ऐसे समय में जब उत्पादकता ऐप और मल्टीटास्किंग नए सामान्य हैं, लोग अक्सर पूछ रहे हैं कि मेरी "गुप्त चटनी" इतना काम करने के लिए क्या है। जबकि कड़ी मेहनत के अंतहीन घंटे कठिनता का निर्माण कर सकते हैं, यह भी burnout के लिए नेतृत्व कर सकते हैं - दुनिया के सबसे उत्पादक कर्मचारी वे नहीं हैं जो 18 घंटे के दिन काम करते हैं और शुक्रवार की रात इसके बारे में डींग मारते हैं।
यदि आप एक उच्च उत्पादक व्यक्ति बनना चाहते हैं, तो काम या जीवन में, मैं केवल एक चीज की सिफारिश कर सकता हूं: प्रतिनिधि बनाना सीखें। शक्ति सिर्फ ऑफलोडिंग कार्यों में नहीं है, लेकिन जो आपके समय के लायक है और जो नहीं है उसे चुनने के लिए शक्ति प्राप्त करना।
कॉलेज में रहते हुए यह प्रसंग मेरे सामने आया, जहां आभासी सहायकों के उपयोग ने मुझे अपनी छोटी ऑनलाइन कंपनी के पहलुओं को आउटसोर्स करने की अनुमति दी, साथ ही साथ व्यापार के उन हिस्सों में भी भाग लिया, जो मुझे बहुत पसंद थे। मैंने उन सभी चीजों की एक सूची बनाई जो मुझे काम करना पसंद थी, या मुझे पता था कि मुझे खुद को करने की ज़रूरत है, और बाकी को सौंपा। मुझे लटकाया गया!
वास्तव में, मैं इसमें इतना विश्वास करता हूं कि मैं Zirtual का संस्थापक और मुख्य कार्यकारी अधिकारी हूं, जो व्यस्त लोगों को आभासी सहायकों से जोड़ता है। मेरी आशा यह है कि - भले ही प्रत्यायोजन डरावना या अपरिचित लगता हो - आपको जल्द ही पता चल जाएगा कि यह एक तेज़ ट्रैक है जो आपको सबसे ज्यादा पसंद है!
1. चीजों को मूर्त बनाओ
अपने उद्देश्यों, लक्ष्यों, और अपेक्षित परिणामों को प्रति दिन, सप्ताह, महीने और तिमाही में रेखांकित करें। इससे आपको उन चुनौतियों का अंदाजा होगा जो आपके और आपकी टीम के सामने हैं, और आखिरकार, समग्र संगठन के लक्ष्य।
आपकी लोड करने की सूची केवल आपके लोड को हल्का करने से अधिक है। प्रत्यायोजन सशक्तिकरण के बारे में है, क्योंकि यह आपकी टीम को व्यक्तिगत नेताओं के रूप में विकसित करने का अवसर देता है-उसी तरह यह आपको अधिक प्रभावशाली प्रबंधक होने की अनुमति देता है।
स्कूल की तरह, व्यवसाय की अपनी औपचारिकताएँ होती हैं: कुछ परियोजनाओं को विशिष्ट तरीकों से पूरा किया जाना चाहिए। एक मजबूत नेता के रूप में आप एक ही औपचारिकता रख सकते हैं बिना एक micromanager माना जा सकता है। एक विकल्प सप्ताह के एजेंडे, लक्ष्यों और प्रगति पर चर्चा करने के लिए एक-एक साप्ताहिक निजी बैठकों को शेड्यूल करना है। एक अन्य यह है कि आप तैयार परियोजना की तरह दिखने के लिए क्या दिशा-निर्देश तैयार करते हैं। जब आप निश्चित रूप से सुझाए गए चरणों को शामिल कर सकते हैं, तो अपने कर्मचारियों को इसे करने के लिए अपने स्वयं के तरीके खोजने दें।
प्रतिनिधिमंडल से डरने वाले प्रबंधकों के लिए, यह आपके लिए परियोजनाओं को बारीकी से देखने का अवसर प्रदान करेगा, जबकि आपकी टीम को अपने स्वयं के कार्यों का प्रबंधन करने के लिए जगह देगा।
2. याद रखें कि विश्वास के बिना शिष्टाचार बच्चा सम्भालना है
जब आप किसी कर्मचारी को कोई कार्य सौंपते हैं, तो उसे सफल बनाने के लिए समय निर्धारित करना महत्वपूर्ण होता है ताकि लाइन से नीचे micromanaging से बचें। यदि आप उन्हें ऐसा करने का अवसर देते हैं तो लोग कार्य की माँगों की ओर बढ़ेंगे। यदि एक महत्वपूर्ण असाइनमेंट सौंपना आपको डराता है (और यदि यह आपके द्वारा व्यक्तिगत रूप से काम किया गया है तो यह धीरे-धीरे शुरू होगा)। पहले कार्य के एक हिस्से को असाइन करें, या एक छोटी जिम्मेदारी के साथ शुरू करें। एक बार जब आप देखते हैं कि आपका कर्मचारी सक्षम है - और वह निश्चित रूप से है! - तो आपको अधिक आरामदायक सौंपने का अनुभव होगा।
आइए विचार करें कि आप यह सब कर सकते हैं - आप नहीं कर सकते। इसे विनम्रता की परीक्षा के रूप में लें और इस तथ्य को स्वीकार करें कि आप सफलतापूर्वक टीम को ऑफलोड किए बिना नहीं कर सकते। प्रबंधन को अक्सर कार्यालय को बच्चा सम्भालना कहा जाता है, लेकिन यह आपके नियंत्रण में है, और एक सच्चे नेता में बदलने का पहला कदम जिम्मेदारियों को सौंपना है।
3. अपने डर पर विजय प्राप्त करें
प्रतिनिधिमंडल का डर कई मायनों में खुद को दिखाता है। "मैं इसे खुद बेहतर कर सकता हूं" या "मैं असफल नहीं हो सकता", या "मैं किसी और पर निर्भर नहीं रहना चाहता" या "मैं उन पर भरोसा नहीं कर सकता" जैसे विचारों को दुर्बल करना, आपकी क्षमता में बाधा उत्पन्न करेगा इसे सही ढंग से करने के लिए। स्वीकृति आपको सशक्त बनाएगी, आपको मानसिक शांति देगी, आपको बड़ी तस्वीर देखने के लिए स्वतंत्र होने की अनुमति देगा, और आपको इसे मास्टर करने के लिए तैयार करेगी।
इस तरह की आशंकाओं को दूर करने का सबसे तेज़ तरीका रिटर्न का मूल्यांकन करना है। यह नहीं है कि आप अपने दम पर कार्य पूरा कर सकते हैं या नहीं (यदि आप वास्तव में चाहते थे, तो आप कर सकते हैं)। लेकिन, अपने आप से पूछें: ऐसा करने से निवेश पर वापसी क्या है? याद रखें, आपके बीच बेहतर करने के बीच अंतर है और आप इसे अलग तरीके से कर रहे हैं। अक्सर बार, तैयार उत्पाद वह नहीं है जो आपने उत्पादित किया होगा, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि यह उतना अच्छा या प्रभावी नहीं है।
अपनी व्यक्तिगत ऊर्जा और उच्च-वापसी कार्यों पर ध्यान केंद्रित करें: रणनीति, नए किराए, साझेदारी या संगठनात्मक संरचना। आपने खुद पर और दूसरों पर भरोसा करके आप इस स्तर पर पहुंच गए हैं। इन कर्मचारियों को इन उच्च-स्तरीय मुद्दों में शामिल होने के लिए अपने कार्यक्रम से मुक्त करें, यह विश्वास करते हुए कि आपके कर्मचारियों को आपके लिए किए गए कम रिटर्न वाले कार्य मिलेंगे, साथ ही साथ आपके पास भी होंगे। प्रबंधक से प्रतिनिधि अक्सर टीम पर मजबूत संबंधों के निर्माण के लिए एक पुल हो सकता है, साथ ही साथ मेंटरशिप के लिए एक अवसर बन सकता है।
4. डेलिगेटिंग ए हैबिट
सफल प्रतिनिधि अपने कार्यों की योजना उन वस्तुओं पर नज़र रखते हैं जिन्हें वे दूसरों को सौंप सकते हैं। यदि आप को उतारना आपके लिए अप्राकृतिक लगता है, तो कुछ नई आदतों को चुनने से आपके द्वारा साझा किए जा सकने वाले कार्यों को पहचानना आसान हो जाएगा। नतीजतन, आप अपनी टीम के लिए एक बेहतर प्रबंधक और अधिक कुशल और केंद्रित नेता होंगे।
शुरुआत के लिए, यदि आपके पास नीचे की भूमिकाओं में लोग हैं, तो उन्हें अपनी नौकरी करने की अनुमति दें! यदि आपके पास एक सहायक है, तो उसे अपने कैलेंडर तक पहुँच प्रदान करने और उसे प्रबंधित करने में सहायता करने के लिए उसे सशक्त बनाने के लिए प्रशासनिक कार्यों को संभालने दें। या, यदि आपके पास प्रशासनिक कार्यों में आपकी सहायता करने के लिए मानव नहीं है, तो विशेष रूप से आपके दिन को प्रबंधित करने और व्यवस्थित रखने के लिए डिज़ाइन किए गए सभी एप्लिकेशन देखें। यहां तक कि अलग-अलग ऐप में अलग-अलग लक्ष्य रखने की प्रक्रिया आपको कंपार्टमेंटलाइज़ेशन का अभ्यास करने और किसी को (या इस मामले में, कुछ) आपकी मदद करने में मदद करती है।
प्रशासनिक कार्यों को उतारने से आपको आगे के बड़े लक्ष्यों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है। प्रतिनिधि सफल होते हैं क्योंकि उनके पास दृष्टि की स्पष्ट रेखा होती है और वे जानते हैं कि अपना समय कैसे आवंटित किया जाए।
एक अच्छे प्रबंधक के रूप में, परिवर्तन करना और लोगों को विभिन्न तरीकों से प्रेरित करना आपका काम है। ऐसा करने का एक हिस्सा कुशलता से अपने कर्मचारियों को बड़ी चुनौतियों को सीखने और लेने के नए अवसर प्रदान कर रहा है। अतिरिक्त अवसर बढ़ने के कारण आपकी टीम खुश होगी। उसी समय, आपने अपनी टीम को उत्पादकता के एक बड़े स्तर पर ले जाने के बड़े चित्र पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अपना अधिक समय मुक्त कर दिया होगा।
तो नहीं, प्रतिनिधिमंडल किसी और पर काम करने की क्षमता नहीं है। यह एक पूरे समूह या प्रणाली की उत्पादकता को अधिकतम करने का अवसर है। यह हाथों के सेट के बीच महत्वपूर्ण कार्यों को फैलाने, सबसे उपयुक्त स्थानों को चुनने और चुनने की क्षमता है।
