आज काम की दुनिया में, उत्पादकता के बारे में सब कुछ लगता है। हम चीजों को कैसे तेजी से कर सकते हैं, उन चीजों पर कम समय व्यतीत करें जिनकी हमें आवश्यकता नहीं है, और अनावश्यकताओं और अक्षमताओं को काट दें जो हमें धीमा कर रहे हैं?
संचार इस प्रवृत्ति का अपवाद नहीं है। अधिक से अधिक तरीकों के साथ डिजिटल रूप से संपर्क में रहने के लिए, बैठकों पर वापस कटौती करना, कम और कम ईमेल भेजना और आम तौर पर कम समय में सभी के संपर्क में रहना आम हो रहा है।
लेकिन बीहंस के वरिष्ठ निदेशक विलियम एलन का मानना है कि यह वास्तव में टीमों की प्रभावशीलता में बाधा है।
99U की नवीनतम पुस्तक, मेक योर मार्क: द क्रिएटिव की गाइड टू बिज़नेस टू बिल्डिंग विद इम्पैक्ट के अपने निबंध में, वह सुझाव देते हैं कि यह वास्तव में अतिरेक पैदा कर रहा है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपकी टीम के सभी लोग एक ही पृष्ठ पर हों। वो समझाता है:
कभी भी यह न मानें कि आपकी टीम उन निर्णयों के परिणामों को जानती है जो आप दैनिक आधार पर करते हैं। मान लिया गया - सक्रिय रूप से सूचित करने के बजाय - गारंटी देता है कि वे अधिक समय यह अनुमान लगाने में बिताएंगे कि उन्हें क्या करना चाहिए बनाम सक्रिय रूप से करना चाहिए।
जब वह कंपनी के नेताओं को यह सुनिश्चित करने में मदद करने के लिए ये सिफारिशें कर रहा है कि दोनों बड़े चित्र विचार और दैनिक निर्णय टीम के चारों ओर प्रभावी रूप से फैल रहे हैं, मुझे लगता है कि संचार में अतिरेक पैदा करने का यह विचार किसी भी पेशेवर विचार, नेता के लायक है या नहीं। अपने मालिक के साथ संचार में थोड़ा और दोहराव होने पर विचार करें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि वह आपके द्वारा किए जा रहे सभी महान काम जानता है और आपको सफल होने के लिए क्या चाहिए। या शायद परियोजना के लक्ष्यों और समयसीमा के बारे में हर किसी को महसूस करने के लिए अपने सहकर्मियों के साथ बातें दोहराते रहें।
बेशक, अधिक निरर्थक और स्पष्ट होने का मतलब कृपालु या परेशान होना नहीं होना चाहिए। यहां कुछ विचार दिए गए हैं जो आपको सही संतुलन बनाने में मदद करेंगे।
1. याद रखें: आपके लिए कौन सा दोहराव किसी के लिए नया हो सकता है
एलन ने हमें अपने निबंध में याद दिलाया कि, जब आप एक संदेश को कई बार दोहरा रहे होंगे, तो आप जिन लोगों के साथ काम कर रहे हैं, उनमें से कई इसे केवल एक बार सुन सकते हैं। इसलिए, भले ही आपने एक बैठक में एक विचार के माध्यम से बात की, कोई भी टीम के साथी जो उस दिन नहीं थे, अभी भी अंधेरे में हैं। अपने आप को चीजों को दोहराने की अनुमति दें कुछ समय के लिए सुनिश्चित करें कि हर किसी को उन्हें सुनने का मौका मिले।
2. संचार के विभिन्न रूपों का उपयोग करें
इस तथ्य पर टैप करें कि अलग-अलग लोग एक ही संदेश को अलग-अलग मंचों पर एक ही संदेश में सीखकर (और संदेशों को अवशोषित) अलग-अलग तरीकों से करते हैं। उदाहरण के लिए, एक बैठक में अपनी नई बिक्री रणनीति का उल्लेख करें, फिर अगले दिन अपना संदेश दोहराते हुए एक अनुवर्ती ईमेल भेजें। या, टीम के पीछे हटने के लिए विचारों के बारे में एक ईमेल शूट करें, फिर जब आप एक साथ कॉफी हड़पने के लिए जाते हैं तो अपने संदेश को एक सहयोगी के साथ फिर से लाएं।
3. एक मैसेंजर को रोजगार दें
एलन सुझाव देते हैं कि नेता अपनी सभी बैठकों में एक सहयोगी को लाते हैं, उसे महत्वपूर्ण बिंदुओं को फैलाने के लिए सशक्त बनाते हैं। यह कुछ के लिए थोड़ा अधिक हो सकता है, लेकिन कोई भी "फोन ट्री" की रणनीति को लागू करने में मदद कर सकता है सुनिश्चित करें कि एक संदेश चारों ओर दोहराया जाता है - वास्तव में इसे अपने ऊपर और अपने आप को दोहराए बिना। जब आप एक सहकर्मी के साथ बैठक में एक विचार को रिले करते हैं, तो पूछें कि वह इसे अपनी टीम के साथ साझा करता है।
कुल मिलाकर, ये विचार यह सुनिश्चित करने की कोशिश करने के बारे में हैं कि महत्वपूर्ण विचार तेजी से काम करने की कोशिश में खो नहीं जाते हैं। और सबसे अच्छा हिस्सा है? संचार जितना स्पष्ट होगा, आपकी टीमें उतनी ही अधिक उत्पादक होंगी।
