कोई फर्क नहीं पड़ता कि हम अपने इनबॉक्स को अनुकूलित करने की कोशिश में कितना समय बिताते हैं - बैच चेकिंग संदेशों से लेकर घंटियाँ और सीटी जोड़ने तक - ईमेल हमारे जीवन को संभाल लेता है। पिछले महीने के मेरे आँकड़ों को देखते हुए, मैंने 10, 000 ईमेल (eek!) प्राप्त किए और संसाधित किए, इसलिए इस सभी ऑनलाइन पत्राचार को प्रबंधित करने का सही तरीका खोजना मेरे दिन-प्रतिदिन की पवित्रता के लिए महत्वपूर्ण है।
हालांकि, ईमेल को प्रबंधित करने का "सही तरीका" आपकी व्यक्तिगत शैली पर बहुत कुछ निर्भर करता है। मैंने कुछ सबसे लोकप्रिय और सफल रणनीतियों को गोल किया है ताकि आप तय कर सकें कि आपके लिए कौन सा सबसे अच्छा है:
1. लिफो: लास्ट इन फर्स्ट आउट
इस तकनीक को पुराने सामान को खुद के साथ सौदा करने पर भविष्यवाणी की गई है। यह सबसे आम तरीका है कि लोग अपने इनबॉक्स के साथ सौदा करते हैं, ईमेल टॉप-डाउन (उर्फ, हाल ही में प्राप्त ईमेल से शुरू) के माध्यम से पढ़ते हैं।
यह बेहद सुविधाजनक और सहज है, लेकिन इस रणनीति के दो प्राथमिक जोखिम हैं। पहला जोखिम यह है कि आप असंगत जवाबदेही के साथ समाप्त होंगे। उन दिनों में जब आपके पास ईमेल पर खर्च करने के लिए बहुत समय होता है, आप संपर्क करने के लिए बिजली-तेजी से जवाब देंगे। उन दिनों जो आप व्यस्त हैं और बैठकों में, आपको संदेश ढेर होंगे और नए ईमेल के तहत दफन हो जाएंगे।
दूसरा जोखिम यह है कि आप अच्छे अवसरों से चूक सकते हैं क्योंकि आपने समय का पालन नहीं किया। यदि आप इस रणनीति का उपयोग करना चुनते हैं, लेकिन इन जोखिमों को कम करना चाहते हैं, तो मैं सप्ताह में एक या दो बार एक बार ब्लॉक करने की सलाह दूंगा, जिसके दौरान आप रिवर्स कालानुक्रमिक दृष्टिकोण (नीचे सुविधाजनक रूप से उल्लिखित) पर स्विच करते हैं। इस तरह, आप कुछ भी पुराना हटा देंगे जो महत्वपूर्ण हो सकता है।
2. रिवर्स क्रोनोलॉजिकल
LIFO के विपरीत, रिवर्स कालानुक्रमिक दृष्टिकोण लेने का मतलब है कि पहले सबसे पुराने ईमेल से निपटना। यदि आप जीमेल का उपयोग करते हैं, तो आप अपने दाहिने कोने में ईमेल काउंटर पर क्लिक करके, अपने इनबॉक्स की छँटाई को बदल सकते हैं।
इस रणनीति के साथ, आप अक्सर आपके द्वारा डाले जा रहे कठिन ईमेल के साथ सामना करेंगे, जो कि किसी भी पुराने शिथिलता के लिए बहुत अच्छा है। हालांकि, इस रणनीति के लिए एक नकारात्मक पहलू है। यदि आप किसी ऐसे स्थान पर काम करते हैं, जहाँ आप लगातार तत्काल ईमेल प्राप्त करते हैं, जो वास्तव में तुरंत उत्तर देने की आवश्यकता है, तो रिवर्स कालानुक्रमिक दृष्टिकोण लेना जोखिम भरा हो सकता है। इसके साथ ही, आप निश्चित रूप से वास्तविक कार्यदिवस के दौरान LIFO के साथ इस रणनीति को जोड़ सकते हैं।
3. Yesterbox
Zappos के सीईओ टोनी Hsieh द्वारा उपयोग किया जाता है, Yesterbox तकनीक आज आपको प्राप्त सभी ईमेल के साथ काम करने पर केंद्रित है। Hsieh बताते हैं:
"आपका" प्रत्येक दिन की सूची बस कल के ईमेल इनबॉक्स है (इसलिए, 'Yesterbox')। इसके बारे में महान बात यह है कि जब आप सुबह उठते हैं, तो आप जानते हैं कि आपको कितने ईमेल प्राप्त करने हैं, कल से प्रत्येक ईमेल को संसाधित करने और इसे अपने इनबॉक्स से निकालने की प्रगति की भावना है, और वास्तव में एक बिंदु है जब आपके पास कल से प्रक्रिया के लिए शून्य ईमेल शेष हैं। जब आप पूरा कर लेते हैं, तो वास्तव में पूरा करने की भावना होती है, जो आश्चर्यजनक है। ”
यह किसी के लिए भी एक शानदार रणनीति है जो महसूस करता है कि वे ईमेल में लगातार डूब रहे हैं। जब मैं उसके पूरे पढ़ने की सलाह देता हूं, तो सबसे अच्छा हिस्सा निश्चित रूप से आपके इनबॉक्स पर फिर से नियंत्रण पाने की मात्रा है। अन्य तरीकों के विपरीत, आपका लक्ष्य दिन के समान ही रहता है, और आप समय के साथ पाएंगे कि आपको एक बेहतर संभाल मिलती है कि ईमेल आपको कितनी देर तक ले जाएगा। क्या आपको कल 25 ईमेल मिले थे? ठीक है, आपको एक घंटे से अधिक समय लग सकता है। 70 दिनों के साथ एक बड़ा दिन आ रहा है? आप आगे की योजना बना सकते हैं और वॉल्यूम को प्रबंधित करने के लिए अतिरिक्त समय को रोक सकते हैं।
4. इनबॉक्स शून्य
मर्लिन मान द्वारा बनाया गया एक शब्द, इनबॉक्स शून्य एक ईमेल रणनीति है जिसके द्वारा लक्ष्य हमेशा अपने इनबॉक्स को 100% खाली रखना है। इसके कुछ बड़े लाभ हैं: सब कुछ हमेशा संभाला जाता है, और आप वास्तव में कार्रवाई करने से पहले तीसरी बार ईमेल को फिर से पढ़ने में समय बर्बाद नहीं करते हैं। यह रणनीति टाइप-ए सूची-निर्माताओं (मेरे जैसे!) के लिए अच्छी है, जो अपने इनबॉक्स पर पूर्ण नियंत्रण रखना पसंद करते हैं। लेकिन मेरे अनुभव से, यदि आप इसे बहुत दूर ले जाते हैं तो अपने इनबॉक्स को अपने जीवन को निर्धारित करने देना आसान है। प्रो टिप: जीमेल के लिए बूमरैंग के साथ युगल इनबॉक्स ज़ीरो, एक ऐप जो आपको अपने चुनने के दिनांक और समय तक आपके इनबॉक्स से संदेश भेजने की सुविधा देता है, इसलिए आप आवश्यकतानुसार बाद में जवाब देने और विलंब करने के बीच वास्तव में निर्णय ले सकते हैं।
यदि आप इसे पहली बार आज़मा रहे हैं, तो मैं आपको शुरू करने से पहले इनबॉक्स ज़ीरो पर रहने के लिए लिली हरमन की सप्ताह भर की चुनौती की जाँच करने की सलाह देता हूँ।
प्रत्येक विधि की कोशिश करने के बाद, मैं निश्चितता के साथ कह सकता हूं कि एक रणनीति चुनना आपकी व्यक्तिगत प्राथमिकताओं से मेल खाने के बारे में है, जिन्हें आप (या हतोत्साहित) प्रोत्साहित करना चाहते हैं। आप पा सकते हैं कि मिश्रण और मेल आपके लिए सबसे अच्छा काम करता है। मैं इनबॉक्स ज़ीरो पर एक लंबे समय के लिए चला गया और तय किया है कि उन पिछले कुछ किया जा रहा का तनाव इसके लायक नहीं था। लेकिन जब तक मैं हर रात बिस्तर पर नहीं जाता, तब तक मैं 20 ईमेल के तहत अपना इनबॉक्स रखता हूं - बस इतना ही कि मैं उन सभी को त्वरित जांच के लिए अपनी स्क्रीन पर देख सकता हूं कि कुछ भी दरार के माध्यम से नहीं गिरा। जब तक आप अपने इनबॉक्स के गुलाम नहीं होते और आपको जिस किसी से भी सुनने की जरूरत होती है, उसे समय पर जवाब मिल जाता है, तो किसे न्याय करना है?
