महान परियोजना प्रबंधन युक्तियाँ - द म्यूज

पिछले महीने, मैंने बेहतर परियोजना प्रबंधन के लिए तीन युक्तियों की पेशकश की, जिसमें ठीक से प्रतिनिधि कैसे करना है, कैसे अधिक से अधिक उपकरण बनाना है, और कैसे सार्थक तरीके से अपनी परियोजना को बंद करना है। लेकिन परियोजना प्रबंधन अनुसंधान के एक विशाल क्षेत्र के साथ कई अनूठी चुनौतियों को प्रस्तुत करता है, जो लगातार नए दृष्टिकोण और दृष्टिकोण प्रस्तुत करता है, इसलिए मैं मदद नहीं कर सकता लेकिन कुछ और सलाह के साथ पालन कर सकता हूं।

ये युक्तियां कई चीजों पर लगातार ध्यान केंद्रित करने पर ध्यान केंद्रित करती हैं जो आप पर छींटाकशी कर सकती हैं और आपकी सफलता को पटरी से उतार सकती हैं। यह कभी-कभी ऐसा लगता है कि हर कोने में छोटी-छोटी विफलताएँ राक्षसों को बेचैन करती हैं, आपको एक अच्छा "गेटा" देने की प्रतीक्षा कर रही है। यहां बताया गया है कि कैसे जोखिम प्रबंधन, परिवर्तन प्रबंधन और कार्यक्षेत्र प्रबंधन आपकी सफलता की संभावनाओं को बेहतर करेगा।

1. अपने जोखिमों पर ध्यान दें

एक जोखिम एक खतरा है जो अभी तक भौतिक होना है, और पहली चीज जिसे आप इसे भौतिकता से रोकने के लिए कर सकते हैं, बस यह है कि यह मौजूद है। यदि आप एक नया एप्लिकेशन विकसित कर रहे हैं जिसका उपयोग ग्राहक अपने बिलों का भुगतान करने के लिए कर सकते हैं, तो जोखिम अधिक मामूली या मध्यम (एक टीम के सदस्य को फिर से सौंपा गया हो सकता है, जो आपको कम-कर्मचारियों को छोड़कर) से लेकर प्रमुख (मोबाइल भुगतान नियमों में बदलाव) तक की आवश्यकता हो सकती है। पूरी तरह से अलग तकनीक का उपयोग करें)। आप हर जोखिम को होने से नहीं रोक सकते हैं, लेकिन किसी भी तरह के बोधगम्य जोखिम का एक व्यापक और विचारशील खाता आपको संभावना का प्रबंधन करने में मदद कर सकता है।

अपनी परियोजना के नियोजन चरण के दौरान, एक जोखिम लॉग विकसित करें जहां आप किसी भी जोखिम को ट्रैक कर सकते हैं जो आपके समयरेखा, आपके बजट या परियोजना को पूरा करने की आपकी समग्र क्षमता के लिए चुनौती पेश कर सकता है। ऑनलाइन कई अलग-अलग टेम्पलेट उपलब्ध हैं, लेकिन उनमें से ज्यादातर जोखिम के विवरण सहित सुझाव देते हैं, जिस तारीख को इसे उठाया गया था, संभावना है कि यह होगा, और यदि ऐसा होता है तो परिणामों की गंभीरता। प्रत्येक जोखिम के पास इसे मॉनिटर करने के लिए एक मालिक होना चाहिए और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि कार्यों का एक सार्थक सेट जो उस जोखिम को होने की संभावना को कम करने के लिए लिया जा सकता है (यदि कोई मौजूद है)। उदाहरण के लिए, एक जोखिम जो एक सर्वर विफल हो सकता है, जिससे लोगों के डेटा का नुकसान हो सकता है, कम संभावना हो सकती है लेकिन उच्च गंभीरता, एक बैक-अप सर्वर स्थापित करने के लिए शमन योजना से संतुष्ट है। भले ही संभावना कम हो, लेकिन प्रभाव इतना शानदार होगा कि इसकी संभावना के लिए जल्दी और सुरक्षित चरणों की लागत और प्रयास के लायक होगा।

याद रखें कि यह एक जीवित, साँस लेने का दस्तावेज होना चाहिए, और नए जोखिमों का हिसाब और निगरानी होनी चाहिए क्योंकि वे परियोजना के दौरान उत्पन्न होते हैं।

2. चेंज के लिए ग्राउंडवर्क बिछाएं

परियोजना प्रबंधन जरूरी है कि आप किसी तरह से यथास्थिति को बाधित कर रहे हैं। और यह कोई रहस्य नहीं है कि बहुत से लोग कम से कम कहने के लिए परिवर्तन, अच्छी तरह से, मुश्किल पाते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट के लिए एक श्वेत पत्र में, सलाहकार मार्ज कॉम्बे ने राजधानी के रूप में परिवर्तन तत्परता की अवधारणा पर चर्चा की - मानव और अन्यथा - एक संगठन एक बदलाव के लिए समर्पित करने के लिए तैयार है, और उन लोगों की मनोवैज्ञानिक इच्छा के लिए जिनके सहयोग की आवश्यकता है परिवर्तन लागू करें। यदि आप परिवर्तन करने का जोखिम नहीं उठा सकते हैं, या यदि आपके सभी कार्यकर्ता विरोध के संकेतों के साथ बाहर पंक्तिबद्ध हैं, तो आप स्पष्ट रूप से आगे बढ़ने की स्थिति में नहीं हैं।

तो आप बदलाव के लिए जमीनी स्तर पर क्या कर सकते हैं, चाहे बड़ा हो या छोटा? परिवर्तन प्रबंधन के ठोस पहलुओं से निपटने के लिए थोड़ा आसान है। यदि यह स्पष्ट है कि आपके पास काम करने के लिए पैसा, उपकरण, या तकनीकी क्षमता नहीं है, तो ये ऐसी चीजें हैं जिन्हें आपको सीधे संबोधित करना चाहिए।

यह सांस्कृतिक और मनोवैज्ञानिक कार्य है जिसमें अधिक सावधानीपूर्वक निष्पादन की आवश्यकता होती है। यदि कर्मचारी या ग्राहक किसी बदलाव के प्रतिरोधी हैं, तो यह समझने के लिए समय निकालें कि क्यों। शायद एक गलतफहमी है जिसे आप स्पष्ट कर सकते हैं, या आपकी योजना के साथ एक बड़ी खामी है जिसे आपने नहीं माना था। लिपिक कर्मचारियों की एक टीम प्रसंस्करण प्रपत्रों से इलेक्ट्रॉनिक रूपों तक स्विच के बारे में बड़बड़ा सकती है। टीम को बदलने के लिए प्रतिरोधी मानने के बजाय, उनके आरक्षण के बारे में उनके साथ एक चर्चा से पता चल सकता है कि इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली में अपवादों को संभालने का कोई तरीका नहीं है, जो अंततः अव्यवस्था और दो अलग-अलग प्रक्रियाओं को जन्म देगा। कर्मचारियों के दृष्टिकोण को समझना, जो इस दिन और दिन में उपयोग करेगा, यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि परिवर्तन पूरे संगठन का कार्य करता है।

ऐसे लोगों के साथ संगठन जो परिवर्तन के लिए खुले हैं और जो परिवर्तन को समझते हैं और इसके लाभ उनके लिए बहुत अधिक हैं यह देखने की संभावना है कि परिवर्तन उन लोगों की तुलना में मूल रूप से होता है जो अपने लोगों को अंधेरे में रखते हैं।

3. अपने नश्वर दुश्मन के रूप में स्कोप रेंगना के बारे में सोचो

स्कोप रेंगना - जब आपके प्रोजेक्ट के पैरामीटर धीरे-धीरे आपके द्वारा स्थापित की गई मूल सीमाओं से आगे निकल जाते हैं - परियोजनाओं का लगातार पटरी से उतरना है। और यह बड़े पैमाने पर है क्योंकि यह अक्सर अपने मूल दायरे पर विस्तार करने के लिए समझ में आता है। आप अपने आप को एक "क्यों मैं उस पल के बारे में सोचा नहीं था" या एक हितधारक कि एक अतिरिक्त घंटी या सीटी हर दिन श्रमिकों घंटे की बचत होगी द्वारा आश्वस्त किया जा रहा है में अपने माथे थप्पड़ मारने मिल सकता है।

एक नियम के रूप में, मैं नहीं करता हूं - मैं इन मांगों को दोहराता नहीं हूं।

बेशक, कभी-कभी आवश्यकताएं बदल जाती हैं, और खेल को बदलना आज आसान हो सकता है जब सभी कहा और किया जाता है। लेकिन ये अतिरिक्त अक्सर जोड़ते हैं, आपको सीधे ओवर-बजट और ऑफ-शेड्यूल के दुखी ब्रह्मांड तक पहुंचाते हैं।

स्कोप रेंगने से बचाव का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप अधिक समय और ऊर्जा खर्च करें और सामने की जरूरतों को पूरा करें, जो कि विषय वस्तु विशेषज्ञता वाले लोगों का इंटरव्यू ले रहे हैं, और सही सवाल पूछ रहे हैं ताकि आप कुछ भी याद न कर सकें। और आपके द्वारा किए जाने वाले अपरिहार्य घटना में, अपने दायरे में बदलाव की लागतों और लाभों पर ध्यान से विचार करें। यदि आवश्यक हो, तो चरण दो एन्हांसमेंट की एक रनिंग सूची रखें, जो कि मूल प्रोजेक्ट के बंद होने के बाद आप फिर से देख सकते हैं।

इतना समय आप चाहते हैं परिणाम प्राप्त करने की जरूरत है आप सक्रिय होने के लिए वापस पता लगाया जा सकता है। उठने से पहले किसी समस्या को सूँघने के लिए अपने आप को प्रशिक्षित करें, और इससे पहले कि यह आपको व्याकुलता का एक वर्महोल भेज दे, रेंगने की गुंजाइश महसूस करें। आप सब कुछ के बारे में नहीं सोचेंगे, लेकिन दूरदर्शिता किसी भी दिन हर्ष को बाहर कर देती है।