पेन से स्नैक्स से लेकर ऑफिस की गपशप तक- जब आप अपने सहकर्मी से पांच फीट दूर बैठे हों, तो सब कुछ साझा करना एक चिंच है। और फिर भी, एक प्रस्तुति के अंतिम विवरण पर चर्चा करने के लिए आप 30 मिनट में एक साथ देंगे, आप उसे एक ईमेल भेजते हैं? इस तस्वीर में कुछ गड़बड़ है।
ईमेल, कॉन्फ्रेंस कॉल, ऑनलाइन कैलेंडर और चैट ऐप हमें संपर्क में रखने और ट्रैक पर तब मदद करते हैं जब हम बहुत दूर होते हैं। हालाँकि, यह उपकरण केवल उतना ही प्रभावी है जितना कि इसे हाथ लगाने वाला। यह जानते हुए कि आपके निपटान में प्रत्येक एप्लिकेशन का उपयोग कब करना है और उनमें से सबसे अधिक कैसे प्राप्त करें, यह अक्सर बर्बाद किए गए घंटों और भेजे गए उत्पादों के बीच अंतर करता है।
ब्लिंकिस्ट में, हम पढ़ने और सीखने को अधिक कुशल बनाने पर काम करते हैं, इसलिए हमारे डीएनए में सुव्यवस्थितता है। जब हमने देखा कि हमारी छोटी सी टीम में भी संचार अक्षम हो रहा था, तो हमने यह पता लगाया कि क्या हो रहा था जो हमें अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने से रोक रहा था। हमने पाया कि कैसे हम अपने रोजमर्रा के साधनों का उपयोग करके अनुकूलन करते हैं, हम कहीं अधिक काम कर सकते हैं।
नीचे, हम उन चार सामान्य उपकरणों की पहचान करते हैं जिनका आप संभवतः दुरुपयोग कर रहे हैं, और आप अपने फ़ॉर्म को कैसे ठीक कर सकते हैं।
1. ईमेल
गड़गड़ाहट
ईमेल जितना आसान है, इसे गलत करने के कई तरीके हैं: एक लंबी बहस के लिए एक वाहन के रूप में ईमेल का उपयोग करना और एक-शब्द के उत्तर के लिए जो शुरुआत में लोगों के लिए निक्स या रिले किया जा सकता है। और प्रलोभन के रूप में यह प्रलेखन के साथ व्यापक तर्क के लिए एक स्थान के रूप में अपनी ईमेल श्रृंखला का उपयोग करने के लिए है, ईमेल परियोजना विवरण के आसपास महत्वपूर्ण चर्चा के लिए कोई जगह नहीं है। आप इन सभी उदाहरणों में जो कर रहे हैं, वह आपकी गतिविधियों और आपके प्राप्तकर्ताओं के लिए जटिलता और अंतराल का समय जोड़ रहा है।
जोड़
महत्वपूर्ण या जरूरी कार्यों के लिए, आमने-सामने मिलें ताकि आप समस्याओं को दूर कर सकें और तेजी से जवाब पा सकें। इसे लाइव करके, आप केवल अपने समय की रक्षा नहीं कर रहे हैं, आप अपने सहकर्मियों की भी मदद कर रहे हैं। अगर हर कोई जानता है कि तत्काल समाचार ईमेल के माध्यम से नहीं आते हैं, तो लगातार इनबॉक्स ताज़ा करने का कोई कारण नहीं है, और लोग इसके बजाय चीजों को प्राप्त करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
ईमेल को एक चर्चा को बंद करने या एक एजेंडा सेट करने के तरीके के रूप में सोचें, इसलिए जब आप जादू करने के लिए अपनी टीम के साथ बैठते हैं, तो यह हो सकता है।
2. सम्मेलन का आयोजन
गड़गड़ाहट
कॉन्फ्रेंस कॉल सुंदर हैं - आप उन्हें कभी भी, कहीं भी कर सकते हैं, लेकिन क्योंकि वे इन-पर्सन मीटिंग्स की तुलना में अधिक आकस्मिक महसूस कर सकते हैं, वे दक्षता के मुद्दों का कारण भी बन सकते हैं।
पहला, क्योंकि वे अनौपचारिक महसूस करते हैं, बहुत से लोगों के लिए इसमें भाग लेना आसान होता है। इसका नतीजा यह है कि केवल वे ही महत्वपूर्ण कार्य में भाग लेने में सक्षम होने के बजाय, आपकी टीम संदिग्ध उपयोगिता की बैठक में फंस जाती है।
दूसरा, यह अनदेखी करना आसान है, हालांकि वे अधिक आकस्मिक लग सकते हैं, वे मानसिक रूप से कर लगा सकते हैं। कॉन्फ्रेंस कॉल के लिए तैयारी और गहन सुनने की आवश्यकता होती है, जो आपके दैनिक राशन के फोकस से एक बड़ा हिस्सा लेता है। सुबह बहुत जल्दी शेड्यूल करें, और यह दिन के लिए आपका ध्यान आकर्षित कर सकता है। घंटों के बाद इसे पेंसिल करें, और आप अपने अक्षांश कार्य सत्र की प्रत्याशा द्वारा परिभाषित दिन के साथ काम करेंगे।
जोड़
सबसे पहले, ध्यान रखें कि हर किसी को आमंत्रित नहीं किया जाना चाहिए। इसके बजाय, उन लोगों को शामिल करें जिन्हें परियोजना के बारे में सूचित किया गया है और वे महत्वपूर्ण योगदानकर्ता हैं। बैठक में एक व्यक्ति को नोट्स लेने और बाकी टीम के साथ साझा करने के लिए कहें ताकि अन्य लोग काम पर ध्यान केंद्रित कर सकें।
और समझदारी से अपना कॉल टाइम चुनने का ध्यान रखें। जब भी संभव हो, सम्मेलन को सुबह या देर रात में पहली बात न कहें। बीच में एक समय पाकर, आप अपना ध्यान सुरक्षित कर लेंगे।
3. चैट करें
गड़गड़ाहट
अंतर-कार्यालय चैट, विशेष रूप से एक से अधिक मंजिलों या विभिन्न स्थानों पर स्थित कंपनियों के लिए, आमने-सामने के लिए एक बहुत ही उपयोगी सरोगेट है: यह वास्तविक समय में होता है, यह फ़ाइलों के त्वरित हस्तांतरण की अनुमति देता है, और यह सहजता की सुविधा देता है। लेकिन कॉन्फ्रेंस कॉल के साथ, चैट के बहुत गुण भी इसके दोष हैं।
कार्यालय चैट के साथ मुख्य समस्या यह है कि लोग ऑफ-द-कफ प्रश्न लिखने के लिए स्वतंत्र महसूस करते हैं क्योंकि वे तकनीकी रूप से बाधित नहीं कर रहे हैं - प्राप्तकर्ता अभी भी जवाब देने के लिए चुन सकता है या नहीं। बात यह है कि, हम प्रतिक्रियाशील प्राणी हैं, और हमें लगता है कि हम जो कर रहे हैं उसे रोकने की आवश्यकता है और हमें पिंग करने वाले लोगों में शामिल होना चाहिए। भले ही चैट के माध्यम से संपर्क करने का आपका इरादा विनीत हो, लेकिन आपके सहयोगी के काम में रुकावट है या नहीं, इस पर आपका नियंत्रण बहुत कम है। यदि वह एक संदेश सूचना देखता है, तो संभावना है कि वह देखेगा। यहां तक कि अगर वह एकमुश्त जवाब नहीं देती है, तब भी उसके ध्यान का एक हिस्सा आपकी टिप्पणी या सवाल से अलग हो जाएगा।
जोड़
सामान्य तौर पर, चैट का उपयोग केवल उन त्वरित प्रश्नों के लिए किया जाना चाहिए जो आपको अपने काम के साथ आगे बढ़ने से रोक रहे हैं, या किसी बड़े मुद्दे के माध्यम से बात करने के लिए सह-कार्यकर्ता के साथ समय निर्धारित करने के लिए। कुछ भी, एक ईमेल में डाल दिया ताकि आप अपने सहयोगियों को परेशान न करें।
और अगर आप बहुत सारे चैट के अंत में हैं? जैसे ही आप ईमेल के लिए सूचनाएँ बंद करेंगे। कई चैट सेवाएं भी एक उपयोगकर्ता को "अदृश्य" होने की अनुमति देती हैं, जो शामिल रहने के लिए एक अच्छा तरीका है (विशेषकर यदि आप लगातार अपडेट किए गए समूह चैट का हिस्सा हैं) जवाब देने के लिए बाध्य महसूस किए बिना।
4. कैलेंडर
गड़गड़ाहट
# 1 लोग अपने कैलेंडर के साथ जो गलत इस्तेमाल करते हैं, वह उनके साथ टू-डू लिस्ट की तरह व्यवहार कर रहा है। यदि आप अपने कैलेंडर पर एक नज़र डालते हैं और कुछ भी देखते हैं, जो "दूध उठाता है" या "एक बाल कटवाने का समय निर्धारित करता है", तो यह सोचने का समय है कि आप इसका उपयोग कैसे कर रहे हैं।
एक अन्य कैलेंडर का दुरुपयोग आपके समय की सुरक्षा के लिए इसका उपयोग करने में विफल है, बजाय इसे व्यवस्थित करने के। जब आप एक नई परियोजना के प्रस्ताव के साथ संपर्क करते हैं और आपका कैलेंडर आपको बताता है कि आप इसे फिट कर सकते हैं, तो याद रखें कि इसका मतलब यह नहीं है कि आपको चाहिए। पहले अपने लक्ष्यों और मूल्यों पर एक नज़र रखना महत्वपूर्ण है।
जोड़
अपने कैलेंडर को मीटिंग्स और इवेंट्स के लिए एक पवित्र स्थान रखने के लिए लक्षित करें जो या तो एक विशिष्ट तिथि और समय के लिए बाध्य हैं या केवल आपके अलावा अन्य लोगों को शामिल करते हैं। आप अपने डॉक्टर को बुलाने या फूलों को लेने जैसे कार्यों के लिए अपने कैलेंडर प्रथाओं को एक टू-डू सूची के साथ बदलना शुरू कर सकते हैं। छोटे कार्यों को पार करना बेहद संतोषजनक है, और उन्हें एक प्रबंधनीय सूची में डालकर, वे एक अलग चरित्र पर ले जाएंगे - एक जो आपको उन्हें स्वयं के लिए घटनाओं के बजाय महत्वपूर्ण घटनाओं के बीच फिटिंग के रूप में देखने की अनुमति देता है।
और हमेशा अपनी भूमिका और अपने लक्ष्यों के साथ नए अवसरों को संरेखित करना न भूलें। जो कुछ भी यहाँ और अभी या आपके इच्छित भविष्य के लिए मेल नहीं खाता है, वह डॉकिट (या आपके कैलेंडर पर) से संबंधित नहीं है।
बस कुछ सरल मोड़ के साथ, आप अपने निपटान में औजारों का उपयोग अधिक काम करने के लिए कर सकते हैं। कार्यालय के चारों ओर इन युक्तियों को साझा करें, और इससे पहले कि आप जानते हैं कि आपका पूरा कार्यस्थल अधिक कुशल होगा!
