ईमेल, संचार के किसी भी रूप की तरह, एक व्यक्तिगत चीज है। आप एक-लाइनर से इलेक्ट्रॉनिक मिसाइलों की सब कुछ कैसे जांचते हैं, प्रबंधित करते हैं और कैसे भेजते हैं, यह अक्सर वरीयता और आदत का मिश्रण होता है।
कहा जा रहा है कि, कुछ कट-एंड-रूल्स हैं जिन्हें हम सभी को अपने ईमेल संचार, अपनी उत्पादकता और अपने समय का अधिकतम लाभ उठाने के लिए करना चाहिए। तीन सामान्य इनबॉक्स गलतियों के लिए पढ़ें, कि वे आपको काम पर कैसे नुकसान पहुंचा रहे हैं, और बेहतर ईमेल प्रबंधन में बदलाव कैसे करें।
गलती # 1: अपने इनबॉक्स में ईमेल छोड़ना
मैं सबसे विवादास्पद एक के साथ शुरू करूँगा: अपने सभी ईमेल को अपने इनबॉक्स में छोड़कर। मुझे पता है कि आपको लगता है कि यह वही है जो आप अपने इनबॉक्स में ईमेल छोड़ने के बाद करते हैं कि आपने उनसे निपटा है या नहीं, लेकिन आपका दिमाग अलग है। प्रिंसटन के न्यूरोसाइंस इंस्टीट्यूट के बाहर 2011 के एक अध्ययन ने निर्धारित किया कि "जब आपका वातावरण अव्यवस्थित होता है, तो अराजकता आपके ध्यान केंद्रित करने की क्षमता को प्रतिबंधित करती है।" यह आपके आभासी वातावरण के बारे में भी सच है; जितने अधिक ईमेल आप देख सकते हैं - वे भी जो अब और मायने नहीं रखते हैं - जितना अधिक समय आपका मस्तिष्क अवचेतन रूप से उनके बारे में सोचने में बिताएगा।
शोध बताता है कि इनबॉक्स अव्यवस्था को कम करने से आप कम विचलित, अधिक उत्पादक और बेहतर तरीके से जानकारी संसाधित करने में सक्षम होंगे। यदि आपके इनबॉक्स में उन 3, 679 पुराने ईमेल को रखने का यह एक अच्छा कारण नहीं है, तो मुझे नहीं पता कि क्या है।
कैसे करें बदलाव
केवल नए मेल के लिए अपने इनबॉक्स का उपयोग करना शुरू करें। यदि आप एक ईमेल के साथ कर रहे हैं, तो इसे संग्रहीत किया जाना चाहिए, दायर किया जाना चाहिए या हटा दिया जाना चाहिए (नीचे देखें कि कब किसका उपयोग करना है)। आप हमेशा किसी भी ईमेल की खोज कर सकते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है।
गलती # 2: जब आप संग्रह या दाखिल होना चाहिए (और इसके विपरीत) हटाना
तो अब जब आप केवल नए मेल के लिए अपने इनबॉक्स का उपयोग कर रहे हैं (हुर्रे!), तो सवाल यह है: आपके द्वारा किए गए सभी ईमेल के साथ क्या करना चाहिए?
विकल्प संबंधित फ़ोल्डर (या जीमेल उपयोगकर्ताओं के लिए संग्रह) में एक) डिलीट या बी) फ़ाइल हैं। बहुत से लोग चरम सीमा पर बहुत दूर जाने की गलती करते हैं: या तो सभी संदेशों को हटाना या उन सभी को रखना। सच है, एक स्वस्थ संतुलन सबसे अच्छा उपाय है। होर्डिंग ईमेल आपको अपने ईमेल अकाउंट पर स्टोरेज कोटा की ओर योगदान करने की आवश्यकता नहीं होगी और यह उन ईमेलों को खोजने के लिए कठिन बना देता है जिन्हें आप उनके लिए खोजते समय रखना चाहते थे। और ओवर-डिलीट? आप मेरे मित्र की तरह समाप्त हो सकते हैं जिन्होंने एक फ्लाइट कन्फर्मेशन ईमेल को डिलीट कर दिया और लगभग उनकी फ्लाइट छूट गई।
कैसे करें बदलाव
जब आप एक ईमेल के साथ किया जाता है, तो यह सोचने के लिए दो सेकंड लें कि क्या आप भविष्य में फिर से उस तक पहुंच प्राप्त करना चाहते हैं। यदि नहीं: हटाने का समय। यदि हाँ: पुरालेख या फ़ाइल दूर!
गलती # 3: अपने इनबॉक्स का उपयोग एक सूची के रूप में करें
जो लोग टू-डू सूचियों से प्यार नहीं करते हैं, उनके लिए एक आसान समाधान (या ऐसा लगता है) उनके इनबॉक्स का उपयोग करना है। अब, जब मानक ईमेल-संबंधित कार्यों की बात आती है जैसे "मीटिंग के समय के बारे में जैरी के ईमेल का उत्तर दें, " मुझे लगता है कि वे लोग मृत हैं। उन कार्यों को एक टू-डू सूची में नहीं होना चाहिए, उन्हें बस व्यापार के सामान्य पाठ्यक्रम के हिस्से के रूप में उत्तर दिया जाना चाहिए।
लेकिन सच्चे कार्यों के लिए, जैसे "नए ग्राहक के लिए प्रस्ताव बनाएं" या "वेतन कार्यालय का किराया, " मैं दृढ़ता से आपके लिए काम करने वाली एक टू-डू सूची प्रणाली खोजने और उससे चिपके रहने की सलाह देता हूं। क्यूं कर? क्योंकि यदि आप प्रत्येक दिन सबसे महत्वपूर्ण कार्य करना चाहते हैं, तो आपको अपनी टू-डू सूची को प्राथमिकता देने और ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होना चाहिए। टू-डू सूची के रूप में अपने इनबॉक्स का उपयोग करने से आपका समय अन्य लोगों के हाथों में चला जाता है। प्रत्येक नए ईमेल के साथ एक नया टू-डू आता है, चाहे वह आपको पसंद हो या न हो। लेकिन होश में करने के लिए अपनी टू-डू सूची में एक कार्य जोड़ना यह निर्धारित करने का एक मौका है कि क्या आपको वास्तव में अन्य काम के बजाय अभी ऐसा करना चाहिए।
अभी भी यकीन नहीं हुआ? जिल डफी, लियो बाबूटा, और जेसी गार्नर सभी इसके लिए उत्कृष्ट मामले बनाते हैं।
कैसे करें बदलाव
अपने इनबॉक्स के माध्यम से जाएं, और किसी भी कार्रवाई योग्य डॉस को बाहर निकालें। अगर उस ईमेल को इनबॉक्स-योग्य बनाने, संग्रह, फ़ाइल, या ईमेल को हटाने के लिए एकमात्र चीज़ थी। और ठीक है, यदि आप वास्तव में अपने इनबॉक्स को एक टू-डू सूची के रूप में उपयोग करने पर जोर देते हैं, तो मेलबॉक्स की कोशिश करें, एक ऐसा ऐप जो ईमेल को डॉस में बदलने और उन्हें आपके इनबॉक्स से बाहर निकालने में मदद कर सकता है।
