क्या आपका Google कैलेंडर माइक्रोप्रोजेक्ट्स के टन के साथ बुक किया गया है? क्या Trello आपके दिन के कुछ घंटे लेता है? क्या आपने इतनी सारी सूचियाँ बना ली हैं कि आप उन्हें सीधे भी नहीं रख सकते हैं?
मुझे कोई संदेह नहीं है कि आप अपना शेड्यूल सबसे अच्छे इरादों के साथ स्थापित कर रहे हैं, लेकिन अगर ऐसा लगता है कि संगठित रहने के आपके प्रयास बंद नहीं हो रहे हैं, तो संभावना है कि आप गलत तरह के प्लानिंग टूल का उपयोग कर रहे हैं।
आज के अधिकांश लोकप्रिय शेड्यूलिंग टूल तीन उद्देश्यों में से एक का काम करते हैं। सुनिश्चित करें कि आप उस नौकरी के लिए सही उपयोग कर रहे हैं जिसे आप पूरा करने की कोशिश कर रहे हैं।
1. बेसिक टू डू लिस्ट
आपको पता है कि एक सूची क्या है। इस तरह का शेड्यूल व्यक्तिगत टीम के सदस्यों के लिए या नॉनलाइनर प्रोजेक्ट्स के लिए बहुत अच्छा है, जहाँ काम पूरा होने का क्रम बहुत महत्वपूर्ण नहीं है।
Wunderlist और Any.do जैसे उपकरण कुछ अधिक बुनियादी मांगने वालों के लिए बहुत बढ़िया हैं क्योंकि उनके पास एक साफ उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस है और कई उपकरणों पर पहुंच योग्य है। वेब एप्लिकेशन में अपनी सूची बनाएं और सहेजें, या अपने फ़ोन से उन्हें प्रबंधित करें।
इसका उपयोग तब करें जब आपकी प्राथमिकता असंबंधित लक्ष्यों को पूरा कर रही हो
टू-डू सूचियां सरल और सीधी हैं, जिसका अर्थ है कि आप अपने दिन के किसी अन्य भाग को फेंकने के बिना उन्हें जल्दी से योजना और संशोधित कर सकते हैं। यदि आपके दैनिक कार्य एक-दूसरे पर निर्भर नहीं हैं, तो इससे आपको यह याद रखने में मदद मिलेगी कि आपको व्यवस्थित करने के लिए बहुत अधिक समय लिए बिना क्या करना है।
इसलिए, यदि आप सप्ताहांत के लिए आगे देख रहे हैं, और आप किराने का सामान खरीदना चाहते हैं, एक रन के लिए जाएं, दोस्तों के साथ मिलें, और कुछ ईमेल भेजें; आपकी सबसे अच्छी शर्त यह है कि इन सभी असंबंधित वस्तुओं को आपकी आसान सूची में दर्ज किया जाए।
2. कानबन अनुसूची
Kanban उपकरण आपको बाल्टी में कार्यों को व्यवस्थित करने में मदद करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं। आदर्श रूप में, जैसे ही कोई कार्य एक बाल्टी से दूसरे की ओर बढ़ता है, वह पूरा होने के करीब पहुंच जाता है। उदाहरण के लिए, ये बकेट एक बड़े कार्य के भीतर एक प्रक्रिया या उप-प्रकार के चरण हो सकते हैं जिन्हें आपको समाप्त करने की आवश्यकता है।
कंबन शेड्यूल वह है जिसे आप ट्रेलो और गूगल कीप जैसे टूल्स द्वारा इस्तेमाल करते हैं। वे आपको आसानी से वस्तुओं को इधर-उधर करने देते हैं, समय सीमा और अनुस्मारक सेट करते हैं, और दूसरों के साथ अपनी समयरेखा साझा करते हैं।
इसका उपयोग तब करें जब आपकी प्राथमिकता कई संरचित चरणों के माध्यम से हो रही है
बाल्टी प्रणाली आपको एक प्रक्रिया में चरणों की कल्पना करने और व्यक्तिगत परियोजनाओं को ट्रैक करने में मदद करेगी क्योंकि वे इन चरणों के माध्यम से आगे बढ़ते हैं। इससे न केवल आपको अपनी परियोजनाओं को प्रबंधित करने में मदद मिल सकती है, बल्कि इससे आपको अपनी प्रक्रिया में अक्षमताओं को दूर करने में भी मदद मिल सकती है।
यदि आपके पास एक ही परियोजना के विभिन्न पहलुओं पर काम करने वाले कर्मचारियों की एक दूरस्थ टीम है - और जो समय-सारिणी के बजाय डिलिवरेबल्स द्वारा प्रगति पर नज़र रख रहे हैं - यह जाने का रास्ता है।
3. गैंट अनुसूची
गैंट शेड्यूल समयबद्धता और समय सीमा पर जोर देता है। इस प्रकार से, आप यह योजना बना सकते हैं कि प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को कितना समय लेना चाहिए, और प्रत्येक चरण उस चरण से संबंधित है जो इसके पहले और बाद में आता है।
जो लोग समय सीमा के आधार पर काम करते हैं, वे अक्सर आसन से Google कैलेंडर या इंस्टागंट का उपयोग करना पसंद करते हैं। ये दोनों उपकरण आपको अपनी परियोजनाओं को रंग देने की अनुमति देते हैं (जो मुझे अविश्वसनीय रूप से उपयोगी लगते हैं)। इनमें ड्रैग और ड्रॉप फीचर्स भी शामिल हैं, ताकि आप आसानी से अपने कार्यों को फिर से व्यवस्थित कर सकें, कुछ अप्रत्याशित आना चाहिए।
इसका इस्तेमाल तब करें जब आपकी प्राथमिकता डेडलाइन हो
समयबद्धता पर गैंट शेड्यूलिंग का फोकस आपको अपने बड़े प्रोजेक्ट के सबटुक को तोड़ने में मदद करेगा और प्रत्येक के लिए उचित समय आवंटित करेगा। प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए आवश्यक समय की मात्रा को तोड़कर, आप प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को अधिक कुशलता से योजना बनाने में सक्षम होंगे और उस समय-सीमा के तनाव से बचें।
यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपकी टीम के सभी सदस्य समय पर एक लंबे प्रोजेक्ट के उप-कार्य पूर्ण कर रहे हैं, तो आप इसका उपयोग करना चाहते हैं।
अपने आप को एक एहसान करो और कुछ मिनट ले लो - आज-अपने शेड्यूल के कुछ सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं को लिखने के लिए। वर्तमान में आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले कार्य प्रबंधन टूल के बारे में मत सोचो: बस यह लिखो कि आपके दिन के काम में क्या महत्वपूर्ण है।
फिर, अपनी सूची पर एक नज़र डालें और निर्धारित करें कि आपके लिए किस प्रकार का शेड्यूल सबसे अच्छा होगा। क्या आपको एक ऐसी प्रणाली की आवश्यकता है जो आपकी समय सीमा को पूरा करती है, या क्या आपको एक सरल सूची की आवश्यकता है जो प्रत्येक सप्ताह की योजना बनाने में एक घंटा नहीं लेती है?
बस मुझे ट्वीट करने के लिए समय निर्धारित करने के लिए मत भूलना और मुझे बताएं कि आपका नया सिस्टम कैसे काम कर रहा है।
