अब तक, मुझे लगता है कि आप उन ईमेल शिष्टाचार मूल बातें में अच्छी तरह से वाकिफ हैं। तुम्हें पता है, हमेशा एक विषय रेखा और अपने कार्यालय में हर एक गर्म शरीर सीसी को प्रलोभन का विरोध सहित चीजें।
हां, मैं आपको यहां संदेह का लाभ देने जा रहा हूं। लेकिन, क्या इसका मतलब है कि मुझे लगता है कि आपके संदेश निर्दोष हैं? बिलकुल नहीं।
कुछ ईमेल पाप ऐसे हैं जो बार-बार नहीं होते हैं - लेकिन अभी भी ऐंठन-योग्य हैं। और, संभावना है, आप सिर्फ उन्हें करने के लिए दोषी हो सकते हैं (हे, मैं तुम्हारे साथ वहीं हूं!) - आप इसके बारे में जानते थे या नहीं।
यदि आप इनमें से किसी एक फॉक्स के उल्लेख पर खुद को शरमाते हुए पाते हैं? खैर, मेरे दोस्त, आपके ईमेल में अभी भी सुधार की गुंजाइश है।
1. "हॉट आलू" खेलना
आप अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर पूरी तरह से होने पर गर्व करते हैं-आने वाले संदेश कभी भी आपसे उत्तर के बिना लंबे समय तक नहीं चलते हैं।
यह बहुत अच्छा है कि आप इतने संवेदनशील होने के लिए प्रतिबद्ध हैं। लेकिन, यह महत्वपूर्ण है कि आप जो भेज रहे हैं उसकी गुणवत्ता पर भी विचार करें। क्या आपके जवाब वास्तव में बातचीत को आगे बढ़ा रहे हैं? या, क्या आप दूसरे व्यक्ति के दरबार में गेंद डालने और खुद को उस मायावी इनबॉक्स शून्य के करीब पाने के प्रयास में शॉर्ट (और शायद पूरी तरह से बेकार) संदेशों को निकाल रहे हैं?
अक्सर, लोग पाते हैं कि वे उस बाद की श्रेणी में आ रहे हैं। दुर्भाग्य से, ईमेल हॉट पोटैटो का वह उन्मत्त खेल पूरी तरह से उल्टा है।
कैसे बेहतर बनाए
मुझे पता है कि लोगों पर वापस जाने का दबाव बहुत अधिक हो सकता है, और मैं आपको संदेश नहीं देने की कोशिश कर रहा हूं ताकि संदेश को अनुत्तरित किया जा सके।
इसके बजाय, यदि आप एक ऐसे बिंदु पर नहीं हैं जहां आप उच्च-गुणवत्ता की प्रतिक्रिया दे सकते हैं, तो एक छोटा नोट भेजें, जिसमें कहा गया है कि आप इसे देख रहे हैं और जैसे ही आपके पास होगा, अधिक विस्तृत उत्तर के साथ वापस आ जाएगा।
यह कदम तुरंत प्रतिक्रिया देने के दबाव के दबाव को समाप्त करता है, जबकि अभी भी आपको उस संदेश पर पर्याप्त विचार करने के लिए समय देता है।
2. आपका सेंस ऑफ ह्यूमर दिखाना
कोई भी ईमेल पर एक बेजान रोबोट की तरह आवाज़ नहीं करना चाहता है। और, मेरा विश्वास करो, मैं निश्चित रूप से उन इनकनी और ऑफ-द-वॉल नोटों की सराहना करता हूं जो मेरे इनबॉक्स में आते हैं।
हालाँकि, इस बात की कोई गारंटी नहीं है कि अन्य प्राप्तकर्ता भी ऐसा ही महसूस करेंगे। आपको याद रखना चाहिए कि लिखित संदेशों में अशाब्दिक और अन्य संदर्भ संकेतों का अभाव है जो आमतौर पर आपके हास्य को भूमि पर लाने में मदद करते हैं।
इसलिए, आपके दर्शकों को यह जानने के लिए ज़रूरी है कि आपके ईमेल को आपके साथ साझा करने से पहले मुझे यकीन है कि आपका हास्य का भाव स्पष्ट है। मैं एक पार्टी टोपी में कुत्ते के उस शानदार जीआईएफ के साथ खुश हूँ। आपके बोर्ड के सदस्य? शायद इतना भी नहीं।
कैसे बेहतर बनाए
फिर, अपने प्राप्तकर्ता को समझना यहाँ महत्वपूर्ण है। लेकिन, अगर आपको इस बात पर भी संदेह है कि आपके मज़ेदार मज़ाक या टिप्पणी को कैसे प्राप्त किया जाएगा, तो इसे हटा दें।
आप सॉरी की तुलना में बेहतर सुरक्षित हैं, और आप स्टैंडअप रूटीन के बिना अपने ईमेल में अभी भी मैत्रीपूर्ण और प्रशंसनीय हो सकते हैं!
3. पर और पर जुआ
मुझे पता है कि यह चलने के लिए एक ठीक रेखा की तरह लग सकता है। आप उन खूंखार बैठकों के बारे में इतना बकबक सुनते हैं जो ईमेल पर हो सकते थे कि हर कीमत पर बैठने से बचने के लिए दबाव महसूस करना आसान है।
लेकिन, सभी आमने-सामने के संपर्क को छोड़ने के इस प्रयास के परिणामस्वरूप अक्सर कुछ लंबी-चौड़ी ईमेलों का परिणाम होता है। इससे पहले कि आप इसे जानते हैं, आपने 3, 000-शब्द की उत्कृष्ट कृति को क्रैंक किया है जो उस आगामी बिक्री प्रस्तुति के एकल विवरण में गोता लगाती है। स्पॉयलर अलर्ट: कोई भी इसे पढ़ने वाला नहीं है।
कैसे बेहतर बनाए
कभी-कभी लंबे संदेश अपरिहार्य होते हैं। उन मामलों में, बुलेट पॉइंट, लघु पैराग्राफ और सबहेड जैसी चीजें व्यवस्थित और पचाने में आसान चीजों को रखने में मदद कर सकती हैं।
लेकिन, यह देखते हुए कि आदर्श लंबाई कहीं 50 और 125 शब्दों के बीच है, इससे अधिक लंबी कोई भी बैठक या फोन कॉल पर वार कर सकती है।
4. एक ईमेल टाइप करना आप किसी को भी नहीं देखना चाहेंगे
गोपनीयता का एक गलत अर्थ है जो आपके इनबॉक्स के साथ आता है। आप मानते हैं कि इच्छित प्राप्तकर्ता केवल वही होगा जो आपके बॉस के बारे में भद्दा टिप्पणी करता है।
बहुत ध्यान से सुनें: न केवल वह असभ्य है, बल्कि यह जोखिम भरा व्यवसाय है। चाहे वह एक अंतिम तकनीकी समस्या हो, एक स्नोपॉपी मानव संसाधन विभाग, या यहां तक कि एक गपशप सह-कार्यकर्ता, संभावनाएं अच्छी हैं कि आपकी नॉट-फ्रेंडली टिप्पणी अंततः गलत हाथों में या गलत नेत्रगोलक के सामने कर देगी।
कैसे बेहतर बनाए
यह आपको बस रोकने की जरूरत है - ठंड टर्की।
यदि आप अपने संदेश में कुछ ऑफ-कलर (मजाक में भी!) टाइप करने के लिए ललचाते हैं, तो अपने आप से यह पूछें: यदि कोई व्यक्ति (जैसे आपका बॉस या कोई अन्य सहकर्मी) उस टिप्पणी को देखे तो आपकी प्रतिक्रिया क्या होगी
यदि आपको विचार में थोड़ी सी भी चिंता होती है, तो यह बैकस्पेस कुंजी को हिट करने का समय है।
5. अपने इनबॉक्स में शादीशुदा होना
ठीक है, यह अंतिम गलती वास्तव में आपके द्वारा भेजे जा रहे संदेशों की सामग्री से कोई लेना-देना नहीं है। लेकिन, यह अभी भी एक महत्वपूर्ण है जिसके बारे में पता होना चाहिए।
फिर से, अपने इनबॉक्स को सक्रिय रूप से प्रबंधित करना चाहते हैं एक महान गुणवत्ता (उन सभी में हजारों अपठित ईमेल के साथ बस बाहर लटक रहे हैं जो आपकी प्रतिबद्धता से ईर्ष्या कर रहे हैं, मुझे यकीन है!)। हालाँकि, यह आपको एक मुफ्त पास नहीं देता है ताकि आपकी आँखें डिनर, मीटिंग, छुट्टी या शादी के बीच में आपके फोन से चिपके रहें (हाँ, मैंने ऐसा होता देखा है)।
न केवल आपका बाध्यकारी इनबॉक्स ताज़ा है, जो आपको वास्तविक वार्तालापों और अनुभवों को याद करने के लिए मजबूर करता है, लेकिन यह उन लोगों के लिए वास्तव में असंगत है, जिनके साथ आप समय बिता रहे हैं।
कैसे बेहतर बनाए
यहाँ उत्तर सरल है: अपना फोन दूर रखो। मुझे पता है, यह असंभव लगता है। लेकिन, जैसा कि मैंने इस प्रयोग में सीखा है, यह इसके लायक है।
यहां अच्छी खबर है: ये सभी अशुद्ध पेस ऐसी चीजें हैं जिन्हें आप हल कर सकते हैं, बशर्ते आप अपनी आदतों को सीखने और बदलने के लिए तैयार हों। आप कुल ईमेल स्क्रू-अप होने के जीवन के लिए किस्मत में नहीं हैं।
उस सलाह को लागू करें (और, जब आप इस पर हों, इन ईमेल शिष्टाचार मूल बातें पर ब्रश करें!), और आप अपने ईमेल गेम को एक और पायदान पर ले जाने के लिए अपने रास्ते पर अच्छी तरह से होंगे।
