास्तव में, हम यहाँ हाई स्कूल की अंग्रेजी और क्लासिक हैमबर्गर-शैली के निबंध पर थोड़ा कमबैक करने जा रहे हैं; अर्थात्, प्रत्येक निबंध को एक परिचय, एक निकाय और एक निष्कर्ष की आवश्यकता होती है।

आपको अपने ईमेल के बारे में उसी संरचना के बारे में सोचना चाहिए। प्रत्येक अनुभाग को लंबा नहीं होना पड़ता है, लेकिन विशेष रूप से प्रारंभिक संचार में, यह होना चाहिए। तो, प्रत्येक अनुभाग में क्या शामिल होना चाहिए?

पहचान

हमेशा एक ग्रीटिंग के साथ शुरू करें - यह पुरातन महसूस कर सकता है, लेकिन यह वास्तव में एक फर्क पड़ता है। फिर, आपके रिश्ते की प्रकृति के आधार पर, ओपनिंग पैराग्राफ एक दोस्ताना ग्रीटिंग के लिए एक शानदार जगह है ( "मुझे आशा है कि आपकी नौकरी अच्छी तरह से चल रही है!" ), आपकी बातचीत के संदर्भ का एक अनुस्मारक ( "यह बहुत अच्छा हो रहा था) आपके साथ पिछले सप्ताह चैट करने के लिए। " ), या आप क्यों पहुंच रहे हैं, इसके बारे में एक प्रस्तावना ( " मैं आधार को छूना चाहता था … " )।

तन

यह वह जगह है जहाँ आप अपने ईमेल के क्रूक्स में आते हैं। यहां याद रखने वाली सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप अपने प्राप्तकर्ताओं को वे सभी जानकारी दें, जो आप उनसे पूछ रहे हैं। इसमें कोई भी प्रासंगिक जानकारी, विवरण, या डेटा देना आवश्यक है, और इसे तार्किक, सामंजस्यपूर्ण तरीके से प्रस्तुत करना शामिल है। यदि जानकारी या निर्णय लेने के लिए ईमेल भेजा जा रहा है (एक पक्ष पूछने के बजाय), तो तर्क या स्पष्टीकरण शामिल करना सुनिश्चित करें।

निष्कर्ष

ईमेल का निष्कर्ष निबंध के निष्कर्ष से थोड़ा अलग है। पहले से ही आपने जो बात की थी उसे संक्षेप में प्रस्तुत करने के बजाय, आपको इसे कार्रवाई चरणों के साथ लपेटना चाहिए। यदि आप कॉफी के लिए मिलने के लिए कह रहे हैं, तो एक तारीख और समय का प्रस्ताव रखें। यदि आप किसी परियोजना के लिए इनपुट प्राप्त कर रहे हैं, तो अपने सहयोगी को ठीक से याद दिलाएं कि आपको क्या और कब चाहिए। और, यदि आप केवल जानकारी दे रहे हैं, तो अपने संपर्क को याद दिलाएं कि किसी भी प्रश्न के साथ आने के लिए उसका स्वागत है। अंत में, कम से कम अपने प्रारंभिक ईमेल में, हमेशा ग्रीटिंग और पूर्ण हस्ताक्षर के साथ बंद करें।

यह बहुत कुछ लग सकता है, लेकिन जैसा कि मैंने कहा, यह लंबा होना जरूरी नहीं है। उदाहरण के लिए, यह एक ईमेल है जिसे मैं किसी ऐसे व्यक्ति को भेज सकता हूं जिसे मैं कॉफी हड़पना चाहता हूं:

हे दवे!

आपसे मिलकर बहुत अच्छा लगा! यह एलेक्स के साथ चैट करने के लिए बहुत अच्छा था, और जब उसने उल्लेख किया कि वह जानता है कि आप इस पर कूद गए हैं।

मुझे पसंद है कि आप लोग आपकी कंपनी में क्या कर रहे हैं, और यह आपके साथ चैट करने के लिए भयानक होगा कि आप ऑनलाइन प्रकाशन के बारे में कैसे सोचते हैं, अपने हाल के पुन: डिजाइन, और उस काम के बारे में अन्य चीजें जो हम दोनों अपना जीवन बिताते हैं।

क्या आपको लगता है कि मिलने के लिए आने वाले हफ्तों में आपके पास थोड़ा समय होगा? मुझे आपके दफ्तरों से झूले या कॉफी हथियाने में खुशी होगी - जो भी आपके लिए सबसे सुविधाजनक है!

सबसे अच्छा, और सोमवार मुबारक।

आयलैंड

"हे डेव, कुछ समय के लिए कॉफी हड़पना चाहते हैं?" सही?

प्रूफरीड और फैक्ट चेक

एक बार जब आप अपना ईमेल टाइप कर लेते हैं, तो आपको इसे दुनिया में नहीं भेजना चाहिए। हमेशा अपने ईमेलों को दोबारा पढ़ें, कम से कम एक बार। बुनियादी वर्तनी और व्याकरण की गलतियों की जाँच करने के अलावा, आप वास्तव में नाम की वर्तनी, आपके द्वारा संदर्भित घटनाओं, या आपके द्वारा बताई गई तारीखों जैसी चीज़ों की भी जाँच कर रहे हैं। एक ईमेल "हे जॉन" को संबोधित करते हुए, जब यह "हे जॉन" होना चाहिए, तो यह एक छोटी सी बात की तरह लग सकता है, लेकिन आपका संपर्क नोटिस करेगा - और पहले छापों से बहुत फर्क पड़ता है।

यह आपके ईमेल के टोन के बारे में सोचने के लिए भी एक अच्छा बिंदु है। क्या यह बहुत व्यवसाय की तरह लग रहा है, जब आप सिर्फ दोस्ताना होने की कोशिश कर रहे हैं? क्या आप व्यावसायिकता की कीमत पर विस्मयादिबोधक बिंदु और इमोटिकॉन्स से बहुत उत्साहित हैं? वापस कदम रखने की कोशिश करें और विचार करें कि पहली बार ईमेल पढ़ने वाला कोई व्यक्ति इस पर क्या प्रतिक्रिया देगा - और तदनुसार समायोजित करें। विशेष रूप से महत्वपूर्ण ईमेल के लिए, मैं किसी और को भी इसे मेरे लिए देखने के लिए कहता हूं - संपादकीय आंखों के एक अतिरिक्त सेट ने कभी किसी को चोट नहीं पहुंचाई है।

सोचें कि अगर आप सार्वजनिक हो गए तो आपको कैसा लगेगा

अंत में, भेजने से पहले, सोचें कि अगर आपको यह ईमेल किसी और ने पढ़ा है, तो आप कैसा महसूस करेंगे, लेकिन जिस व्यक्ति को आप इसे भेज रहे हैं। क्या होगा अगर, किसी तरह, यह आपके बॉस के इनबॉक्स में उतरा? यदि यह वेब पर प्रकाशित हुआ तो क्या होगा? (अरे, ऐसा होता है।) यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके ईमेल ध्वनि सम्मानजनक और पेशेवर हैं और अंततः यह दर्शाते हैं कि आप दुनिया के लिए खुद को कैसे चित्रित करना चाहते हैं, यह एक शानदार अंतिम परीक्षा है।

मुझे पता है, यह एक ईमेल में डालने के लिए बहुत काम की तरह लगता है। लेकिन हम सभी को हर दिन जितने बुरे ईमेल मिलते हैं, लोग वास्तव में उस अंतर को नोटिस करेंगे जब एक अच्छा एक उनके इनबॉक्स में लैंड करता है। और इस बात को नजरअंदाज करने और जो आप चाहते हैं उसे पाने के बीच अंतर हो सकता है।