आपकी तरह, मैं एक व्यस्त पेशेवर हूं। इसलिए, मैं हमेशा नए समय प्रबंधन रणनीतियों के मूल्यांकन और सुधार करने के लिए देख रहा हूं कि मैं अपने दिन कैसे बिताता हूं।
स्लेट के साथ हाल ही में एक साक्षात्कार में, वारबी पार्कर के सह-संस्थापक और सह-सीईओ डेव गिलबोआ ने एक महान तकनीक साझा की, जो प्रतिबिंब उपकरण और भविष्य की कार्रवाई के लिए एक प्रेरणा के रूप में कार्य करती है:
और प्रत्येक सप्ताह के अंत में मैं अपने कैलेंडर को देखने की कोशिश करता हूं और उन सभी बैठकों की समीक्षा करता हूं जो मेरे पास उस सप्ताह थीं और उन्हें शून्य, एक या दो रेट करें। शून्य का मतलब है कि यह समय का एक बहुत बुरा उपयोग था और, अगर मुझे इसे फिर से करना पड़ता, तो मैं उस बैठक में शामिल नहीं होता। दो समय का एक महान उपयोग है - मैं उन प्रकार की बैठकों में अपना अधिक समय व्यतीत करना चाहता हूं। और एक कहीं भीतर है। और फिर मैं अपने सहायक के साथ जुड़ूंगा और यह सुनिश्चित करूंगा कि वह समझे कि मैं उन बैठकों में से कौन सा अधिक चाहता हूं और कौन से फ़िल्टर किए जा सकते हैं ताकि उम्मीद है कि समय के साथ मेरा कार्यक्रम अधिक से अधिक उत्पादक बन जाए।
अब आपको इस टिप को काम करने के लिए एक सहायक की आवश्यकता नहीं है - इसके बजाय, पिछले सप्ताह से अपना शेड्यूल प्रिंट करें और अपनी बैठकों को रेट करें। (या, यदि आप एक पेपर-कम कार्यालय में हैं, तो बस इसे वर्ड डॉक में फेंक दें।)
इस तकनीक के बारे में महान बात यह है कि यह आपको बैठकों में बिताए समय के मूल्य को ट्रैक करने की अनुमति देता है। क्या आप ज्यादातर जुड़वा या ज्यादातर जीरो हो रहे हैं? यदि आपने उत्तर दिया, तो अपने आप से कुछ प्रश्न पूछें कि क्या आप एक पैटर्न (या दो) पा सकते हैं:
- क्या वे बड़े या छोटे होते थे?
- क्या पहले से कोई एजेंडा भेजा गया था?
- क्या कोई स्पष्ट नेता था?
- क्या यह सुबह, दोपहर या शाम को हुआ था?
- क्या यह व्यक्ति में था?
- क्या यह साप्ताहिक अद्यतन बैठक है?
- क्या कोई ऐसा ईमेल आया था, जो आगे चलकर पूरा हुआ?
रुझान दिखाई दे सकते हैं जहाँ आप देखते हैं कि बड़े समूहों के साथ बैठकें आपके लिए कम उपयोगी हैं; या कि जब भी आप सुबह 10 बजे से पहले मिले, तो आपने कुछ भी बरकरार नहीं रखा; या कि आपके सहकर्मी के साथ आपका साप्ताहिक सत्र केवल कार्यालय की गपशप पर चर्चा का कारण बना।
इन जानकारियों के साथ, आप अपने शेड्यूल को आगे बढ़ाने और कार्यालय में अपना अधिकांश समय समायोजित करने पर काम कर सकते हैं। वास्तव में, आपके लिए आगामी नियुक्तियों को रद्द करने के अवसर भी हो सकते हैं यदि आप यह निर्धारित करते हैं कि वे कभी भी कोई मूल्य नहीं जोड़ते हैं। या, यदि आप वास्तव में प्रायोगिक महसूस कर रहे हैं, तो कुछ नया करने की कोशिश करें - जैसे स्टैंडअप मीटिंग या बस आमने सामने की मुलाकात के बदले में एक ईमेल भेजना।
मैं अगले कुछ हफ्तों तक यह देखने की कोशिश करूंगा कि यह कैसे काम करता है - और आपको भी करना चाहिए! अपने परिणामों के साथ मुझे @acav पर ट्वीट करें।
(ओह, और पीएस, अगर आपको गिल्बोआ ने कहा, वॉर्बी पार्कर की भर्ती की आवाज़ पसंद है!)
