हर अब और फिर से, मैं उन ईमेलों में से एक प्राप्त करूंगा जो मुझे कहता है: "हुह?" मैं ईमेल की लंबाई या सामग्री से बता सकता हूं कि एक प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, लेकिन संदेश के बारे में कुछ ने एक प्रतिक्रिया पर भी शुरुआत कर दी है।
उन दिनों के लिए जहां आप एक समान पहेली के साथ सामना कर रहे हैं, यहां मेरी सलाह है: गैर-सनसनीखेज ईमेल को संलग्न न करें, और इसे दूसरे व्यक्ति के न्यायालय में वापस फेंक दें।
आपकी सहायता करने के लिए, मैंने अपने सुझाए गए जवाबों को चार सबसे आम प्रकार के भ्रमित ईमेलों के लिए संकलित किया है जो मुझे प्राप्त हैं।
1. जुआ गैर-पूछो
इस प्रकार का ईमेल सबसे खराब अपराधी है। आमतौर पर काफी लंबे समय तक, बहुत सारे विवरण के साथ, गैर-पूछ वाला ईमेल अक्सर असंरचित होता है - और प्रेषक वास्तव में क्या है, इसके बारे में अस्पष्ट है। आपने इसे फिर से पढ़ा (फिर कुछ कॉफी लेने के बाद इसे फिर से पढ़ा), और महसूस किया कि यह आपका फजी मस्तिष्क नहीं है - यह कुछ गंभीर रूप से अस्पष्ट संचार है।
तुम्हारा जवाब
3. कपड़े धोने की सूची
इस प्रकार के ईमेल में अक्सर बुलेट पॉइंट्स, एक्शन आइटम, प्रश्न और कमेंट्री की एक पागल सूची शामिल होती है - और न केवल इसके माध्यम से प्राप्त करने के लिए, बल्कि उत्तर देने के लिए बहुत समय की आवश्यकता होगी। आपका दृष्टिकोण थोड़ा अलग होना चाहिए, यह इस बात पर निर्भर करता है कि प्रेषक के पास आपको काम सौंपने का अधिकार है या नहीं, लेकिन किसी भी तरह से, उसे प्राथमिकता देने और काम को विभाजित करने के लिए कहें।
आपकी प्रतिक्रिया (यदि यह कोई है जो आपको काम दे सकता है)
आपकी प्रतिक्रिया (यदि यह कोई है जो आपको काम नहीं करना चाहिए)
4. सलाह के लिए ठंडा ईमेल
इस प्रकार का ईमेल वह है जिसे आप अक्सर जवाब देना चाहते हैं, क्योंकि आप दूसरों की मदद करना चाहते हैं जो मदद मांग रहे हैं, लेकिन कुछ लोग दूसरों की तुलना में सलाह लेने के लिए बेहतर हैं। जब कोई निकट-अजनबी ईमेल आपको कुछ अस्पष्ट या बदतर के लिए पूछ रहा है, तो कॉलेज के आवेदन की तुलना में अधिक प्रश्नों का उत्तर देने के लिए, उसके पास होने या पूछने से इनकार करने पर विचार करें।
तुम्हारा जवाब
संक्षेप में, किसी और की ज़रूरतों को पूरा करने में असमर्थता जाहिर न करें और स्पष्ट रूप से अपनी प्लेट पर अधिक काम (या तनाव) होने दें। थोड़ी चालाकी के साथ, आप समझदारी के बोझ को हटा सकते हैं और ईमेल को प्रेषक के न्यायालय में वापस भेज सकते हैं, प्रतिक्रिया समय को कम कर सकते हैं और इस प्रक्रिया में एक बड़ा सिरदर्द बचा सकते हैं!
