त्वरित प्रश्न: क्या आप एक बैठक में अपने कैलेंडर पर चबूतरे को आमंत्रित करते समय उत्साहित होते हैं? मैं अनुमान लगाने जा रहा हूं कि उत्तर नहीं है। और फिर भी अक्सर-कभी-कभी दैनिक बैठकें भी कई कंपनियों में संस्कृति का एक हिस्सा हैं।
मुझे लगता है, ज्यादातर समय, स्टाफ मीटिंग समय की बर्बादी है। निश्चित रूप से, मैं समझता हूँ कि सभी हाथ मिलाने के लिए आवश्यक हैं। लेकिन ज्यादातर समय, आपकी कंपनी या आपके विभाग में हर किसी को रखने के लिए और अधिक कुशल तरीके हैं जो कार्यालय में चल रहे हैं।
अगली बार जब आप एक बैठक की योजना बनाने के बारे में सोच रहे हैं, तो यहां चार बातें हैं।
1. रुकावटें उत्पादकता (और संभावित रूप से लाभ) हत्यारे हैं
जब मैंने कुछ गणित किया और महसूस किया कि 17 लोगों के साथ एक-एक घंटे की बैठक (शॉर्टस्टैक पर कर्मचारियों का आकार, जिसमें हमारे दूरस्थ कर्मचारी भी शामिल हैं जो हमें Google+ Hangouts के माध्यम से शामिल करते हैं) वास्तव में 17-घंटे की बैठक है, मैंने तुरंत एक प्रस्ताव बनाया हर दूसरे हफ्ते हमारे स्टाफ की बैठक को कम करें।
यदि आप बैठकों में आपके और आपके कर्मचारियों के खर्च की मात्रा को कम करने के लिए कुछ प्रेरणा चाहते हैं, तो बैठक की जाँच करें। जब आप अपनी टीम के औसत वेतन में प्लग इन करते हैं, साथ ही बैठक में उपस्थित लोगों की संख्या, और फिर खर्च किए गए समय की लागत देखते हैं, तो संभावना बहुत अच्छी है कि आप कुछ बदलाव भी करेंगे। विचार करें कि 17 कर्मचारियों के साथ एक घंटे की बैठक जो $ 40, 000 प्रति वर्ष का औसत खर्च करती है, $ 232.88 की लागत होती है। यदि आप सप्ताह में एक या दो बार दैनिक मिल रहे हैं, तो यह मूल्य तेजी से बढ़ता है।
2. इंस्टेंट मैसेजिंग ज्यादातर समाचारों को तेज करने के लिए एक प्रभावी तरीका है- तेज़
शॉर्टस्टैक पर, हम स्लैक नामक एक मैसेजिंग ऐप का उपयोग करते हैं। सभी के पास अपना खाता है, जिसका उपयोग कर्मचारियों के सदस्यों के बीच निजी संचार के लिए किया जा सकता है, और फिर ऐसे चैनल हैं जिनमें कुछ विभागों के सभी सदस्य शामिल हैं।
उदाहरण के लिए, हमारे पास एक "सामान्य" चैनल है जहां सभी को प्रभावित करने वाली खबरें निकलती हैं; एक "विकास" चैनल जहां देव टीम के सदस्य, जिसमें कुछ दूरस्थ कर्मचारी शामिल हैं, तकनीकी परिवर्तनों के बारे में अपडेट साझा करते हैं, और ग्राहक सेवाओं के मुद्दों के बारे में बात करने के लिए एक "समर्थन" चैनल।
और अक्सर, हम बैठकों के बजाय स्लैक का उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, हमने हाल ही में अपने ब्लॉग को फिर से डिज़ाइन किया है, और यह काफी बड़ी परियोजना थी। कुछ व्यवसाय ऐसा महसूस कर सकते हैं कि इस तरह की घोषणा करने के लिए एक बैठक आयोजित करना आवश्यक है। हालाँकि, यह हमारे "सामान्य" चैट रूम का उपयोग करने का एक सही समय था। हमने ध्यान दिया कि नया ब्लॉग ऊपर और चल रहा था और सुझाव दिया कि सभी इसे देखें। यदि यह एक बड़ा परिवर्तन था, तो कहें, एक प्लेटफ़ॉर्म परिवर्तन जिसमें एक डेमो की आवश्यकता थी, हमने एक त्वरित कर्मचारी बैठक की होगी। लेकिन चूंकि यह कुछ ऐसा था कि पूरी टीम अपने समय पर जांच कर सकती थी, हमने चैट रूम के साथ रहने का विकल्प चुना।
(ओह, और हमारे पास एक "रैंडम" चैनल भी है, जहाँ हम उन चीजों को साझा करते हैं जिनका काम से कोई लेना-देना नहीं है: बेवकूफ-मानव-ट्रिक वीडियो, जे जेड और बेयोंसे के विवाह के बारे में महत्वपूर्ण समाचार, और कैट मेम्स, बिल्कुल ।)
3. मिलने के अन्य तरीके हैं
शॉर्टस्टैक डेवलपमेंट टीम के कुछ सदस्य हर दोपहर लगभग 3 बजे टहलते हैं। हां, तकनीकी रूप से वे एक बैठक में हैं, उन विभिन्न परियोजनाओं की प्रगति पर चर्चा कर रहे हैं, जिन पर वे काम कर रहे हैं, लेकिन यह एक विशिष्ट कार्यालय की बैठक से अलग लगता है। मुझे पता है कि व्यायाम से मेरा रक्त बहता है और मुझे बेहतर लगता है, इसलिए मैं इन दोपहर की सैर और वार्ता का पूरा समर्थन करता हूं।
इसके अलावा, यह विकास टीम के लिए उन परियोजनाओं पर काम करने के लिए असामान्य नहीं है जो कार्यालय के बाकी हिस्सों को शामिल नहीं करते हैं। उनकी दोपहर की सैर उनके लिए उन परियोजनाओं के बारे में बात करने का एक सही समय है और किसी अन्य कर्मचारी के समय का उपयोग किए बिना उन सभी पर "कर्मचारियों की बैठक" का अपना प्रकार है जो उन्हें प्रभावित या शामिल नहीं कर सकते हैं।
मैंने यह भी पढ़ा है कि चलने वाली बैठकें रचनात्मक सोच को बढ़ाती हैं, कुछ ऐसा जो हर कोई थोड़ा अधिक उपयोग कर सकता है। और मैंने पढ़ा है कि एक समूह में घूमना लोगों को और अधिक सहकारी लगता है क्योंकि वे सभी एक ही दिशा में आगे बढ़ रहे हैं, शाब्दिक रूप से, एक मेज के चारों ओर बैठने के विपरीत। (अधिक चलने की बैठकों के लाभों पर, यहाँ।)
4. प्रत्येक बैठक को मन में उत्पादकता के साथ नियोजित किया जाना चाहिए
कर्मचारियों की बड़ी बैठकों के लिए एक समय और एक जगह है। लेकिन जब वह समय आता है, तो आपको एक एजेंडा और संभवत: स्पष्ट रूप से स्पष्ट उद्देश्यों के साथ कम से कम समय का अधिकतम लाभ प्राप्त करना सुनिश्चित करना चाहिए। शॉर्टस्टैक पर, हमारे कार्यालय सहायक हमारी हर दूसरे-सप्ताह की बैठकों से कुछ दिन पहले एक ईमेल भेजते हैं जो एजेंडा आइटम के लिए पूछते हैं। फिर हमारे पास प्रत्येक विभाग का एक व्यक्ति तीन मिनट का समय देता है या सामग्री-पीआर, बिक्री, ग्राहक सहायता, विकास और अन्य विभागों में क्या हो रहा है, इसके बारे में अपडेट करता है। यह तब है जब मैं "व्यवसाय की स्थिति" को भी अद्यतन करता हूं और अपने स्वयं के व्यापक अनुरोध करता हूं। अधिकांश हफ्तों पर, हमारे स्टाफ की बैठक लगभग 40 मिनट, अधिकतम होती है।
ये बैठकें हर हफ्ते होती थीं और लंबे समय तक चलती थीं जब हर व्यक्ति अपना अपडेट देता था। चूंकि हमने आवृत्ति और लंबाई को कम कर दिया है, इसलिए मैंने यह भी देखा है कि छोटे समूहों के बीच हमारी अधिक आवेगपूर्ण बैठकें हैं। ऐसा लगता है कि कर्मचारियों को महत्वपूर्ण और सामयिक चीजों को संभालने के लिए अधिक सशक्त महसूस किया जा रहा है, और फिर वे बड़ी बैठक में अपडेट साझा करते हैं।
मैं यह जानने के लिए उत्सुक हूं कि आप सभी बैठकों के बारे में क्या सोचते हैं? हाँ या ना? उत्पादक या समय की बर्बादी? यदि आप एक प्रशंसक नहीं हैं, तो आप इसके बजाय क्या करते हैं?
