मुझे सूचनाओं के लेन-देन का गहन भय है। ज़रूर, यह थोड़ा पागल है, लेकिन मैं अपने फोन पर किसी भी लाल झंडे को छोड़ने से इनकार करता हूं। इसका मतलब है कि मैं तुरंत अपने द्वारा प्राप्त हर बैंकिंग अलर्ट को खोलता हूं (यहां तक कि अगर मुझे पता है कि खरीद मेरी थी), मुझे प्राप्त होने वाला प्रत्येक ईमेल (भले ही मैं वास्तव में इसे तुरंत नहीं पढ़ता हूं), और हर पाठ जो मुझे दिखाई देता है (भले ही मैं डॉन न हो) t तुरंत प्रतिक्रिया दें)।
आप सोच सकते हैं कि इस वजह से मैं अपना हर दिन अपने नाक के साथ अपने फोन में बिताता हूं, लेकिन मैं ऐसा नहीं करता। मैं वास्तव में लगातार सूचनाएं हटाने और इनबॉक्स शून्य तक पहुंचने से खुद को बहुत परेशानी और चिंता से बचाता हूं। जब आपने प्रत्येक ईमेल को न केवल खोला, हटाया, और उत्तर दिया, बल्कि आपने उसे किसी न किसी रूप में अपने इनबॉक्स से निकाल दिया है।
मैंने कई लोगों के साथ बात की है जिनके साथ मैं काम करता हूं कि वे इतने सारे संदेशों को बिना पढ़े छोड़ देते हैं, उनके इनबॉक्स में रहते हैं, और मुझे कुछ बहुत ही उचित, तार्किक जवाब मिले: "यह मुझे उन्हें जवाब देने की याद दिलाता है, " "मैं उन्हें अपने रूप में उपयोग करता हूं दिन के लिए सूची, "" मैं उन्हें बंद रखता हूं अगर मुझे पता है कि मैं उन्हें किसी बिंदु पर पढ़ना चाहता हूं, लेकिन अब समय नहीं है, "" उन्हें ढूंढना आसान है, "" यह स्पैम है, मेरे पास नहीं है उसे पढ़ने के लिए। ”
लेकिन मैंने उनसे यह भी पूछा कि क्या उन्हें बेहतर महसूस होगा यदि उनके पास कोई बचे हुए ईमेल नहीं थे, या अगर यह उनके इनबॉक्स के बगल में इतनी अधिक संख्या में सूचनाएं देखने के लिए उन्हें जोर दिया, और उनमें से अधिकांश ने दोनों के लिए हां कहा। क्योंकि अगर आपको लगता है कि आपके पास एक मूर्ख-प्रूफ प्रणाली है, तो मानसिक रूप से, अपूर्णता की भावना, कुछ गायब होने की, लोगों को इंतजार करना छोड़ दें, फिर भी आप पर गुस्सा करेंगे।
तो आपका सबसे अच्छा विकल्प यह है कि आप सब कुछ खोलकर अपने इनबॉक्स से हटा दें।
क्या यह ध्वनि आपके लिए असंभव है? क्या आपको लगता है कि आप बहुत गहरे हैं जहाँ मैं हूँ? अपनी टोपियों को पकड़ें, क्योंकि मैं आपके दिमाग को और आपके इनबॉक्स को पांच आसान चरणों में उड़ाने वाला हूं।
चरण 1: अपना समय खोजें
पहले चीजें, यह पता लगाने के लिए कि आपको इसे पूरा करने के लिए कितना समय चाहिए। यह इस बात पर भी निर्भर करता है कि आपके इनबॉक्स में वर्तमान में कितने ईमेल हैं - जितनी बड़ी संख्या, उतनी ही अधिक समय लगेगा।
यदि आप चाहते हैं कि यह एक प्रकार का सौदा हो, तो आपको समय का एक अच्छा हिस्सा बंद करना होगा। सुनिश्चित करें कि यह आपके शेड्यूल में अच्छी तरह से फिट बैठता है - जब आप तनाव में हों, या अतिभारित हों या बुरे मूड में हों, तो ऐसा करने की कोशिश न करें, क्योंकि जब महत्वपूर्ण प्रतिक्रिया जैसी चीजें दरार से गुजरती हैं।
इसके विपरीत, यदि आप इसे एक बार में एक बच्चे को संभालना पसंद करते हैं - एक दिन सभी कबाड़ को अनसब्सक्राइब करते हैं, एक और दिन फ़ोल्डर्स बनाते हैं, और इस तरह - सुनिश्चित करें कि आप उस समय को अपने शेड्यूल में रोजाना बंद कर रहे हैं। शारीरिक रूप से इसे अपने कैलेंडर या टू-डू सूची में डालने से आप इसे पूरा करने के लिए अधिक (महसूस) करने को बाध्य हो जाते हैं।
और बस एक नोट के रूप में, इनबॉक्स शून्य कभी भी एक बार की चीज नहीं होगी (लेकिन बाद में उस पर अधिक)।
चरण 2: अपने इनबॉक्स का आकलन करें
अगला, चलो एक अच्छा, लंबे समय पर देखें कि हम किसके साथ काम कर रहे हैं। बस देखो - कुछ भी नहीं छूना, हटाना, या क्लिक करना। केवल विषय पंक्तियों, प्राप्त तिथियों और प्रेषक के माध्यम से ब्राउज़ करें और रुझानों पर ध्यान दें:
- आप नियमित रूप से किस प्रकार के ईमेल प्राप्त कर रहे हैं? क्या उनमें से अधिकांश समाचार पत्र हैं? जंक मेल? आपके बॉस, परिवार, या दोस्तों के संदेश? श्रृंखला पत्र?
- विषय रेखाएँ क्या हैं? क्या वे विशिष्ट हैं? क्या वे आसानी से आपको सामग्री के बारे में जानकारी देते हैं?
- वे किस तारीख से हैं? कई महीने पहले? क्या उनमें से ज्यादातर सप्ताह के एक दिन से आते हैं?
- आपको कौन ईमेल कर रहा है? संभावना है कि उनमें से एक अच्छा हिस्सा केवल कुछ लोगों या खातों से आता है।
यह अभ्यास न केवल आपके इनबॉक्स का उत्तर देने, व्यवस्थित करने और संघनित करने के लिए आपके सर्वोत्तम दृष्टिकोण का पता लगाने में मदद करेगा, बल्कि यह आपको अपनी विशिष्ट आदतों से भी अवगत कराएगा। यदि आप संदेशों को महीनों तक उनकी जाँच किए बिना रखते हैं, तो यह एक शिथिलता का मुद्दा है। यदि आपके पास काम करने वालों की तुलना में अधिक जंक ईमेल हैं, तो यह एक प्राथमिकता मुद्दा है। यदि आप एक ही लोगों से बहुत अधिक प्राप्त कर रहे हैं, तो यह एक संचार समस्या है। और, यदि आप थोक प्राप्त कर रहे हैं, तो सोमवार को, यह एक शेड्यूलिंग मुद्दा है। और मुझ पर भरोसा करो, ये सब आसानी से तय हो जाते हैं।
आगे बढ़ते रहना…
चरण 3: सदस्यता समाप्त करें और स्पैम करें
पहली चीज़ जो हम शारीरिक रूप से करने जा रहे हैं, वह आपके सभी स्पैम को हटाना और हटाना शुरू कर देता है। आपको आश्चर्य होगा कि महत्वपूर्ण सामान को संभालने से पहले ही यह कितना साफ हो जाता है।
यहां वे प्रकार हैं जिनकी आपको सबसे अधिक संभावना है:
- उन लोगों से ईमेल करें, जिनके प्रति आप हमेशा प्रतिक्रिया देते हैं
- उन लोगों से ईमेल, जिन्हें आप कभी-कभी प्रतिक्रिया देते हैं
- उन लोगों से ईमेल, जिनके प्रति आप कभी प्रतिक्रिया नहीं देते हैं
- समाचार पत्र और सदस्यता (आप वास्तव में सदस्यता लें)
- सोशल मीडिया अलर्ट
- जंक / स्पैम / पीआर संदेश / अज्ञात प्रेषक
पिछली तीन श्रेणियां वे हैं जो हम यहाँ पहले से निपटने जा रहे हैं, "गैर-काम" या "मज़े के लिए" ढेर।
समाचार पत्र और सदस्यताएँ
ये "जंक" मेल के सबसे महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि संभावना है कि आप वैध समय के लिए किसी समय में इनकी सदस्यता लें। यह एक ऐसा स्टोर हो सकता है जिसे आप प्यार करते हैं और एक समाचार आउटलेट, एक वैज्ञानिक पत्रिका, एक उत्पाद राउंड-अप से कूपन प्राप्त करते हैं।
इसलिए, इससे पहले कि मैं खराब पुलिस वाला खेलता हूं और यह सब से छुटकारा पाने के लिए कहता हूं - जो, ईमानदारी से, एक भयानक विचार नहीं है यदि आप एक नई शुरुआत चाहते हैं - चलो सब कुछ परिप्रेक्ष्य में डाल दें और पता लगाएं कि आप वास्तव में क्या उपयोग कर रहे हैं। प्रत्येक के लिए, अपने आप से ये तीन प्रश्न पूछें:
- आप उन्हें कितनी बार खोलते हैं?
- यदि आप उन्हें खोलते हैं, तो आप उन्हें वास्तव में कितनी बार पढ़ते हैं?
- यदि आप उन्हें पढ़ते हैं, तो आप कितनी बार उनका उपयोग करते हैं? (क्या इसका मतलब यह है कि इसे प्रिंट करना, किसी मित्र को भेजना, अपने काम में इसे संदर्भित करना, इसे सहेजना और बाद में इसे फिर से पढ़ना)
यदि आप इन सवालों का जवाब नहीं दे सकते हैं, तो सदस्यता समाप्त करें और हटा दें। यदि आप इसे नंबर तीन पर नहीं बना सकते हैं, तो सदस्यता समाप्त करें और हटाएं। यदि आपको याद नहीं है कि आपने उन्हें पहली जगह में कैसे प्राप्त करना शुरू किया, तो सदस्यता समाप्त करें और हटाएं। यदि आप उन्हें अक्सर पर्याप्त नहीं खोलते हैं, तो सदस्यता समाप्त करें और हटाएं। यदि आप बाड़ पर हैं तो ठीक है -Unroll.me एक ऐप है जो आपको सदस्यता के उस विशाल ढेर के माध्यम से छाँटने में मदद करेगा ताकि आपको स्वयं काम न करना पड़े।
दयालु बनें, लेकिन खुद के साथ ईमानदार रहें। क्या आप वास्तव में समाप्त होने से पहले उस कूपन का उपयोग करने के लिए याद रखने वाले हैं? क्या आप कभी वास्तव में वापस जाने और उस लेख को पढ़ने जा रहे हैं? क्या आप वास्तव में एक्सवाईजेड के बारे में सुनने के बारे में परवाह करते हैं? यदि यह उत्साही नहीं है तो "हाँ!" बाद में खुद को सिरदर्द से बचाएं और गर्भनाल को काटें।
सोशल मीडिया अलर्ट
यह उन सभी ईमेलों का गठन करता है जो आपको ट्विटर, फेसबुक, इंस्टाग्राम, लिंक्डइन, मीडियम, स्पॉटिफाई, स्नैपचैट, स्काइप, वेनमो से प्राप्त होते हैं-क्या मुझे कोई याद नहीं है? ठीक है, अगर आपको लगता है कि यह इनसे संबंधित है, तो इसे ढेर में भी फेंक दें। उनमें से शायद कुछ कहते हैं जैसे "जेसी ने आपकी पोस्ट पर टिप्पणी की" या "आपके पास 25 नए अनुयायी हैं, " जबकि अन्य प्रचारक, सुरक्षा जांच या समाचार पत्र हैं।
इनबॉक्स शून्य की खातिर, मैं बस यह कहने जा रहा हूं कि आपको अपने खाते और सोशल मीडिया को यथासंभव अलग रखने की कोशिश करनी चाहिए। क्योंकि इनबॉक्स नोटिफिकेशन प्राप्त करने के अलावा, आपको संभवतः अपने ऐप के कोने में एक फ़ोन सूचना और एक चमकदार लाल नंबर भी मिल जाता है - जो अंततः इसे निरर्थक बना देता है।
इसलिए, आपका अगला कार्य आपके द्वारा सोशल मीडिया खाते में जाना है, "सेटिंग" पर क्लिक करें और अपने सभी ईमेल अलर्ट को बंद कर दें। फिर, पिछले एक मंच पर क्लिक करें जिसे आपने भेजा था और "अनसब्सक्राइब" को हिट करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप उनकी सूची से भी बाहर हैं।
इस की सुंदरता यह है कि यह एक स्थायी निर्णय नहीं है - आप हमेशा वापस जा सकते हैं और अपनी सेटिंग्स बदल सकते हैं। लेकिन मैं बड़ा पैसा रखूँगा कि आप एक चीज़ याद नहीं करेंगे।
कचरा
बहुत सारे कबाड़ हम खुद पर डालते हैं, चाहे वह इसलिए हो क्योंकि हम अपनी जानकारी को यादृच्छिक स्टोरों को सौंप देते हैं, या हम अपने पते को अपने सोशल मीडिया पर सूचीबद्ध करते हैं, या हम अजनबियों को जवाब देते हैं। तो आपके लिए मेरी सबसे बड़ी सलाह यह है कि आप अपने ईमेल को किस तरह और किसको देते हैं, में हमेशा सतर्क रहें।
लेकिन यह कुछ अपरिहार्य है, और यह वह सामान है जिसे आपको बिना खोले हटाना चाहिए। और जो लोग आपको सामान भेजते रहते हैं, उन्हें हटाने से पहले उन्हें स्पैम के रूप में रिपोर्ट करना सुनिश्चित करें ताकि वे फिर से दिखाई न दें।
चरण 4: व्यवस्थित हो जाओ
एक बार जब आप फ़्लॉफ़ के अधिकांश हिस्से को संभाल चुके होते हैं - और फ़्लफ़ को संभालने के बाद ही - यह मीठी सामग्री तक पहुँचने का समय है - या शीर्ष तीन श्रेणियां जिन्हें मैंने ऊपर सूचीबद्ध किया है।
अब, मैं आपको यह नहीं बताने जा रहा हूं कि आप अपने इनबॉक्स को कैसे व्यवस्थित कर सकते हैं - कोई आदर्श प्रणाली, आदर्श रणनीति या "हर सफल व्यक्ति ऐसा नहीं करता है" विधि। आप अपने मेल के रक्षक हैं, और इसलिए आप अपनी इच्छानुसार इसे व्यवस्थित करने के लायक हैं। लेकिन मैं एक दो दृष्टिकोणों को सूचीबद्ध करूँगा जो आप ले सकते हैं:
लेबल और फ़ोल्डर का उपयोग करना
यह अपने जैसे लोगों के लिए एक विकल्प है जो ऐप का उपयोग करने से इनकार करते हैं जब वे इसे स्वयं कर सकते हैं। सबसे पहले, प्रत्येक ईमेल के लिए यह पता करें कि क्या आपको तुरंत जवाब देना है, अगर आपको बाद में जवाब देने की आवश्यकता है, या यदि आपको बिल्कुल भी जवाब देने की आवश्यकता नहीं है (इसके लिए मैं कहने वाला हूं कि इसे खोलें, इसे पढ़ें, और या तो। इसे फाइल करें या इसे उसी क्षण हटा दें)।
फिर, अपनी कार्ययोजना तय करें। यदि आपको जल्द ही जवाब देने की आवश्यकता है, लेकिन अभी समय नहीं है, तो इसे स्टार करें या "जवाब देने की आवश्यकता" नामक एक फ़ोल्डर में रखें और उस फ़ोल्डर पर वापस जांच करने के लिए अपनी टू-डू सूची पर एक नोट डालें।
यदि आपको अधिक समय तक प्रतीक्षा करने की आवश्यकता है - हो सकता है कि आप संबंधित किसी चीज़ पर काम कर रहे हों - एक छोटी प्रतिक्रिया भेजें, जिससे प्रेषक को यह पता चले कि आपने संदेश देखा है और एक्स दिनों में उसे या उसे वापस मिल जाएगा। फिर, "प्रक्रिया में" लेबल वाले किसी अन्य फ़ोल्डर में फ़ाइल करें।
अपने फ़ोल्डरों का नामकरण करते समय, सुनिश्चित करें कि आप विशिष्ट हैं और उन्हें आसानी से पहचानने योग्य बना रहे हैं। यह भूलने से बुरा कुछ नहीं है कि आपने अपने बैंक स्टेटमेंट या बीमा की जानकारी कहाँ रखी है क्योंकि फ़ोल्डर को "विविध" लेबल किया गया था।
मौके पर हर संदेश को खोलने के लिए सबसे महत्वपूर्ण चाल जगह में एक और बैक-अप सिस्टम है। निश्चित रूप से, फ़ोल्डर्स का उपयोग करना उन्हें व्यवस्थित रखता है, लेकिन क्योंकि वे पहले से ही खुले हैं, इसलिए उन पर जांच करने के लिए कोई चेतावनी संकेत नहीं है। इसलिए, अपनी टू-डू सूची, अपने ऑनलाइन कैलेंडर, या अपने फोन रिमाइंडर पर यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप कब कुछ प्राप्त कर रहे हैं और कब आपको किसी से वापस मिलने की आवश्यकता है, इस पर ध्यान रखें।
ऐप्स का उपयोग करना
यदि पहला दृष्टिकोण आपके लिए काम नहीं करता है, तो हमेशा ऐप्स होते हैं! और मेरे पास आपको परखने के लिए बहुत कुछ है।
Gmail के लिए, Google द्वारा इनबॉक्स आज़माएं, एक भयानक उपकरण जो आपको फ़ोटो या घटनाओं के लिए जल्दी से स्कैन करने, संदेशों को श्रेणियों में क्रमबद्ध करने और यहां तक कि आपके कैलेंडर के साथ सिंक करने में मदद करता है। इसके अलावा, जीमेल का एक विस्तार, बूमरैंग आपको ईमेल को बाद में भेजने और जब आप या किसी को जवाब देना है तो अपडेट भेजने के लिए शेड्यूल करने देता है ताकि आपको कभी भी उन्हें छोड़ना न पड़े।
अन्य महान संगठन ऐप्स में Sortd शामिल है, जो उपयोगी सूचियाँ बनाता है, ऑर्गनाइज़र, जो स्वचालित रूप से आपके संदेशों को सॉर्ट करता है, और CloudMagic, जो आपको बाद में वापस आने के लिए आइटम्स को स्नूज़ करने देता है।
दैनिक आधार पर अपने इनबॉक्स को और अधिक मज़ेदार बनाने के लिए, ईमेल गेम आज़माएँ, जो आपके प्रयास को कई बार सकारात्मक प्रतिक्रिया के साथ पुरस्कृत करता है। और शौकीन चावला मोबाइल उपयोगकर्ताओं के लिए, बॉक्सर को जवाब देने और कुशलता से और हल करने के लिए अपने अंतिम उपकरण का प्रयास करें।
चरण 5: भविष्य के लिए एक सिस्टम बनाएं
बधाई हो! आप (उम्मीद) हर ईमेल के माध्यम से चले गए हैं, इसे हटा दिया गया है या उस सुंदर संख्या शून्य पर पहुंच गया है।
लेकिन काम यहाँ नहीं रुकता है - अब आपको इसे बनाए रखने के लिए एक विधि के साथ आना होगा। यहाँ दो बातें हैं जो मैं आपके इनबॉक्स को लगातार आधार पर कम रखने की सलाह देता हूं:
अपने नेटवर्क से बात करें
जब आपने चरण दो में अपने इनबॉक्स का विश्लेषण किया, तो क्या कुछ निश्चित लोग थे जो बाहर फंस गए थे? क्या यह इसलिए है क्योंकि वे आपको सबसे अधिक संदेश भेजते हैं, या क्योंकि उनके पास एक विशिष्ट समय या दिन है जो वे आपके साथ संवाद करते हैं?
ये सटीक लोग आपको इनबॉक्स शून्य (जो सोचा होगा?) बनाए रखने में मदद कर सकते हैं। एक बार जब आप यह पता लगा लेते हैं कि आपके लिए कौन सी प्रणाली काम करती है, तो तय करें कि आप ईमेल कैसे प्राप्त करते हैं और अपने नेटवर्क को बताएं।
उदाहरण के लिए, मेरे बॉस को उसकी ज़रूरत के ईमेल खोजने के लिए विषय पंक्ति द्वारा खोजा जाता है, इसलिए मैं हमेशा विषय पंक्ति में उसे पर्याप्त जानकारी प्रदान करना सुनिश्चित करता हूं ताकि उन्हें ढूंढना आसान हो। इसी तरह, हम बहुत सारे गैर-जरूरी अपडेट को आगे और पीछे भेजते हैं। जैसे ही वे आते हैं, जवाब देने के बजाय, हम कुछ दिनों में केवल कुछ प्रकार के अपडेट भेजने के लिए एक सिस्टम सेट करते हैं। अब मुझे पता है कि किस तरह के संदेशों की उम्मीद है, और कब।
खुला संचार न केवल एक संगठित, सम्मानजनक कार्य प्रवाह के लिए महत्वपूर्ण है, बल्कि इसकी कमी यह भी हो सकती है कि आपके पागल इनबॉक्स में क्या योगदान दे रहा है। इसलिए, अपने बॉस और सहकर्मियों के साथ बैठें और उन्हें बताएं कि आपको बेहतर चीजें कैसे भेजनी हैं - और उनसे पूछें कि वे क्या पसंद करते हैं!
ऐसे समय भी होंगे जब आप उन चीज़ों पर बहुत सारे ईमेल प्राप्त कर रहे होंगे जो आप आसानी से व्यक्ति के बारे में बात कर सकते हैं। यदि यह बहुत कुछ होता है, तो ऑनलाइन संचार करने के बजाय, उस सभी जानकारी पर जाने के लिए साप्ताहिक बैठकों का समय निर्धारित करें।
अपने दिन में ईमेल का समय निर्धारित करें
भले ही आपके इनबॉक्स में सैकड़ों और हजारों अपठित ईमेल हैं, लेकिन मैं शर्त लगाता हूं कि आप प्रतिदिन अपने खाते की जांच करेंगे, यदि प्रति घंटा नहीं। तो यह इतनी जल्दी नियंत्रण से बाहर क्यों हो जाता है?
मेरा अनुमान है कि आप सक्रिय रूप से इसकी जाँच नहीं करते हैं। आप शायद इसे ताज़ा करते हैं, यह देखने के लिए नीचे स्क्रॉल करें कि किसने क्या भेजा है, और फिर कुछ भी खोलने या वास्तव में पढ़ने से पहले बंद कर दें।
आइए उस आदत को बदलें- प्रत्येक दिन की शुरुआत और अंत में (या हर दो घंटे में संक्षिप्त क्षण) 15 मिनट की दूरी तय करें, ताकि आने वाली हर एक चीज को खोल सकें और उसे खोल सकें। इसे किसी भी अन्य कार्य की तरह प्राथमिकता दें। और थोड़ी देर के बाद, आप सेकंड में प्राप्त होने वाले हर तरह के ईमेल को खोल, पढ़, डिलीट, फाइल और मार्क कर पाएंगे।
आखिरी चीज जो मैं सुझाऊंगा वह है आपके काम और व्यक्तिगत खातों को अलग रखना। जितना अधिक आप दोनों को मिलाते हैं, उतनी ही संभावना है कि आपके काम के खाते में अपठित स्पैम का निर्माण होगा, और महत्वपूर्ण संदेश आपके व्यक्तिगत में खो जाते हैं।
मैंने देखा है, अपने सहयोगियों के खातों का एक गुच्छा देखने के बाद, कि उनके काम बहुत अधिक व्यवस्थित हैं, क्योंकि, समझ से, वे अपने कैरियर को गंभीरता से लेते हैं। लेकिन आपकी निजी जिंदगी उतनी ही प्यार की हकदार है। इसलिए यदि आप वहां इनबॉक्स शून्य पर नहीं हैं, तो इसे समय और ऊर्जा दें जो कि बस साफ होना चाहिए। क्योंकि मैं वास्तव में सभी क्षेत्रों में, एक सुव्यवस्थित जीवन मानता हूं, एक खुशहाल और कम तनावपूर्ण है।
क्या यह आपके लिए काम करता है? क्या आपके पास इनबॉक्स शून्य हैक करने के लिए कोई अन्य सुझाव हैं? मुझे ट्वीट करें!
