स्पैम के माध्यम से बहने के बीच, सही प्रतिक्रियाओं को क्राफ्ट करना, और उन संदेशों पर नज़र रखना, जिनमें अनुवर्ती की आवश्यकता होती है, अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर रहना अपने आप में एक नौकरी की तरह महसूस कर सकता है। इसीलिए हमने उन पेशेवरों के दिमाग को चुना जिन्होंने एक दिन में सैकड़ों ईमेल प्राप्त करने के बावजूद कुशल, संगठित इनबॉक्स को गुप्त रखा है। क्योंकि जगह में एक सिस्टम होने से आप सबसे अनियंत्रित इनबॉक्स को जीतने में मदद कर सकते हैं।
1. केवल अपने इनबॉक्स में तत्काल कार्रवाई के लिए आवश्यक ईमेल रखें
इनबॉक्स शून्य एक उद्देश्य से अधिक उदासीन हो सकता है, लेकिन इस बारे में निर्मम होने से कि आपके इनबॉक्स में अचल संपत्ति को प्राप्त करने के लिए कौन से संदेश मिलते हैं, आप बहुत करीब हो सकते हैं।
“ज्यादातर दिनों में, मेरे ईमेल इनबॉक्स में 25 से कम संदेश होते हैं। यह जानबूझकर किया गया है। मैं अपने इनबॉक्स को खोलने में सक्षम होना चाहता हूं और तुरंत देखना चाहता हूं कि सबसे जरूरी क्या है और एक प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, ”लीघ एन न्यूमैन, एक अंतरराष्ट्रीय सरकार के परामर्शदाता फर्म के एक वरिष्ठ कार्यक्रम प्रबंधक कहते हैं। "यह आदत मुझे समय पर वस्तुओं पर कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करती है।"
यह न्यूमैन के लिए असामान्य नहीं है, कुछ घंटों के अंतराल में, 100 से अधिक ईमेल, जिनमें से कई तत्काल हैं और उच्च-स्तरीय प्रबंधक शामिल हैं। 2008 में, उन्हें उस समय खरोंच से शुरुआत करने का अवसर मिला जब उनकी कंपनी अधिग्रहण के दौरान एक नई ईमेल प्रणाली में बदल गई। “यह मेरे इनबॉक्स के लिए वसंत सफाई की तरह था। और, तब से, मैं बस एक ऐसे इनबॉक्स के साथ काम नहीं कर सकता जो अनुत्तरित ईमेल से भरा हुआ है, ”वह कहती हैं।
2. एक्शन-लंबित ईमेल के लिए एक "प्रतीक्षा फ़ोल्डर" बनाएं
तो अगर आपके इनबॉक्स नहीं हैं तो ईमेल कहां जाते हैं? उन ईमेलों के लिए "प्रतीक्षा फ़ोल्डर" बनाएं, जिनके जवाब देने से पहले आपको किसी और से कार्रवाई की आवश्यकता हो। कार्यस्थल विशेषज्ञ और पिन एंड पिवोट के संस्थापक डार्सी मिलर कहते हैं, "यह एक बहुत बड़ा समय है, ", जो कई वर्षों तक प्रतिदिन 150 से अधिक ईमेल के साथ वर्जित था। "इस तरह से वे ईमेल आपके इनबॉक्स को जोड़ नहीं रहे हैं, और यह आपको हर दिन या सप्ताह में देखने के लिए एक शानदार जगह है कि क्या परियोजनाएं अभी भी लंबित हैं।"
उसने यह मुश्किल तरीका तब सीखा, जब अपनी पहली नौकरी के पहले साल के दौरान, उसे एक ईमेल अटैचमेंट नहीं मिला जिसकी उसे जरूरत थी। वह कहती हैं, "मैं उस ईमेल की तलाश में एक दिन का आधा समय बिताती हूं, जो उस समय मेरे इनबॉक्स में थे।" "मैंने उस पल से कसम खाई थी, मैं अपने इनबॉक्स पर नियंत्रण रखूंगा!"
3. सबफोल्डर्स या लेबल को अपना नया BFF बनाएं
बोर्ड के पार, इनबॉक्स मैवेन्स एक आसान-से-डिकोड सबफ़ोल्डर या लेबल सिस्टम बनाने की सलाह देते हैं। मेपल होलिस्टिक के सीईओ नैट मास्टर्सन का अनुमान है कि वह कुछ दिनों में 250 ईमेल से ऊपर हो जाता है, इसलिए संगठन सर्वोपरि है। "ईमेल लेबल आपके दोस्त हैं, " वह सलाह देता है। "उन्हें महत्वपूर्ण ईमेल श्रृंखलाओं में एक साथ समूह में लाने के लिए उपयोग करें, इसलिए जब आपको संदर्भ के लिए कुछ देखने की आवश्यकता हो, तो आप ऐसा आसानी से कर सकते हैं।"
न्यूमैन का कहना है कि उनके लेबल में ऐसे विषय शामिल हैं जिन पर दूसरों के प्रश्न हो सकते हैं, उनके द्वारा लिए गए निर्णयों का समर्थन और भविष्य की व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए संदर्भ सामग्री। वह कहती हैं, '' मेरे पास दर्जनों सबफोल्डर्स हैं और सैकड़ों ईमेल उनके पास हैं। "मैं एक अनुरोध के कुछ ही सेकंड के भीतर क्या जरूरत है मुझे पता है क्योंकि मैं जानता हूँ कि यह कहाँ संग्रहीत किया जाता है और इसे कैसे जल्दी से पता लगाने के लिए सक्षम हूँ।"
4. इनबॉक्स नियम या फ़िल्टर सेट करें
कई ईमेल प्रदाता आपको इनबॉक्स नियम या फ़िल्टर सेट करने की अनुमति देते हैं जो आपके लिए कार्रवाई करेंगे और किसी भी ब्रेनपॉवर को नष्ट किए बिना ईमेल को जल्दी से वर्गीकृत करने में आपकी सहायता कर सकते हैं।
150 ईमेलों की धार के शीर्ष पर बने रहने के लिए, जो उसे हर दिन अपना रास्ता तलाशते हैं, राहेल नील, सीईओ, केयरएक्स कंसल्टिंग ग्रुप, आउटलुक के नियमों के कार्यों का लाभ उठाते हैं। "मेरे पास नियम हैं जो ईमेल को अलग-अलग फ़ोल्डर, रंग कोड में डालते हैं, और प्रेषक के आधार पर प्राथमिकता देते हैं, " वह कहती हैं। फिर, दिन के अंत में, वह किसी भी चीज़ को याद करने के लिए जल्दी से स्कैन करेगी। “नियम यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि मैं लगातार पीछा कर रहा हूं और शोर को रोक रहा हूं। यह मुझे अव्यवस्था को न्यूनतम रखने में मदद करता है। ”
5. फॉलो-अप की आवश्यकता वाले ईमेल ट्रैक करने के लिए अपने कैलेंडर का उपयोग करें
क्योंकि कुछ ईमेलों को एक साधारण उत्तर से अधिक की आवश्यकता हो सकती है, न्यूमैन उन्हें कैलेंडर में जोड़ने की सलाह देते हैं। "यदि मुझे एक ईमेल प्राप्त होता है, जिसके लिए न केवल एक तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, बल्कि कुछ प्रकार की अनुवर्ती कार्रवाई भी होती है, तो मैं ईमेल को एक निर्दिष्ट सबफ़ोल्डर में ले जाता हूं और मेरे कैलेंडर पर एक अनुस्मारक डाल देता हूं जिसमें फ़ोल्डर स्थान और तारीख का पालन होता है। आवश्यक है, ”वह कहती है।
वह माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का उपयोग करता है, जो आउटलुक के कैलेंडर तक पहुंच की अनुमति देता है, लेकिन आप जीमेल में भी ऐसा कर सकते हैं। बस टूलबार में "अधिक" बटन पर क्लिक करें और "ईवेंट बनाएं" चुनें।
6. अपने इनबॉक्स में जंक मेल लैंगिश न होने दें
लगता है कि आप प्रचार ईमेल के साथ अजीब-एक तिल खेल रहे हैं? सदस्यता समाप्त बटन के साथ तेज हो। डेविस सिकसन, सीईओ और प्रिंटफुल के संस्थापक, प्रचारक ईमेल और समाचार पत्र के लिए तीन-स्ट्राइक नियम का उपयोग करते हैं। तीसरी बार जब वह किसी विशिष्ट प्रेषक से समाचार पत्र या प्रोमो ईमेल हटाता है, तो वह सूची से बाहर हो जाता है।
7. अपने गो-टू रिस्पॉन्स के लिए टेम्प्लेट बनाएं
हर ईमेल के लिए एक अलग उत्तर को सिलाई करना एक बहुत बड़ा समय हो सकता है। यदि आप अपने आप को बार-बार एक ही प्रकार का ईमेल भेजते हैं, तो आप अपने ड्राफ्ट में कुछ स्टॉक प्रतिक्रियाओं को रखने से लाभान्वित हो सकते हैं जिन्हें आप आसानी से उपयोग कर सकते हैं।
पेशेवर आयोजन कंपनी क्लटरबस्टर्स के अध्यक्ष बेट्सी फेइन ने अक्सर ऐसे प्रश्न पूछे हैं, जिन्हें लॉक-एंड-लोडेड प्रतिक्रियाओं के साथ संबोधित किया जा सकता है। "मेरे पास पहले से लिखा हुआ ईमेल है जिसे मैं ट्विस्ट कर सकता हूं जो मैं ईमेल पर भेजता हूं जो एक ही बात पूछते हैं, जैसे 'मुझे अपनी सेवाओं के बारे में बताएं, ' या 'मैं अपॉइंटमेंट कैसे सेट करूं?"
यदि आप इसे हाथ से नहीं करना चाहते हैं, तो मिक्समैक्स जीमेल प्लगइन की कोशिश करें, या अपनी सेटिंग्स में जाएं और डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं को सक्षम करें। (अपने इनबॉक्स के ऊपरी दाएँ हाथ की ओर गियर पर क्लिक करें, ड्रॉपडाउन से "सेटिंग" चुनें, "उन्नत" टैब चुनें, और "डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं के बगल में" सक्षम करें "हिट करें)) यह आपको बचाने की अनुमति देगा। अस्थायी जवाब
8. ईमेल की जाँच के लिए समय-समय पर ब्लॉक सेट करें और उन्हें चिपकाएँ
आप शायद घड़ी के चारों ओर अनिर्दिष्ट समय और लंबाई की बैठकों के लिए अपना शेड्यूल खुला नहीं छोड़ेंगे, इसलिए अपने दिन को ई-मेल से मुक्त करने के लिए ईमेल को मुफ्त में क्यों दें?
“मैं अपना ईमेल दिन भर खुला नहीं छोड़ता; मैं प्रत्येक ईमेल के माध्यम से जाने के लिए दिन के दौरान विशिष्ट समय निर्धारित करता हूं और बाद में जवाब देने, संग्रह करने या सहेजने के लिए सोचता हूं। इस तरह से मैं मल्टीटास्क नहीं करता हूं और मैं अपने सभी ईमेल के माध्यम से और अधिक तेज़ी से प्राप्त कर सकता हूं क्योंकि मैं वास्तव में हाथ में काम पर केंद्रित हूं, ”डेविड मिट्रॉफ, एक व्यापार सलाहकार कहते हैं। "मैं सलाह देता हूं कि लोग दिन में तीन अलग-अलग आधे घंटे के ब्लॉक के साथ शुरू करें और पढ़ें और अपने ईमेल का जवाब दें और अपने इनबॉक्स को बाकी दिनों में बंद रखें और वहां से आवश्यक रूप से समायोजित करें।"
दैनिक ईमेल के शीर्ष पर बने रहने के लिए समय-अवरोधक का उपयोग करने के अलावा, बीवेरिफाइड के मुख्य संचार अधिकारी, जस्टिन लावेल, इनबॉक्स रखरखाव के लिए सप्ताह में एक बार समय निर्धारित करने की सलाह देते हैं। “अपने इनबॉक्स को बनाए रखने के लिए प्रत्येक सप्ताह एक समय चुनें। समय की रक्षा करें क्योंकि आप किसी अन्य महत्वपूर्ण बैठक का आयोजन करेंगे और संगठित होंगे, ”वह सुझाव देते हैं। "अप्रासंगिक को दूर करें, संपूर्ण संग्रह करें, और टू-डू सूची को प्राथमिकता दें।"
9. ईमेल सूचनाएं बंद करें
यहां तक कि अगर आपने पूर्व-निर्दिष्ट ब्लॉकों में केवल ईमेल की जांच करने के लिए खुद को इस्तीफा दे दिया है, तो आपके इनबॉक्स अधिसूचना का मोहिनी गीत प्रतिरोध करने के लिए बहुत अच्छा हो सकता है। यदि ऐसा है, तो समाधान सरल है: अपनी सूचनाएं बंद करें। "यदि आप समय ब्लॉक में काम करते हैं, तो आप कभी भी अपने ईमेल देखे बिना कुछ घंटों से अधिक नहीं जाएंगे, " मिलर कहते हैं। "सूचनाओं को बंद करें, क्योंकि वे आपको अपने डेस्क पर वर्तमान में काम करने से विचलित कर देंगे।"
आप बुमेरांग के इनबॉक्स ठहराव फ़ंक्शन का उपयोग करके अपने आप को जवाबदेह ठहरा सकते हैं। सिक्सन केवल ईमेल को ही दिन में दो बार आने की अनुमति देते हैं, जब वह विशेष रूप से उन पर अपना ध्यान दे सके।
10. डाउनटाइम के दौरान माइंडलेस ईमेल टास्क में निचोड़
सुनिश्चित करें कि ईमेल खाते आपके फ़ोन में प्रभावी रूप से सिंक किए गए हैं, और त्वरित इनबॉक्स क्लीन-अप करने के लिए निष्क्रिय पलों का उपयोग करते हैं। होमवर्किंगक्लब डॉट कॉम के संस्थापक बेन टेलर कहते हैं, "मुझे प्राप्त होने वाले संदेशों में बहुत सी प्रत्यक्ष कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है"। "स्पैम को हटाया जा सकता है, अन्य चीजें दायर की जा सकती हैं, और जब आप दो मिनट की सुपरमार्केट कतार में होते हैं, तो आप इनमें से बहुत से निपट सकते हैं।"
