आप सुबह सबसे पहले अपना ईमेल खोलते हैं और 30 अपठित संदेश होते हैं। या, आपने अंततः अपने इनबॉक्स से निपट लिया और इससे पहले कि आप साइन इन करने वाले हैं एक और ईमेल आता है या, इस परिदृश्य के बारे में कैसे: आप अपने अन्य कार्यों और कई तारांकित संदेशों के बीच प्राथमिकता के लिए संघर्ष कर रहे हैं।
इनमें से किसी भी स्थिति में पहला सवाल जो आपके सिर में है, क्या मुझे इसे खोलना चाहिए?
तय करने के लिए काफी आसान है, है ना?
लेकिन फिर, दूसरा विचार आपके पास है, क्या मुझे अब इस पर प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता है?
यह एक कठिन है, और काफी ईमानदारी से, आप केवल एक ही व्यक्ति हैं जो उत्तर जानते हैं। इसलिए जब मैं संभवत: आपको यह बताने के लिए योग्य नहीं हूं कि आपको किसी के पास वापस जाना चाहिए, तो मैं आपके विकल्पों को कम करने में आपकी मदद कर सकता हूं।
वे तो कहते हैं
बहुत सीधा है, लेकिन अगर किसी को यह कहने में समय लगता है, "कृपया आज ही मेरे पास लौट आएं" या "मैं आज दोपहर तक आपके विचार जानना चाहूंगा" या "मुझे बताएं कि आप हमारी 3 बजे की बैठक से पहले क्या सोचते हैं" या " मुझे इस ASAP की जरूरत है, ”वे इसका मतलब है।
यह आपके द्वारा दी गई किसी भी समय सीमा पर भी लागू होता है - यदि वे आपकी प्रतिक्रिया के लिए एक तिथि निर्धारित करते हैं, तो आपको इसे तब तक प्राप्त करना चाहिए (या, यदि आप अधिक उत्पादक महसूस कर रहे हैं, पहले)।
यह किसी से वास्तव में महत्वपूर्ण है
यदि आप मांग करने वाले क्लाइंट्स या हाई-प्रोफाइल एग्जीक्यूटिव्स के साथ काम करते हैं, और आप जानते हैं कि विलंबित प्रतिक्रिया आपकी प्रतिष्ठा (या आपकी कंपनी) को नुकसान पहुंचाएगी, तो उस दिन का जवाब देना हमेशा सही कॉल होता है।
यह एक अर्जेंट मैटर के बारे में है
मुद्दे उठते हैं, डेडलाइन बढ़ती जाती है, बॉस को अंतिम समय में चीजों की जरूरत पड़ती है - अगर यह तत्काल या उच्च प्राथमिकता लगती है, या यह आपके द्वारा वर्तमान में काम कर रहे कुछ को प्रभावित करता है, तो यह संभवतः आपके तत्काल ध्यान देने योग्य है।
समय सही नहीं है
यह 5 बजे है, और कोई आपके पास वापस गया। निश्चित रूप से, आप सही समय और उसके बाद प्रतिक्रिया कर सकते हैं, लेकिन संभावना है कि वे दिन के लिए कार्यालय छोड़ने वाले हैं - और यह कल मिलने वाले संदेशों के समुद्र में खो जाएगा।
यदि आप जानते हैं कि वह व्यक्ति आज जवाब नहीं देगा, तो उसे वापस धक्का देना ठीक है।
आप इसे खत्म करने के लिए समय की आवश्यकता है
किसी ने आपसे एक कठिन सवाल पूछा, या वे चाहते हैं कि आपको अपने बॉस के साथ जांचने की ज़रूरत है, या उनके शब्दों ने आपको पकड़ लिया या कुछ भावनाओं को हिला दिया। अपने आप को यह सोचने के लिए अतिरिक्त दिन दें, शांत हो जाएं, और अपनी प्रतिक्रिया को शिल्पित करें - आपको यह जानकर बेहतर महसूस होगा कि आपने पेशेवर प्रतिक्रिया भेजी है, भले ही इसके लिए अधिक समय की आवश्यकता हो।
इसके लिए बस एक रिस्पांस से अधिक की आवश्यकता है
हो सकता है कि आपको केवल प्रतिक्रिया की आवश्यकता न हो, लेकिन कई लोगों के इनपुट की आवश्यकता हो। या, आपको उन्हें एक पूर्ण स्प्रेडशीट या प्रस्तुति का मसौदा भेजना होगा। अपनी सामग्रियों को इकट्ठा करने और अपने सभी ठिकानों को कवर करने के लिए अधिक समय लेने के लिए हमेशा बेहतर है कि एक पूर्ण-बेक किए गए अनुरोध पर आधा-बेक्ड प्रतिक्रिया भेजें।
यह आपको अच्छा लगेगा
यदि आप एक ईमेल का जवाब देने के लिए इंतजार करते हैं, तो सरस्वती लेखक सारा मैककोर्ड दो बार आपको बेहतर आभास कराते हैं। पहला यह है कि जब कोई व्यक्ति नए विचारों के लिए पूछता है - जब तक कि यह जरूरी नहीं है, तो वे आपको विचारशील होने के लिए कह रहे हैं, इसलिए पकड़े रहने से यह आभास होता है कि आप वास्तव में कुछ महान चीजों के साथ आने की कोशिश कर रहे हैं।
दूसरा यह है कि यदि कोई आपको एक लंबा संदेश लिखता है, तो यह असभ्य दिखाई देगा यदि आप एक त्वरित एक-वाक्य ईमेल वापस भेजते हैं, तो अपने आप को एक समान रूप से पूरी तरह से जवाब देने के लिए कुछ लेवे दें।
आप उपलब्ध नहीं हैं (और वे जानते हैं कि)
अंत में, यदि आप छुट्टी पर हैं, या यात्रा कर रहे हैं, या बाहर बीमार हैं, या जो भी कारण के लिए अपरिहार्य है - और आप इसे किसी तरह से संवाद करते हैं (ओओओ संदेश या अंतर-कार्यालय शब्द-के-मुंह के माध्यम से) - व्यक्ति नहीं है तत्काल प्रतिक्रिया की उम्मीद है।
उस आदर्श प्रतिक्रिया को क्राफ्ट करना काफी कठिन है, इसलिए इसे भेजने के लिए सही समय का पता लगाने के लिए इस चीट शीट का उपयोग करें, और आप सुनिश्चित करें कि तारकीय संबंध बनाए रखें।
यह सब कहा के साथ, आप बुरा महसूस कर सकते हैं अभी जवाब नहीं। उस मामले में, कैरियर विशेषज्ञ सारा मैककोर्ड की सलाह लें और इस प्रतिक्रिया को वापस लें:
इस तरह, हर कोई जानता है कि आपको संदेश मिल गया है और यह आपके रडार पर है।
