यह टू-डू सूची रणनीति सिर्फ समझ में आता है (और इसलिए यह काम करता है)

आप कितनी बार खुद को अपनी सूची के माध्यम से प्राप्त करने में विफल पाते हैं?

और नहीं, "लिस्ट-टू-डू लिस्ट" सहित, खुद को तुरंत पार करने के लिए कुछ देने के लिए एक जीत के रूप में नहीं गिना जाता है।

बेशक, यह हमेशा आपकी गलती नहीं है - हर फायर ड्रिल जो पॉप अप करता है, बस आपकी सूची को लंबा और लंबा बनाता है।

"हम अभी भी अपने जीवन में व्यस्त हैं, हवा में गेंदों और पानी के ऊपर हमारे सिर रखने की कोशिश कर रहे हैं: क्या ऐसा करने का एक बेहतर तरीका है?" RegainYourTime.com के संस्थापक और व्यक्तिगत लेखक मौर्य थॉमस कहते हैं उत्पादकता राज ।

बाहर निकलता है, वहाँ है - अगर आप ड्वाइट डी। आइजनहावर से एक टिप लेते हैं।

स्टीफन कोवे द्वारा लोकप्रिय, लेकिन पूर्व राष्ट्रपति के उत्पादकता सिद्धांतों के आधार पर, ईसेनहॉवर मैट्रिक्स आपको उनके महत्व और तात्कालिकता के स्तर से अपने डॉस को वर्गीकृत करने में मदद करता है ताकि आप यह तय कर सकें कि आपकी ऊर्जा कहाँ केंद्रित है।

अपने कार्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित चार श्रेणियों में से एक में क्रमबद्ध करके, आइजनहावर मैट्रिक्स आपको यह मूल्यांकन करने के लिए मजबूर करता है कि वास्तव में आपके समय के लायक क्या है - और क्या पूरी तरह से या यहां तक ​​कि निक्सित किया जा सकता है।

नीचे, हम प्रत्येक श्रेणी में आने वाली गतिविधियों के प्रकारों के उदाहरण प्रस्तुत करते हैं। देखें कि आप अपनी टू-डू सूची को कैसे विभाजित करेंगे; फिर प्रत्येक प्रकार से निपटने के लिए थॉमस की सलाह का पालन करें ताकि आप कम समय में अधिक पूरा कर सकें।

श्रेणी # 1: महत्वपूर्ण और तत्काल

आपका सहायक उसे नोटिस देता है- और उसका आखिरी दिन कल है। एक भीड़ ग्राहक अनुरोध एक परियोजना में एक रिंच फेंकता है जो आसानी से जा रहा था। इन कार्यों को एक संकट माना जाता है या महत्वपूर्ण समय सीमा होती है जिसे आपको पूरा करना होता है।

कैसे उनका सामना करें

चूंकि आप अनुमान नहीं लगा सकते हैं कि संकट कब आएगा, मान लें कि वे हो जाएंगे और अपने कार्यक्रम में उनके लिए जगह छोड़ देंगे।

"ज्यादातर लोगों ने खुद को ओवरसाइज़ किया, लेकिन अगर कुछ गलत होता है, तो आपकी सभी योजनाएं डोमिनोज की तरह गिर जाती हैं, " थॉमस कहते हैं। समाधान? अपने उत्पादक समय का 60% से अधिक न भरें।

उदाहरण के लिए, यदि आप सुबह 8 बजे से शाम 6 बजे तक काम करते हैं, तो आपात स्थिति की अनुमति देने के लिए अपने कैलेंडर पर लगभग चार घंटे छोड़ दें। यदि उस दिन कोई आपात स्थिति नहीं है, तो आप भाग्य में हैं और अगले दिन के कार्यों में आगे बढ़ सकते हैं।

श्रेणी # 2: महत्वपूर्ण लेकिन तत्काल नहीं

एक काम पर रखने प्रबंधक के साथ एक नेटवर्किंग दोपहर के भोजन का समय निर्धारण। अपने परिवार की छुट्टी की योजना बनाने के लिए एक पैर उठना। आपकी टीम के लिए दीर्घकालिक उद्देश्यों का मंथन करना। ये कार्य आपके बड़े-चित्र के लक्ष्यों को प्रभावित करते हैं, लेकिन जरूरी नहीं कि एक जलती हुई समय सीमा हो।

कैसे उनका सामना करें

इनमें से अधिकांश आइटम दैनिक-डॉस के बजाय बड़े प्रोजेक्ट होंगे, इसलिए प्रत्येक को काटने में मदद करने के लिए डेड-साइज समय सीमा में तोड़ दें, थॉमस कहते हैं।

किसी भी आइटम के लिए जिसे आप तोड़ नहीं सकते हैं, एक निर्धारित समय निर्धारित करें कि आप उन पर काम कर सकते हैं जो आपको कम लगता है, इसलिए यह कार्य खुद को भारी लगता है।

थॉमस आपके दैनिक-टू-लिस्ट पर केवल तीन महत्वपूर्ण-लेकिन-नहीं-तत्काल कार्यों सहित सुझाव देता है ताकि आप ईमेल, बैठकों और संकटों के लिए समय छोड़ दें और जब भी संभव हो, दिन के समय के दौरान उन पर काम करें जिन्हें आप सबसे अधिक ऊर्जावान महसूस करते हैं।

श्रेणी # 3: महत्वपूर्ण नहीं बल्कि तत्काल

ईमेल, फोन कॉल, सहकर्मियों से सवाल-ये ऐसी चीजें हैं जिन्हें आपको तुरंत संबोधित करना है, भले ही वे आपके बड़े लक्ष्यों में आपकी मदद न करें।

कैसे उनका सामना करें

"अपनी व्याकुलता को नियंत्रित करने का सबसे आसान तरीका अपनी तकनीक को नियंत्रित करना है, " थॉमस कहते हैं।

पहले, अपने ईमेल को दिन में केवल कुछ ही बार-हर तीन घंटे, या आपके द्वारा एक अधिक महत्वपूर्ण कार्य पूरा करने के बाद बैचों में देखें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप इसके साथ रहना चाहते हैं, अपने ईमेल को पूरी तरह से छोड़ दें ताकि आपको अलर्ट की जाँच करने का मोह न हो।

वही आपके फ़ोन के लिए जाता है: इसे पूरी तरह से साइलेंस करें - फिर इसे दूर दराज में रखें या अपने डेस्क पर नीचे की ओर देखें ताकि आपको अलर्ट दिखाई न दें।

और यदि आप सहकर्मियों से बहुत अधिक कॉल या क्वेरी प्राप्त कर रहे हैं, तो उस समय के लिए, जो आपने उनके लिए अलग रखी है, बस अपने कार्यालय का दरवाजा बंद करें, हेडफ़ोन पर रखें, या अपने "साइन न करें" पर रखें कुर्सी या कक्ष की दीवार।

श्रेणी # 4: महत्वपूर्ण और तत्काल नहीं

चाहे वह खर्च की रिपोर्टें दर्ज कर रहा हो, कॉन्ट्रैक्ट तैयार कर रहा हो या कागजात दाखिल कर रहा हो, "ये वो काम हैं जो हमारे काम पर एक बार होने के बाद हमारे काम पर कोई बड़ा प्रभाव नहीं डालेंगे, फिर भी वे दूर नहीं जाते हैं, " थॉमस कहते हैं।

कैसे उनका सामना करें

इन कार्यों में से अधिकांश को किसी जूनियर कर्मचारी को सौंपकर या व्यक्तिगत काम के लिए, एक आभासी सहायक, थॉमस सुझाव देता है।

यहां तक ​​कि अगर आपको बाहर की मदद के लिए भुगतान करना पड़ता है, तो घंटों आप एक और महत्वपूर्ण लक्ष्य पूरा करने के लिए वापस हासिल करते हैं - जैसे कि अगले बड़े कैरियर कदम पर हेडवे बनाना - लंबे समय में वित्तीय रूप से आगे आने में आपकी मदद कर सकता है।

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