आपने कितनी बार इस बातचीत को कम किया है?
जाहिर है, यह बेहद निराशाजनक स्थिति है। आप एक ही महत्वपूर्ण संदेश है कि एक कार्य था जो सर्वनाम था के कारण खोजने के लिए आप पिछले कुछ घंटों में दर्जनों ईमेल के माध्यम से कंघी करने वाले थे? और अगर आप ईमेल का उपयोग स्मार्ट तरीके से करते हैं - केवल दिन में एक-दो बार अपने इनबॉक्स की जाँच करते हैं - तो आपने अभी तक संदेश नहीं देखा होगा!
यह एक सामान्य दुविधा है, एक यह है कि कार्यबल में कोई भी शायद किसी बिंदु पर या किसी अन्य पर (यदि नियमित रूप से नहीं) है। यह एक महत्वपूर्ण प्रश्न पर भी मिलता है: संचार वास्तविक समय के अनुरोधों बनाम कार्यों के लिए उपयुक्त है, जिसे आने वाले दिनों में पूरा करने की आवश्यकता है?
कार्यालय संचार शिष्टाचार के इस प्रश्न को हल करने के लिए, एक प्रोग्रामर साइरस स्टोलर की एक प्रणाली है, जिसे आपको अपने सहकर्मियों के बीच लागू करने पर विचार करना चाहिए। ब्रेकडाउन बहुत सरल है:
- यदि आपको 30 मिनट के भीतर कुछ करने की आवश्यकता है, तो व्यक्ति को कॉल करें ।
- यदि आपको दो घंटे के भीतर कुछ करने की आवश्यकता है, तो व्यक्ति को पाठ दें ।
- यदि आपको कार्यदिवस के भीतर कुछ करने की आवश्यकता है, तो व्यक्ति को आई.एम.
- यदि आपको अगले कुछ दिनों के भीतर कुछ करना है, तो उस व्यक्ति को ईमेल करें।
जबकि वास्तविक टूटने के आधार पर भिन्न हो सकते हैं कि आपका कार्यालय कैसे काम करता है (उदाहरण के लिए, एक छोटे से कार्यालय में, यह सिर्फ कॉल के बजाय किसी के डेस्क द्वारा बंद करने का मतलब हो सकता है), स्टोलर को जो मिल रहा है वह महत्वपूर्ण है: ईमेल डिफ़ॉल्ट नहीं होना चाहिए किसी भी चीज़ को प्राप्त करने के लिए संचार का साधन जिसे वास्तविक समय में जाना या निपटाया जाना चाहिए।
बेशक, यह प्रणाली आपके लिए लागू करना आसान है जब आप करीबी सहयोगियों और ग्राहकों के साथ काम कर रहे हैं, लेकिन आपको कार्यालय के अन्य लोगों के साथ कैसे खेलना है? यहाँ कुछ चीजों की कोशिश की जाती है:
- एक ईमेल ऑटो-रिस्पॉन्डर सेट करें जो लोगों को बताता है कि अगर अगले घंटे या दो के भीतर इस मामले से निपटना है तो आपके साथ कैसे संपर्क करें।
- यदि आप वास्तविक समय की कार्रवाई के लिए ईमेल भेजते हैं, तो अपने सहकर्मियों को विनम्रता से याद दिलाएं कि आप इस संदेश को फोन कॉल या टेक्स्ट के माध्यम से रिले कर चुके हैं, जैसा कि आप समय पर उनके ईमेल पर नहीं पाते हैं यदि कोई अन्य आपातकालीन हमला करता है।
- यदि आप किसी प्रकार की प्रबंधन भूमिका में हैं, तो पूरे कार्यालय में मानक निर्धारित करें। क्या आपके कर्मचारी इस बारे में खुलकर बात करते हैं कि यदि वे चाहते हैं कि कोई व्यक्ति उनके साथ संवाद करने के बजाय दूसरों से संवाद करे, तो यह मान लें कि ईमेल ठीक है।
अंत में, सभी को याद दिलाएं कि इस तरह की प्रणाली वास्तव में एक जीत है। किसी को भी अपने इनबॉक्स में जंजीर नहीं दी जाती है, और एक जरूरी काम फिर से कभी नहीं चलेगा।
