आप स्टारबक्स की कतार में हैं। आप एक बैठक में आने वाले पहले व्यक्ति हैं। तुम अभी जाग रहे हो।
इन सभी स्थितियों में क्या आम है?
आप अपने ईमेल की जाँच भी कर रहे हैं - और इस सब से गुजरने के विचार में कराह रहे हैं।
कौन डेस्क के प्रबंधन से दूर अपने समय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा खर्च नहीं करता है - या मुझे फोन पर ईमेल का प्रबंधन करने का प्रयास करना चाहिए? इससे दूर होना असंभव है। हालाँकि, आपको उस छोटी सूचना संख्या (जो उच्चतर और उच्चतर होती रहती है) को आपके तनाव से दूर रखने के बजाय, आप बस इसे संभालने के तरीके को बदल सकते हैं।
यहाँ चार तरीके दिए गए हैं जिनसे मुझे थोड़ा और समझदार बने रहने में मदद मिली है।
1. अपने फोन को पढ़ें मैसेज को आप तक पहुंचाएं
अपने आवागमन के लिए और काम से पूरी तरह से उपयोग करने के लिए, टॉकलर का उपयोग करने पर विचार करें। यह एक ऐसा ऐप है जो आपके ईमेल को आपको पढ़ता है। और यह सिर्फ वहाँ नहीं रुकता है, यह आपको रिकॉर्डिंग के साथ जाने या उत्तर देने के रूप में उन्हें हटाने में भी सक्षम बनाता है। इसका मतलब है कि आप दोनों हाथों को पहिया पर रख सकते हैं (या मेट्रो के पोल को पकड़कर) और फिर भी कार्यालय के लिए उत्पादक मार्ग हो सकते हैं। और अच्छी खबर: यह एक्सचेंज प्लेटफॉर्म के साथ-साथ अधिकांश कंपनी ईमेल प्रदाताओं पर भी काम करता है।
2. पढ़ें और अधिनियम सही दूर
यह चित्र: आप कॉफी के इंतजार में लाइन में खड़े हैं। तो, आप अपने ईमेल को देख रहे हैं, लेकिन फिर, इससे पहले कि आप पढ़ना भी समाप्त कर सकें, यह आपकी ऑर्डर करने की बारी है। जब आप इसे लेने के लिए प्रतीक्षा करते हैं तब आप फिर से झांकते हैं - हर बार समान शब्दों को दोबारा पढ़ते हुए। लेकिन निश्चित रूप से, आपके पास प्रतिक्रिया देने का समय नहीं है, इसलिए जब आप अपने कार्यालय में वापस आते हैं तो आप उसी ईमेल की जांच करते हैं ।
बार-बार ईमेल पढ़ना, आपको किसी भी समय नहीं बचा रहा है। इसके बजाय, यह मानते हुए कि यह जरूरी नहीं है, मैं उन संदेशों को स्थानांतरित करता हूं जिनके लिए "ईमेल कार्यों" नामक फ़ोल्डर की प्रतिक्रियाओं की आवश्यकता होती है, यदि आवश्यक कार्रवाई को आपकी टीम पर किसी और व्यक्ति द्वारा नियंत्रित करने की आवश्यकता होती है, तो मैं उन्हें और फिर वहीं संदेश भेज देता हूं। और अगर संदेश को किसी कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है, तो मैं इसे तुरंत हटा देता हूं या इसे संग्रहीत करता हूं। यदि आपके पास ऊपर दिए गए किसी भी चरण के लिए समय नहीं है - अपने फोन को कुछ समय के लिए दूर रखें।
3. फ़िल्टर सेट करें
अपने आप को सब कुछ दर्ज करने के अलावा, आपको सिस्टम को सेट करने के लिए भी समय निकालना चाहिए जो आपके संदेशों को विशिष्ट फ़ोल्डरों में स्वचालित रूप से फ़िल्टर करता है। (यदि आपको शुरू करने में सहायता की आवश्यकता है, तो यह या यह देखें)। जब आपके फोन आपके व्यक्तिगत सहायक की तरह कार्य करने के लिए तैयार हो, तो तत्काल नोटों से कंपनी-वाइड ईमेल को मैन्युअल रूप से सॉर्ट करने का कोई कारण नहीं है। जब तक मैं आपको सामान्य रूप से ऐसा करने की सलाह देता हूं - यह वास्तव में आपके फोन पर अंतर की दुनिया बना देता है क्योंकि आप आने वाले ईमेल को वास्तव में कम करने की कोशिश कर रहे हैं।
4. एक समर्पित ईमेल हस्ताक्षर बनाएँ
आपका मोबाइल ईमेल हस्ताक्षर द्वारपाल और बलि का बकरा दोनों हो सकता है। यह स्पष्ट करना कि आप फोन का उपयोग कर रहे हैं, दूसरे व्यक्ति की अपेक्षाओं का प्रबंधन करेगा। यह उन्हें चेतावनी देता है कि कोई भी टाइपोस संभवतः स्वतः पूर्ण है, और आप अपने डेस्कटॉप पर रहने वाले अनुलग्नक को भेजने में सक्षम नहीं हैं।
अब, यह "उर" या "मुझे 2" टाइप करने का बहाना नहीं है -लेकिन यदि आप एक छोटी सी गलती करते हैं, तो एक स्पष्टीकरण। आप मूल के साथ जा सकते हैं, “कृपया किसी भी टाइपस को माफ करें। यह एक त्वरित मोबाइल प्रतिक्रिया है, "या उससे भी अधिक रसीला, " मेरे फोन से भेजा गया। "
यहां तक कि अगर आप इन विधियों में से एक का उपयोग करना शुरू करते हैं, तो आप आने वाले ईमेल पर कैसे प्रतिक्रिया करते हैं, इसके साथ एक तत्काल सुधार देखेंगे। अचानक जब आप कुछ और अपने इनबॉक्स में आते हैं, तो तनाव महसूस करने के बजाय, आप सामान्य तरीके से काम करने में सक्षम होंगे, यह जानते हुए कि एक मजबूत सिस्टम है।
