यदि आप करियरवादियों से पूछते हैं कि वे अपने इनबॉक्स के बारे में क्या सोचते हैं, तो अधिकांश कहेंगे कि यह अनुवर्ती संदेशों के एक आत्मा-चूसने वाला ब्लैक होल है, जो कि स्टाफ पत्राचारों से परेशान है, और समाचार पत्र या प्रेस विज्ञप्ति वाज़ू को जारी करते हैं। और अगर आप उन लोगों से भी पूछें कि क्या वे कभी भी खुद को हर दिन अपने पूरे इनबॉक्स में देख सकते हैं, तो इस तरह के असंभव करतब का अंदाजा लगाकर सबसे ज्यादा खिलवाड़ करेंगे।
पिछले सप्ताह हालांकि, मैंने एक चुनौती लेने का फैसला किया, जो अधिकांश पेशेवरों को परेशान कर देगा: मैंने बिस्तर पर जाने से पहले हर रात एक बार इनबॉक्स शून्य पाने के लिए एक समझौता किया।
तो, क्या मैंने ऐसा किया? इसका जवाब है हाँ। क्या यह आसान था? मत्स्यावरोध नहीं।
हालांकि मुझे नहीं लगता कि मैं कभी भी अपने जीवन के हर दिन इनबॉक्स शून्य से नीचे जा पाऊंगा, लेकिन मैंने इस तरह से कुछ महत्वपूर्ण सबक सीखे जिससे मुझे अपने इनबॉक्स को बेहतर ढंग से आगे बढ़ाने में मदद मिलेगी।
सबसे बड़ा वाला? जिन चीजों से मुझे सबसे ज़्यादा मदद मिली उनमें से कोई भी ज़मीनी नहीं थी। वे उत्पादकता विशेषज्ञों और ईमेल मोगल्स से बार-बार सुनाई जाने वाली रणनीतियां थीं - यह वास्तव में उन्हें लागू करने और उसके माध्यम से पालन करने का मामला था।
उस नोट पर, मुझे अपने इनबॉक्स को कम भयानक बनाने के लिए वास्तव में कुछ चीजें साझा करने की आवश्यकता है।
1. अपनी अनुसूची पर "उत्तर देने वाला ईमेल" डालें
मैंने इसके बारे में पहले भी लिखा है, लेकिन हर रात इनबॉक्स शून्य प्राप्त करने की कोशिश करते समय मुझे सबसे अधिक प्रभावी चीजों में से एक मेरे इनबॉक्स की लगातार जांच नहीं कर रहा था। इसके बजाय, मैं ईमेल करने के लिए समर्पित करने के लिए प्रत्येक दिन कुछ निश्चित समय को अवरुद्ध करूंगा: मेरे लिए, सुबह 30-60 मिनट, दोपहर के भोजन पर, और देर से दोपहर में चीजों को दूर करने के लिए बहुत समय था।
ऐसा लगता है कि प्रतिवाद (मुझे यकीन है कि संदेह था), लेकिन उस एक कार्य पर ध्यान केंद्रित करके और कुछ नहीं, मैं अपने इनबॉक्स के माध्यम से सामान्य से बहुत अधिक तेज़ी से प्राप्त करने में सक्षम था। समयरेखा होने से मुझे ईमेल के माध्यम से भी तेज गति से शक्ति प्राप्त करने के लिए प्रोत्साहित किया गया, बजाय इसके कि मैं जवाब देने या एक विवादास्पद संदेश से विचलित होने की बजाय केवल हटाने के बजाय ऐसा महसूस नहीं करता।
इसके अतिरिक्त, समय के विशिष्ट विखंडनों में मेरे ईमेलों का उत्तर देने से ऐसा प्रतीत होता है कि यह कभी न खत्म होने वाली ठाठ से कम है और मेरी टू-डू सूची में सिर्फ एक और चीज की तरह है, जो बहुत आसान था। इस सप्ताह से पहले, मुझे महसूस नहीं हुआ कि मेरा इनबॉक्स हमेशा मेरे दिमाग के पीछे था, और मैं पूरे दिन अपने ईमेल खाते की जांच कर रहा था। क्योंकि यह मेरे शेड्यूल का हिस्सा बन गया था, जैसे कि सब कुछ, मैं सवाल नहीं कर रहा था जब मुझे अपना अगला ईमेल भेजना था; मैंने अभी इसके लिए समय बनाया है।
यह एक सत्र के अंत में "साइन ऑफ" करने के लिए सुपर अच्छा था और साइबर स्पेस की दुनिया में क्या चल रहा था, इसके बारे में चिंता न करें।
2. उत्तर अधिकांश ईमेल सही दूर
व्यक्तिगत रूप से, मेरे इनबॉक्स में लगभग 65-70% ईमेल को त्वरित प्रतिक्रियाओं की आवश्यकता होती है जो मुझे लिखने में एक या दो मिनट से भी कम समय लगता है। बहुत बार, मुझे अपने इनबॉक्स में छोड़ने की बुरी आदत पड़ जाती है और कहते हैं, "एह, ये आसान हैं। मैं उन्हें बाद में ले आऊंगा। ”लेकिन, जैसा कि मैंने महसूस किया, वास्तव में मुझे उन्हें पढ़ने के लिए अधिक समय और ऊर्जा मिल रही थी, उन्हें यह तय करने के लिए पर्याप्त प्रक्रिया करें कि वे बाद में आने तक दूर करने के लिए पर्याप्त आसान थे, और फिर बाद में वापस आएं और प्रक्रिया करें उन्हें फिर से जवाब देने के लिए।
वास्तव में अपने आप को उन पत्राचारों का सही उत्तर देने के लिए मजबूर करने के बाद और मेरे कीमती "ईमेल आंसरिंग" समय के दौरान, मैं अपने इनबॉक्स से अधिक चीजें प्राप्त करने और अपने दिमाग को बंद करने में सक्षम था- और उस मायावी इनबॉक्स शून्य के करीब चला गया।
3. पंट अदर ईमेल्स टू स्ट्रेटेजिक टाइम्स
मैं अंत में पिछले सप्ताह जीमेल पर बूमरैंग ऐप स्थापित किया था, मेरे एक बहुत व्यस्त दोस्त के बाद मैं इसे प्राप्त करने के लिए जोर देता रहा ("यह एक लाइफसेवर है!" वह कहती रही)। और मुझे स्वीकार करना होगा: वह सही थी।
बहुत सरलता से, बुमेरांग आपको पुन: शेड्यूल करने की अनुमति देता है जब ईमेल आपके इनबॉक्स में दिखाई देते हैं। हालांकि यह बाद में सब कुछ शेड्यूल करने के लिए धोखा देने जैसा लग सकता है ("मुझे कल सुबह मेरे इनबॉक्स में दिखाने के लिए 45 ईमेल शेड्यूल करके इनबॉक्स ज़ीरो इनबॉक्स मिल गया!"), बिंदु यह है कि आप इसे कैसे उपयोग करते हैं, इसके साथ रणनीतिक होना चाहिए।
उदाहरण के लिए, एक लोकप्रिय कॉलेज प्रवेश वेबसाइट के सह-संस्थापक के रूप में, उच्च विद्यालय के कर्मचारी लगातार मुझे कॉलेज निबंध ड्राफ्ट को संपादित करने के लिए भेजते हैं, जो मुझे कुछ करने का आनंद देते हैं। हालाँकि, उन ड्राफ्ट को मेरे इनबॉक्स में एक दिन के लिए बैठना मज़ेदार नहीं है, और मेरे पास उनके द्वारा दिखाए गए दूसरे को संपादित करने का समय नहीं है। इसके बजाय, मैंने बूमरैंग का उपयोग उन्हें वापस आने के लिए शेड्यूल करने के लिए किया था जब मेरे पास उन्हें संपादित करने के लिए अधिक समय था (मेरे मामले में, यह शुक्रवार की दोपहर को है)।
शेड्यूल करने में सक्षम होने के कारण जो मेरी इनबॉक्स में आया, उसने मेरी उत्पादकता में बहुत अंतर किया और मैं कितना सक्षम हो पाया।
ऐसा करने के एक और तरीके के लिए, इनबॉक्स जीनियस एलेक्स कैवलाकोस ने लेबल और फ़ोल्डरों का उपयोग करके विभिन्न स्तरों के प्रयासों की आवश्यकता वाले ईमेल के लिए एक प्रणाली के बारे में यहां लिखा। बाते कर रहे हैं जिससे कि:
4. लेबल या फोल्डर्स का उपयोग करें
मेरे शब्दों को चिह्नित करें: अपने सभी ईमेल को डंप करने के लिए किसी तरह के लैंडफिल के रूप में अपने इनबॉक्स का उपयोग न करें; लेबल, टैब या फ़ोल्डरों का उपयोग करें (जो भी आपके ईमेल प्रदाता उन्हें कॉल करते हैं) ठीक से व्यवस्थित करने और आपके द्वारा प्राप्त सभी चीज़ों को फ़ाइल करने के लिए।
मेरे ईमेल खाते पर 30 से अधिक अलग-अलग लेबल हैं, और जबकि यह अस्पष्ट या विशिष्ट लग सकता है, यह मुझे उन संदेशों को शीघ्रता से प्राप्त करने में मदद करता है जिनकी मुझे आवश्यकता है और एक बार जब मैं उनके साथ काम कर रहा हूं, तो मेरे इनबॉक्स को पूरी तरह से कम डरावना लगता है।
उदाहरण के लिए, अभी मेरे पास प्रॉस्पेक्ट से मेरे कुछ कर्मचारियों के साथ आगे और पीछे के पत्राचार चल रहे हैं। हर समय मेरे इनबॉक्स में चल रहे ईमेलों को छोड़ने के बजाय, मैंने उन्हें अपने संबंधित प्रॉस्पेक्ट-संबंधित फ़ोल्डरों के तहत दायर किया है ताकि वे केवल तभी पॉप अप करें जब कोई नया संदेश हो। यह मेरे द्वारा पहले से निपटाए गए चीजों के मेरे इनबॉक्स को भौतिक रूप से साफ़ करता है, जो अन्य सामानों को बदले में पूरी तरह से अधिक प्रबंधनीय महसूस कराता है।
5. ईमेल सूचियों से सदस्यता समाप्त करें
यह टिप बहुत आत्म-व्याख्यात्मक है: सभी फुलाना से छुटकारा पाएं। जब कुछ समाचार पत्र आते हैं तो क्या आप सीधे अपने इनबॉक्स में आइकन पर जा सकते हैं? बस सदस्यता समाप्त करें। और "लेकिन मैं इसे बाद में पढ़ सकता हूँ!" मेरे अंगूठे का नियम यह है कि यदि मैं लगातार तीन बार एक समाचार पत्र को हटाता हूं, तो मैं मौके पर पहुंच जाता हूं।
मैंने व्यक्तिगत रूप से विभिन्न जिग्स के लिए बहुत सारे समाचारपत्रिकाएं पढ़ी हैं, इसलिए स्लोग के माध्यम से प्राप्त करने के लिए, मैंने अपने इनबॉक्स में दिखाई देने वाले समाचारपत्रकों के लिए अधिक सुविधाजनक समय खोजने के लिए बूमरैंग का उपयोग किया, और मैंने बाकी सब से सदस्यता समाप्त कर दी।
खुद को इन ईमेल सूचियों से दूर करके, मैं अनिवार्य रूप से हर दिन कई दर्जन से अधिक ईमेल प्राप्त करने से खुद को बचाए रख रहा था। इससे पहले, मुझे ऐसा लगा कि मैंने अपने इनबॉक्स का आधा समय सिर्फ न्यूज़लेटर्स और अन्य सामूहिक ईमेल सूचियों को हटाने में बिताया है, जिसके बारे में मुझे चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। ऐसा लगता है कि मेरा इनबॉक्स व्यक्तिगत ईमेल के बारे में है जो विशेष रूप से मेरे लिए निर्देशित है, और मेरे पास रखे गए समाचार पत्र ऐसी चीजें हैं जिन्हें मैं वास्तव में पढ़ने के लिए तत्पर हूं।
मेरे प्रयोग को देखते हुए, क्या हर दिन इनबॉक्स शून्य प्राप्त करने का प्रयास करना उचित था?
मुझे लगता है कि संक्षिप्त उत्तर नहीं है, आपको स्वर्ग और पृथ्वी को यह देखने के लिए नहीं जाना चाहिए कि ओह-सो-प्यारे "नो न्यू मेल!" जीमेल में हर रात बिस्तर से पहले बैनर। हालाँकि, इस प्रयोग ने मुझे यह साबित कर दिया कि मुझे हर समय मेरे इनबॉक्स में बैठे ईमेल के दर्जनों (यदि सैकड़ों नहीं) होने की आवश्यकता थी; संदेशों में कटौती करने के तरीके थे और इसलिए मेरे ईमेल-प्रेरित तनाव के स्तर को कम कर दिया। मैं अब इस बात से अवगत हूं कि ईमेल का जवाब देना एक सदा का काम नहीं है- यह मेरी दैनिक टू-डू सूची में एक और पायदान है, जो मुझे इसके बारे में कम चिंतित महसूस कराता है।
अपनी ईमेल की आदतों में बदलाव करके, मैंने ईमेल प्राप्त करने और भेजने की पूरी प्रक्रिया को अपने आप में बहुत आसान बना दिया- और मैंने इसे करने में समय की बचत की। अब कौन प्यार नहीं करता है?
