नोट लेना महिलाओं का काम नहीं है: जब आप डिफ़ॉल्ट व्यवस्थापक हों तो क्या करें

वहाँ बहुत सारे प्रतिभाशाली प्रशासनिक सहायक हैं। मैंने कई लोगों से मुलाकात की है, जो पुरुष और महिला दोनों हैं, जिन्होंने कार्यकारी आयोजकों, कार्यालय प्रबंधकों, या प्रशासनिक समन्वयकों के रूप में करियर बनाया है, इवेंट प्लानिंग, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट और क्लाइंट-कंसीयज की प्रतिभाओं को एक अच्छी तरह से भुगतान करने वाले कैरियर में खेती कर रहे हैं। इस प्रकार का कार्य महत्वपूर्ण है और व्यवसाय को चालू रखता है।

हालांकि, मैं प्रशासनिक सहायक नहीं हूं- और न ही मैं इन प्रशासनिक कार्यों में विशेष रूप से प्रतिभाशाली हूं। मैं ग्राहकों के साथ बहुत अच्छा हूं, लेकिन जब कई लोगों की यात्रा और परिवहन का समन्वय करने की बात आती है, तो मैं आपकी लड़की नहीं हूं। मैं दोस्ताना हूं, लेकिन मेरी आवाज, जो 10 साल की उम्र की पिच के समान है, खुद को पेशेवर फोन करने वाले के लिए उधार नहीं देती है। मैं स्वाभाविक रूप से नहीं जानता कि 20-व्यक्ति दोपहर के भोजन के लिए कितने पाउंड आलू का सलाद ऑर्डर करना है। वास्तव में, मैंने कभी भी एक बड़ी पार्टी की योजना नहीं बनाई है - मेरी माँ ने मेरी पूरी शादी की योजना बनाई है।

और फिर भी, यह अक्सर माना जाता है कि मैं काम पर प्रशासनिक कर्तव्यों को ले जाऊंगा - नोट्स लेना, दोपहर का भोजन ऑर्डर करना, प्रतियां बनाना - क्योंकि मैं एक परियोजना में शामिल एकमात्र महिला हूं। कई पेशेवर महिलाओं ने मेरे साथ इसी तरह के अनुभव साझा किए हैं। वास्तव में, प्रकाशन और मीडिया उद्योग में एक पूर्व सहकर्मी ने हाल ही में मुझे बताया कि उसके पुरुष सहकर्मियों ने यह सुनिश्चित करने के लिए लिया कि वह कैलेंडर निमंत्रण, पुस्तक बैठक कक्ष भेजेगा, और एक क्रॉस-डिपार्टमेंटल प्रोजेक्ट के लिए नोट्स लेगा। वह एक वरिष्ठ निर्देशक हैं और उनके सहकर्मियों के बराबर या उससे अधिक 15 वर्षों का अनुभव है।

क्या और भी अधिक अस्थिर है यह धारणा है कि महिलाएं किसी भी तरह से इन चीजों को करने के लिए अधिक सुसज्जित हैं, उनके पुरुष समकक्षों की तुलना में। यद्यपि हमने इतनी प्रगति की है, लेकिन हमारे पुराने पुरुष सहयोगियों में से कुछ (हालांकि, निश्चित रूप से, सभी नहीं) इस विश्वास को हिला नहीं सकते हैं कि हमें नोट लेने और निमंत्रण भेजने में सिर्फ बेहतर है ।

मैं इस स्थिति को संभालने के बारे में "कैसे" टुकड़ा लिखने में संकोच करता हूं क्योंकि सांस्कृतिक परंपराओं को उलटने की जिम्मेदारी केवल एक लिंग पर नहीं पड़नी चाहिए। लेकिन, यदि आप मेरे जैसे हैं, तो आपके पास काम करना है (वास्तविक कार्य, वह काम जो आप करने के लिए भुगतान किए जाते हैं) और इस समस्या को कली में डुबाने की आवश्यकता है जैसा कि यह हो रहा है। इसलिए, यह स्वीकार करते हुए कि ये एक समस्या के लिए अल्पकालिक सुधार हैं जो कि सही होने में कुछ दिनों से अधिक समय लगेंगे, यहां मेरे लिए काम किया गया है।

1. अपने आप से पूछें: क्या यह "डेक पर सभी हाथ" क्षण है, या यह अनुचित है?

मैं "डेक पर सभी हाथ" स्थिति के दौरान पिचिंग को बुरा नहीं मानता। उदाहरण के लिए, मैं वर्तमान में एक छोटे से स्टार्टअप के लिए काम करता हूं और, कंपनी के आकार और बजट के परिणामस्वरूप, संचालन, वित्त और मानव संसाधन से संबंधित जिम्मेदारियों को लिया है जो आमतौर पर विपणन में किसी की आवश्यकता नहीं होगी। मैं इन अतिरिक्त ज़िम्मेदारियों को अनुचित नहीं मानता, बल्कि स्टार्टअप की दुनिया में ज़मीन पर कब्जा करना चाहता हूँ।

यदि, दूसरी ओर, आप पाते हैं कि आपकी टीम के सदस्य बार-बार आपसे पूछ रहे हैं (अन्य समान रूप से सक्षम पेशेवरों के बजाय, और विशेष रूप से अपने पुरुष सहयोगियों के बजाय) प्रशासनिक कार्यों का ध्यान रखने के लिए जो आपकी स्थिति से असंबंधित हैं - जैसे आदेश या दोपहर का भोजन उठाकर # 2 पर जाएं।

2. एक मिसाल कायम न करें

स्नातक स्कूल से बाहर मेरी पहली स्थिति में, मैंने पहले दिन अपने बॉस के लिए दोपहर का भोजन लेने की पेशकश की। मैं अच्छा बनने की कोशिश कर रहा था, लेकिन मैंने अनजाने में एक खतरनाक मिसाल कायम की: इसके बाद, उसने मुझे हर समय लंच करने को कहा।

मित्रवत और मददगार होने के साथ कुछ भी गलत नहीं है, लेकिन व्यक्तिगत कामों को चलाने या किसी को किसी चीज़ की ज़रूरत पड़ने पर कूदने से अलग ड्यूटी के आह्वान से परे जाने की इच्छा व्यक्त करने के बहुत सारे तरीके हैं। मेरी गलती से सीखो, और इस रास्ते पर उतरने से पहले लंबा और कठिन सोचो।

वास्तव में, आप उस मिसाल को भी सेट कर सकते हैं जो आप नहीं करेंगे: यदि आप किसी प्रोजेक्ट टीम में हैं, जिसके पास एक प्रशासनिक व्यक्ति नहीं है, तो प्रारंभिक योजना की बैठक के दौरान समय निकालकर सीधे सवाल पूछें कि कौन करेगा बैठकें आयोजित करने, दस्तावेज़ों को मुद्रित करने, आदि का ध्यान रखना। गेट-गो से अनुशंसा करें कि ये कार्य सभी के बीच विभाजित हैं या टीम के सदस्यों ने वैकल्पिक रूप से किया है।

3. उन्हें मछली कैसे सिखाएं

प्रशासनिक कार्यों को पूरा करने के लिए स्वयंसेवा करने का लक्ष्य सहयोग करने और काम पाने की आपकी इच्छा को प्रदर्शित करना होना चाहिए, न कि यह दिखाना कि आप बस दूसरे लोगों के लिए काम करेंगे। इसे ध्यान में रखते हुए, यदि आप पाते हैं कि सहकर्मी आपको बार-बार स्कैन करने, फैक्स, कॉपी या शेड्यूल मीटिंग्स करने के लिए कह रहे हैं, तो बस कहें, "मुझे यह दिखाने दें कि यह कैसे करना है ताकि आपको मुझसे पूछते न रहना पड़े। यह वास्तव में आसान है। ”और फिर उन्हें इस प्रक्रिया के माध्यम से चलना।

यह दोनों व्यक्ति को इस पक्ष को फिर से पूछने से हतोत्साहित करेगा और "मैं प्रौद्योगिकी के साथ बस इतना असहाय और बुरा हूँ, की मूर्खतापूर्ण भावना को कम करता है, क्या यह प्यारा नहीं है?" जो अक्सर इन अनुरोधों के साथ होता है। आप और मैं दोनों जानते हैं कि इन कार्यों को जादुई शक्तियों की आवश्यकता नहीं है, बस कुछ ही समय का समय है। और समय की बात:

4. अपने मूल्यवान समय के लिए खड़े हो जाओ

यदि कोई सहकर्मी आपको 40-पेज के दस्तावेज़ों की एक प्रति को कॉपी और कोलाज करने के लिए कहता है, तो वह आपसे एक कार्य के लिए समय समर्पित करने के लिए कह रहा है, जो कि कई लोग आपकी वास्तविक परियोजनाओं पर काम करने के बजाय कर सकते हैं, जो संभवतः, केवल आप ही कर सकते हैं।

लिपिकीय गतिविधियाँ हैं महत्वपूर्ण, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको दिन में और दिन के बाहर उनका ध्यान रखना होगा। आपके पास करने के लिए एक और काम है, और इससे अलग समय लेना हानिकारक प्रभाव हो सकता है। यदि आपका प्रदर्शन प्रभावित होता है क्योंकि आप अपना अधिकांश समय प्रशासनिक कार्यों पर खर्च कर रहे थे, तो आपका प्रबंधक इसे प्रभावी रूप से प्राथमिकता देने में असमर्थता के रूप में देखेगा। आप एक संदेश भी भेज सकते हैं कि आप वास्तव में परिचालन-संबंधी कार्य पसंद करते हैं। इसके बजाय, याद रखें कि किसी भी "वैकल्पिक" जिम्मेदारियों को आपके कौशल को प्रदर्शित करने, पेशेवर रूप से विकसित करने या अपने प्रबंधक को दिखाने के अवसर होने चाहिए कि आप सचेत रूप से कंपनी के साथ अपने भविष्य के बारे में सोच रहे हैं।

मैं इस बात पर जोर नहीं दे सकता कि प्रशासनिक काम के बारे में कुछ नहीं है। लेकिन यदि आप एक प्रशासनिक भूमिका में नहीं हैं, तो कोई कारण नहीं है कि आपके सहकर्मियों को मांग करनी चाहिए या मान लेना चाहिए कि आप डिफ़ॉल्ट व्यवस्थापक हैं क्योंकि आप सम्मेलन कक्ष में एकमात्र महिला हैं। अपने लिए खड़े हो जाओ, और काम पर वापस जाओ।