यदि आपने कभी बैठक का नेतृत्व किया है, तो आपने शायद एक सत्र को वापस खींचने की कोशिश करने का अनुभव किया है जो जल्दी से अराजक हो गया है।
हो सकता है कि आप एक अतिरिक्त बातूनी गुच्छा के साथ काम कर रहे हों - या वह व्यक्ति जो चार साल के बच्चे का ध्यान आकर्षित करता है। शायद हर किसी के पास साझा करने के लिए एक महान विचार है - या शायद शाही बच्चे को आखिरकार नाम दिया गया था, और यह सब किसी के बारे में बात कर सकता है।
कारण जो भी हो, बैठकें कर सकते हैं, और कर सकते हैं, नियंत्रण से बाहर सर्पिल। लेकिन अगर आप सभा के प्रभारी हैं, तो आप चीजों के शीर्ष पर रहना चाहते हैं और अकुशल बैठकों के साथ हर किसी के समय को बर्बाद करने से बचते हैं।
समूह को ट्रैक पर रखना आसान किया जा सकता है, लेकिन कुछ स्मार्ट प्लानिंग और कुछ दिन की रणनीतियों के साथ, आप अधिक केंद्रित टीम मीटिंगों के लिए अपने रास्ते पर होंगे।
एक योजना के साथ शुरू करो
नियंत्रण स्थापित करने का पहला चरण एक एजेंडा तैयार कर रहा है। और मेरा मतलब है, एक अच्छा, पुराने जमाने का, टाइप-अप एजेंडा जिसे समय से पहले उपस्थित लोगों को भेजा जा सकता है (और फिर एक दोस्ताना अनुस्मारक के रूप में बैठक में प्रदर्शित या सौंप दिया गया)। यह सब कुछ लिखने के लिए बहुत स्पष्ट लग सकता है, लेकिन मुझ पर भरोसा करें, कागज पर कुछ विवरण रखने से आपको और सभी को बनाए रखने में मदद मिलेगी - बैठक के बारे में वास्तव में क्या होगा।
अपनी योजना को एक साथ रखते हुए, उस अंतिम लक्ष्य के बारे में सोचें जिसे आप बैठक में प्राप्त करना चाहते हैं (उदाहरण के लिए, क्या यह विचार मंथन सत्र है, या क्या आपको कुछ प्रमुख कार्रवाई मदों को अंतिम रूप देने की आवश्यकता है?)। फिर, यह निर्धारित करने के लिए कि क्या लक्ष्य तक पहुँचने के लिए चर्चा करने की आवश्यकता है, किन सवालों के जवाब देने की आवश्यकता है, और किन जिम्मेदारियों को सौंपा जाना चाहिए। सुनिश्चित करें कि इन ढीले सिरों में से किसी का भी एजेंडा पर स्थान है, इसलिए सभी को पता है कि उनके आने से पहले क्या उम्मीद की जानी चाहिए।
इन एजेंडा आइटम के अलावा, उन लोगों के बारे में भी सोचें जो भाग लेंगे। कितने लोग होंगे? क्या वे एक दूसरे को जानते हैं? उनके व्यक्तित्व क्या हैं? क्या आम तौर पर उन्हें विचलित करता है? यह आपको यह तय करने में मदद करेगा कि क्या आपको सत्र की शुरुआत में किसी अतिरिक्त समय में निर्माण करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप जानते हैं कि आपकी बैठक में भाग लेने वाले लोग शुरू होने से पहले व्यक्तिगत बातचीत में शामिल होना चाहते हैं, तो व्यवसाय के लिए नीचे उतरने से पहले सभी को अपने सिस्टम से चैटर प्राप्त करने के लिए कुछ मिनटों की योजना बनाएं।
फोकस के लिए सुविधा
आपका अगला कदम एक मीटिंग स्पेस बनाना है जो व्याकुलता और रुकावटों को हतोत्साहित करता है। भौतिक स्थान से शुरू करें, यह सुनिश्चित करें कि कमरे को बाहर के शोर और बातचीत से बंद कर दिया गया है और मेज पर एक लूपिंग वीडियो स्क्रीन या सामग्रियों की तरह दृश्य विकर्षणों से मुक्त है। और मीटिंग शुरू होने से ठीक पहले, अपना फ़ोन दूर रखें और अपना लैपटॉप बंद कर दें - यह दूसरों के लिए एक सूक्ष्म संकेत है कि उन्हें भी ऐसा ही करना चाहिए।
फिर, उत्पादकता के लिए चरण निर्धारित करें। सुनिश्चित करें कि एजेंडा उपलब्ध है - या तो मुद्रित प्रतियाँ होने के द्वारा या स्क्रीन पर इसे खींचकर - और मीटिंग के लिए लक्ष्यों को पूरा करना सुनिश्चित करें, जबकि आप सभी का स्वागत कर रहे हैं (उदाहरण के लिए, "हम आज यहां हैं विवरण को अंतिम रूप देने के लिए धन उगाहने की घटना के लिए। ”)। साथ ही, लोगों को यह याद दिलाना सुनिश्चित करें कि बैठक कब शुरू होगी। सीधे शब्दों में, "मुझे पता है कि हम सभी को बहुत कुछ करना है, इसलिए चलो कोशिश करें और इसे 30 मिनट से कम रखें, " लोगों को याद दिलाएगा कि आप एक कुशल बैठक चाहते हैं जितना वे करते हैं।
एक लॉजिस्टिक नोट के अधिक होने पर, यदि आपके पास अतिरिक्त बैठक सामग्री है, तो उन्हें सत्र के आरंभ में नहीं बल्कि बाहर जाने के लिए पास करें। मैंने दूसरों को सुझाव दिया है कि यह दृष्टिकोण विचलित करने वाला है, लेकिन मैंने सीखा है कि अधिकांश लोग आगे पढ़ेंगे और बैठकों को पटरी से उतारेंगे यदि उन्हें यह देखने का अवसर मिले कि क्या हो रहा है।
समूह को वापस लाना
एक स्पष्ट एजेंडा और साफ-सुथरा बैठक स्थान चीजों को ट्रैक पर रखने में एक लंबा रास्ता तय करता है, लेकिन कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितनी सावधानी से अपनी बैठक की योजना बनाते हैं, फिर भी ध्यान भंग हो सकता है। यहीं से संक्रमण की कला चलन में आती है। इससे पहले कि आप एक बैठक में जाएं, सुनिश्चित करें कि आप कुछ विनम्र, अभी तक प्रभावी, बातचीत के पुनर्निर्देशन के तरीकों से लैस हैं जहां आप इसे चाहते हैं। यहाँ मेरे पसंदीदा के एक जोड़े हैं:
खत्म करो
एक अच्छे निबंध की तरह (हाँ, हम सभी को याद है), आपको एक संक्षिप्त सारांश के साथ अपनी बैठक को पूरा करना चाहिए। स्पष्ट रूप से बताएं कि क्या पूरा किया गया और किसी भी बाद में, अगले चरणों, या जिम्मेदारियों के लिए। इसे विस्तृत करने की आवश्यकता नहीं है - वास्तव में, यह एक या दो मिनट से अधिक नहीं चलना चाहिए - लेकिन यह आपकी मीटिंग में कुछ कहने के लिए एक धनुष रखने में मदद करता है: "सभी को धन्यवाद। हमने इवेंट लॉजिस्टिक्स को अंतिम रूप देने में बहुत प्रगति की है। एमिली इन विवरणों के साथ ईवेंट समन्वयक से संपर्क करेंगी, और मैं सभी के अंतिम टू-डॉस की एक ईमेल सूची भेजूंगा।
चलो इसका सामना करते हैं, जब आप एक छोटे से कमरे में लोगों का एक झुंड डालते हैं, तो नियंत्रण स्थापित करना और बनाए रखना मुश्किल हो सकता है। एक योजना, एक एजेंडा, और कुछ प्रमुख पंक्तियों के साथ अपनी अगली बैठक में सभी को वापस पटरी पर लाने से सभी फर्क पड़ सकते हैं।
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