जब आप ईमेल पर आते हैं तो आप ईमानदार होते हैं। वास्तव में, आप हमेशा 24 घंटे के भीतर जवाब देने का प्रयास करते हैं। एक संदेश आने वाले क्षणों में स्क्रैच करें।
और अधिक बार कि नहीं, यह बहुत अच्छा है। लेकिन कभी-कभी, पहला ईमेल जो मन में आता है, उसे भेज सकता है - बड़ा समय। यहां कुछ संकेत दिए गए हैं कि आपको कंप्यूटर से दूर जाना चाहिए और बाद में संदेश पर वापस आना चाहिए।
1. आपकी प्रतिक्रिया वास्तव में लंबी है
दुर्भाग्य से, राजनयिक रूप से किसी को यह बताना संभव नहीं है कि आपको लगता है कि वह एक बेवकूफ है। इसलिए, यदि आप एक ईमेल की रचना करते हैं, जो इस तथ्य के इर्द-गिर्द नाचता है कि आप अपने सह-कार्यकर्ता के विचारों को तुच्छ समझते हैं, तो मैं आपसे वादा कर सकता हूं कि यह ईमेल लगभग अनुवाद करता है: “यहाँ कुछ शराबी वाक्य हैं। पीएस मुझे लगता है कि आपका विचार बेकार है। "
यदि आप लिख सकते हैं कि आप एक वाक्य में क्या सोच रहे हैं (उदाहरण के लिए, "मैं इस दृष्टिकोण को कभी नहीं ले सकता") और आपका ईमेल अभी भी तीन पैराग्राफ लंबा है, तो आप मुश्किल में हैं। आप सोच सकते हैं कि एक सेक्शन को समर्पित करने की सलाह दी जाती है ताकि आप समझ सकें कि दूसरा व्यक्ति क्यों भ्रमित हो सकता है, और दूसरा यह कि आप कैसे जानते हैं कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं, और एक तीसरा यह कि आपकी योजना कैसे बेहतर है। हालांकि, यह वास्तव में सिर्फ और अधिक लाइनें हैं जो दूसरे व्यक्ति को गलत तरीके से (या, ठीक से देख सकते हैं)।
इसके बजाय, जितना संभव हो उतना सफल होने की कोशिश करें। यदि आप किसी से असहमत हैं, तो एक संक्षिप्त "मुझे यकीन नहीं है कि हम एक ही पृष्ठ पर हैं, " या "मैंने उस पर एक अलग पढ़ा था" वास्तव में बहुत अच्छा है - और अधिक कुशल।
2. आपकी प्रतिक्रिया विराम चिह्न के साथ बह निकला है
जब तक आप किसी को नहीं बता रहे हैं कि कुछ सबसे अच्छी खबर है जिसे आपने कभी सुना है - और यह वास्तव में है - आपको जोर से भरे ईमेल से सावधान रहना चाहिए। यदि हर दूसरा शब्द बोल्ड या इटैलिकाइज़्ड या सभी कैप्स में है, और विराम चिह्न तीन प्रतियों में है; दूसरा व्यक्ति मान रहा है कि आपका अर्थ चरम है। (एक पूर्व नौकरी में, मेरे पास एक ग्राहक था, जिसने अपने सभी ईमेल, यहां तक कि सांसारिक, सभी कैप में लिखे थे। स्टाफ ने प्यार से उनके पत्राचार को फिरौती के नोट के रूप में संदर्भित किया।)
लेकिन यह सब मजेदार और खेल नहीं है। यदि आपकी भावनाएं सकारात्मक नहीं हैं, तो दूसरा व्यक्ति आसानी से सोच सकता है कि आप क्रोध को व्यक्त करने की कोशिश कर रहे हैं - जैसा कि कहना आसान विरोध है। उदाहरण के लिए, "मुझे यकीन नहीं है कि इसका क्या मतलब है ??? !!!!" नीच शत्रुतापूर्ण लगता है। सौभाग्य से, यहाँ तय बहुत आसान है। अपने आप को एक विराम चिह्न और कोई italics तक सीमित करना ("मुझे यकीन नहीं है कि इसका क्या मतलब है।") अभी भी व्यक्त करता है कि आप कुछ के बारे में अस्पष्ट हैं, लेकिन यह बहुत अधिक मापा तरीके से है।
3. आपकी प्रतिक्रिया अस्पष्ट है (यहां तक कि आप)
आप कार्यदिवस खत्म होने तक मिनटों की गिनती कर रहे हैं। या आप काम से बह गए हैं और सिर्फ अपने सिर को पानी से ऊपर रखने की कोशिश कर रहे हैं। कारण जो भी हो, आप अनफोकस्ड हैं, और आपने वह ईमेल पढ़ा है जिसे आप छह बार कंपोज़ कर रहे हैं।
और यकीन है, आप इसे सातवीं बार देख सकते हैं और फिर हिट भेज सकते हैं। लेकिन अगर आप अभी भी अपने आप से पूछ रहे हैं कि क्या यह समझ में आता है, तो यह एक संकेत है कि नहीं, यह संभव नहीं है।
यदि आप ईमेल पर वापस आ सकते हैं, तो कहें कि, आपने कुछ दोपहर का भोजन किया है या आगामी बैठक के बाद जो आपकी सारी ऊर्जा को खतरे में डाल रहा है, प्रतीक्षा करें। यदि आपको एएसएपी का जवाब देने की आवश्यकता है, तो बाद में अधिक विवरण पर भेजने का वादा करते हुए एक छोटी प्रतिक्रिया भेजें। अक्सर, एक त्वरित नोट जो रसीद की पुष्टि करता है और किसी को यह बताने देता है कि आप अधिक जानकारी के संपर्क में रहेंगे, संचार की पंक्तियों को खुला रखता है - और आपको अधिक बैंडविड्थ होने पर अपनी प्रतिक्रिया लिखने के लिए सांस लेने की जगह देता है।
4. आपकी प्रतिक्रिया आपको ऊपर जाने और अपने कर्तव्यों से परे होने का निमंत्रण देती है
आप जानते हैं कि आमतौर पर आपके इनबॉक्स में किस तरह के संदेश होते हैं। लेकिन इस अवसर पर, कुछ आपके रास्ते में आता है और आप कुछ भी सोचते हैं, "हम्म, यह अजीब है …" से "रुको, क्या यह मेरा काम है?"
आप कई कारणों से त्वरित उत्तर शूट करना चाहते हैं। शायद आपको नहीं लगता कि मुद्दा आपके पर्यवेक्षक के समय के लायक है। शायद एक शानदार प्रतिक्रिया दिमाग में आती है और आप बस इसके लिए जाते हैं, यह समझकर कि इसे पहल के रूप में देखा जाएगा।
उदाहरण के लिए, एक ग्राहक का कहना है कि आप एक परियोजना के बारे में ईमेल करते हैं जो आपके कार्यभार के बाहर है। तो, आप यह देखते हैं कि क्या आप उत्तर पा सकते हैं, और यदि नहीं, तो उसे वापस उस व्यक्ति के नाम के साथ ईमेल करें जो इसे संभाल रहा है। यह सहायक है, है ना? ठीक है, नहीं अगर वहाँ एक backstory आप से अनजान हैं। यद्यपि आपके पास अच्छे इरादे थे, आप अपने सहकर्मी या बॉस को एक कठिन स्थान पर रख सकते हैं।
एक अच्छा विकल्प मदद के लिए प्रस्ताव के साथ घर में उपयुक्त व्यक्ति को ईमेल अग्रेषित करना है। ऐसा लगता है कि “एबीसी कॉर्पोरेशन के आर्थर ने पूछा कि क्या मैं आपकी संपर्क जानकारी पास कर सकता हूं। क्या यह ठीक होगा? ”या, “ मार्क ने XYZ परियोजना के विवरण के बारे में पूछा। क्या यह मेरे लिए आपके साथ जुड़ने या हमारी समय-सीमा साझा करने में मददगार होगा? ”यह आपकी प्रतिक्रिया में देरी कर सकता है, लेकिन आप जानते हैं कि आप सही भेज रहे हैं।
यदि कोई ईमेल सही नोट मार रहा है, तो अनिश्चित? एक ब्रेक ले लो और इसे वापस आ जाओ।
