एक नौकरी मिल गई? एक जिसमें एक कंप्यूटर, एक इंटरनेट कनेक्शन और एक डेस्क शामिल है?
तब आप शायद इस साल एक उपन्यास के लायक ईमेल लिखने जा रहे हैं - एक दिन में लगभग 100 ईमेल के साथ काम करते हुए।
मुझे लगता है कि हम सभी सहमत हो सकते हैं: ईमेल अधिभार बुखार की पिच तक पहुंच रहा है। (और अच्छा बुखार नहीं है, जैसे डिस्को या काउबेल। एक बुरा बुखार। टाइफाइड जैसा।)
अधिकांश लोगों की तरह, मैंने ईमेलों को व्यवस्थित करने, ईमेलों को प्राथमिकता देने और तेज़ी से ईमेल का जवाब देने के बारे में सोचने में काफी समय बिताया है। लेकिन हाल ही में, मैं एक और दिलचस्प सवाल पर विचार कर रहा हूं: पहली जगह में मुझे कम ईमेल भेजने के लिए मैं लोगों को (धीरे और प्यार से) कैसे "ट्रेन" कर सकता हूं?
यहाँ मेरी पसंदीदा तकनीकों में से तीन हैं।
क्या वे क्रांतिकारी अवधारणाएँ हैं? ज़रुरी नहीं। क्या वे समझदार हैं, समझदार अनुस्मारक? मुझे ऐसा लगता है। और यदि आप सहमत हैं, तो मुझे आशा है कि आप मुझे ईमेल करेंगे और मुझे इसके बारे में सब बताएंगे। (बस मजाक कर रहे हैं। पूरी तरह से।)
1. हर ईमेल का सही उत्तर न दें (या बिल्कुल)
यह उल्टा लग सकता है, लेकिन जब आप वास्तव में इसे खोदते हैं, तो बहुत से "तत्काल ईमेल" आपकी सहायता के बिना खुद को हल करते हैं।
बिंदु में मामला: दिन में एक बार के बारे में, मुझे एक प्यारा ग्राहक, सहकर्मी, या ग्राहक से एक उन्मत्त ईमेल मिलेगा जो कुछ कहता है:
"एलेक्स! मदद! मैं _________ करने की कोशिश कर रहा हूं, लेकिन मुझे याद नहीं है कि आपने मुझे _________ के बारे में क्या करने के लिए कहा था। क्या आप मुझे फिर से याद दिला सकते हैं?
लगभग ९ ०% समय, अगर मैं एक या दो घंटे प्रतीक्षा करूं और कुछ भी न करूं, वही व्यक्ति वापस लिखता है और कहता है:
"एलेक्स! हुर्रे! मैं यह समझ गया। मेरी गलती। कोई बात नहीं!"
त्वरित रूप से प्रतिक्रिया न देने का चयन करके, आप लोगों को "आत्म-निर्भर" होने के लिए प्रशिक्षण दे रहे हैं - समझदार बनाने के दौरान, आप कितनी जल्दी जवाब दे पाएंगे, इस बारे में यथार्थवादी उम्मीदें।
बेशक, यहां सामान्य ज्ञान का उपयोग करें। यदि आप ग्राहक सेवा की स्थिति में काम करते हैं - और आपकी नौकरी का एक प्रमुख तत्व ऐसे लोगों को तुरंत प्रतिक्रिया देना है, जिन्हें आपकी सहायता की आवश्यकता है - तो जाहिर है, "आपकी मदद की जरूरत है" की परिभाषा किसी और की तुलना में अलग होगी।
लेकिन कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपके पास किस तरह की नौकरी है, आप इस अगले कदम की कोशिश कर सकते हैं।
2. अक्सर पूछे जाने वाले सवालों के मददगार जवाब के साथ एक ऑटो-रिस्पॉन्डर बनाएं
एफएक्यूएस की एक सूची बनाएं जो लोग आपको ईमेल करते हैं, दिन में और दिन बाहर। फिर, अपने उत्तरों को एक ऑटो-रिस्पोंडर में रखें, जो लोगों को ठीक वही देता हो, जिसकी उन्हें आवश्यकता है।
यह अत्यधिक कुशल है, और फिर से, यह एक सूक्ष्म संदेश भेजता है कि आप उन लोगों की सराहना करते हैं जो स्वयं की मदद करने के लिए तैयार हैं।
यहाँ एक सरल उदाहरण दिया गया है:
सुनो!
लिखने के लिए बहुत धन्यवाद।
यदि आप इन शब्दों को पढ़ रहे हैं, तो इसका मतलब है कि मैं एक बड़ी, रोमांचक परियोजना में घुटने के बल चल रहा हूँ - और मैं कई घंटों तक अपने ईमेल की जाँच नहीं करूँगा।
लेकिन ईमेल के जादू के लिए धन्यवाद, मैं अभी भी आपकी मदद कर सकता हूं, अभी!
यदि आप मीटिंग सेट करने के लिए ईमेल कर रहे हैं:
कृपया मेरे ऑनलाइन शेड्यूलिंग टूल का उपयोग करें, यहां। यह समय को बंद करने का सबसे अच्छा तरीका है।
यदि आप प्रोजेक्ट XYZ पर स्थिति अद्यतन प्राप्त करने के लिए ईमेल कर रहे हैं:
कृपया समय-समय पर, यहाँ देखें।
यदि आपको एक अत्यंत संवेदनशील समय मिल गया है:
कृपया मेरे सेल को ### - ### - #### पर रिंग करें। या तीसरी मंजिल पर मेरी मेज पर टहलते हैं। मैं लगभग।
3. घोषणाओं के साथ जवाब दें, अधिक प्रश्न नहीं
यदि आप अपने ईमेल को इस तरह के खुले प्रश्नों के साथ समाप्त करते हैं:
"आप किस समय सोचते हैं कि हमें दोपहर का भोजन करना चाहिए?"
"क्या आपको याद है कि वेबसाइट को कैसे अपडेट करना है, या क्या आपको मदद की ज़रूरत है?"
"आपको कैसे लगता है कि हमें यहाँ से आगे बढ़ना चाहिए?"
आपके प्रश्न केवल अधिक ईमेल उत्पन्न करेंगे, और भी अधिक प्रश्नों के साथ, आपके निरंतर विचार और ध्यान की आवश्यकता होगी।
इसलिए, एक ओपन-एंडेड प्रश्न के बजाय, स्पष्ट घोषणा के साथ अपने ईमेल को समाप्त करने का प्रयास करें, जैसे:
“दोपहर 12:30 बजे भोजन करते हैं। कैफ़े लूना में मिलते हैं। ”
“जब आप वेबसाइट को अपडेट करने के लिए तैयार होते हैं, तो यहां एक वर्डप्रेस ट्यूटोरियल और हमारी कंपनी के ब्रांडिंग दिशानिर्देशों का लिंक होता है। अगर आपको और मदद चाहिए तो मैं यहां हूं। "
“चलो एक सप्ताह में फिर से कनेक्ट करें। मैं अगले सोमवार सुबह 10 बजे आपको फोन करूंगा। ”
यदि आप जो प्रस्ताव कर रहे हैं वह आपके प्राप्तकर्ताओं के लिए काम नहीं करता है, तो ठीक है, वे आपको बताएंगे! लेकिन ज्यादातर समय, वे आपकी शुद्धता के लिए आभारी होंगे। आप उनके लिए मानसिक लेगवर्क को समाप्त कर रहे हैं - अनावश्यक बैक-एंड-फॉरिंग की लंबी स्ट्रिंग का उल्लेख नहीं करना।
यह सब करने के लिए?
यदि आप लोगों को कम (और बेहतर) ईमेल भेजने के लिए प्रशिक्षित करना चाहते हैं: उस व्यवहार को मॉडल करें जिसे आप दुनिया में देखना चाहते हैं।
यदि आप दोस्तों और सहकर्मियों को ईमेल करने की आदत डालते हैं, तो आप उन चीज़ों के बारे में सलाह ले सकते हैं जो आप शायद सिर्फ Google कर सकते हैं, तो अन्य शायद आपके साथ भी ऐसा ही करेंगे।
यदि आप लंबी, जुआ, आरा-पहेली-एस्क ईमेल लिखते हैं, तो आपको ऐसी प्रतिक्रियाएँ मिलेंगी जो समान रूप से रहस्यमय हैं।
लेकिन, अगर आप विचारशील और संक्षिप्त हैं, तो आप अपने सर्कल में सभी के लिए बार बढ़ाएँगे - दूसरों को ठीक-ठीक सिखाएंगे कि आप किस तरह से व्यवहार करना चाहते हैं।
तो, एक स्पष्ट और सुसंगत शिक्षक बनें। आपका इनबॉक्स (और मानस) आपको धन्यवाद देगा।
