ईमेल ने एक साथ हमारे पेशेवर जीवन में क्रांति ला दी है और उन्हें पूर्ण-सिरदर्द बना दिया है।
क्रांतिकारी पक्ष में, लोगों को समय पर संदेश भेजने की क्षमता- और उन्हें हर समय अपने चेहरे के ठीक सामने लाने की क्षमता - काफी अद्भुत है। हम अपने रात्रिभोज को बाधित किए बिना, रात में जागने, या हमें स्वीकार करने के लिए एक बैठक, बातचीत, या अन्य घटना के बीच में रोकने के बिना दूसरों तक पहुंच सकते हैं। फिर भी, एक ही समय में, हमें एहसास होता है कि हमारे संदेश हमारे भेजने के कुछ ही मिनटों या घंटों के भीतर दिखाई देंगे।
पूर्ण-सिरदर्द वाले पक्ष पर, हालांकि, ईमेल ने हमारे जीवन की गुणवत्ता, काम करने की क्षमता और कई लोगों के लिए - किसी भी तरह की भलाई के लिए मिटा दिया। हाल के वर्षों में किए गए अध्ययनों से पता चलता है कि औसत पेशेवर एक-एक इनबॉक्स में अपने काम के सप्ताह के एक-तिहाई तक खर्च करता है। व्यस्त पेशेवरों के लिए जो अपने दिन के एक-तिहाई घंटे नहीं दे सकते हैं, यह अक्सर कई देर रात को संदेशों के माध्यम से खर्च करने में तब्दील हो जाता है, केवल जागने और प्रतीक्षा करने के लिए दर्जनों नए खोजने के लिए।
और इस चक्र के महीनों या वर्षों के बाद, आप कल्पना कर सकते हैं कि आपके ओह-इतने महत्वपूर्ण ईमेल के प्राप्त अंत में व्यक्ति इसे खोलने से पहले सिर्फ एक छोटा सा नाराज़गी महसूस कर सकता है।
तो, आप इस उपकरण का उपयोग अपने लाभ के लिए कैसे कर सकते हैं - चाहे वह एक सक्रिय नौकरी खोज के माध्यम से हो या आपके दिन-प्रतिदिन के पेशेवर जीवन में - बिना किसी अन्य पार्टी के इनबॉक्स में मलबे पैदा किए या उसे या उसके दफन किए हुए महसूस कर रहा है?
चरण 1: अपने आप से पूछें, "क्या यह संदेश एक ईमेल को प्राप्त करने के लिए महत्वपूर्ण है?"
चलो ईमानदार बनें। आपके द्वारा भेजे गए नोटों का एक उचित प्रतिशत (विशेष रूप से खूंखार "मुझे लगता है कि मैं आगे जाऊंगा और सीसी सबको" चार्मर्स) शायद भेजने की आवश्यकता नहीं थी। आप अपने सह-कार्यकर्ता की डेस्क पर पॉपअप कर सकते थे, एक त्वरित पाठ भेज सकते थे, या लगा सकते थे कि यह जो कुछ भी है वह आपके एकल भाग से बाहर है।
इसलिए संचार से भूमि पर छिड़काव करने से पहले, अपने आप से पूछें "क्या इसे भेजने की आवश्यकता है?" संप्रेषित करने के लिए?"
यदि हाँ, तो आगे बढ़ें।
चरण 2: विषय पंक्ति का अच्छा उपयोग करें
यदि आप चाहते हैं कि आपका संदेश अनुकूल रूप से प्राप्त हो, तो जल्दी से पढ़ें, और, यदि विलय किया गया है, तो इसका उत्तर दिया गया है: ऐसा करें: विषय पंक्ति से सही का अनुमान लगाएं।
कुछ गूढ़, अतिव्यस्त या पूर्ण-उबाऊ विषय पंक्ति में डंप करने के बजाय (जैसे, "बाद में" या "प्रश्न" या "सहायता चाहिए"), व्यक्ति को नमस्कार में पकड़ो। कुछ इस तरह से विचार करें, "बिल स्मिथ-मार्केटिंग मैनेजर रोल द्वारा संदर्भित" या "गुरुवार को समय पर हस्ताक्षर की आवश्यकता-" हस्ताक्षर, "यदि आपका संदेश काफी छोटा है, तो पूरे ईमेल को विषय पंक्ति बनाएं (" मे आई बॉर्न योर ऑफिस 2 ") पीएम आज? ”)
यहाँ बिंदु यह है: मान लें कि आपका ईमेल प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में दूसरों के झुंड के साथ एक समूह में बैठा जा रहा है। एक सम्मोहक विषय पंक्ति एक समय पर फैशन में इसे पढ़ने (और जवाब देने) को आश्वस्त करने में मदद करेगी।
ओह, और एक ओर ध्यान दें, वास्तव में तत्काल स्थितियों के लिए "इस तत्काल निशान" विकल्प को आरक्षित करें। किसी को नाराज़ करने का सबसे तेज़ तरीका "लाल झंडा" है, जो किसी और के लिए जरूरी नहीं है, लेकिन आप।
चरण 3: अन्य पार्टी पर चीजों को आसान बनाएं
जैसा कि हर दिन 100+ ईमेल प्राप्त करता है, मैं उन लोगों के जीवन को बनाने के लिए बहुत मेहनत करता हूं, जिन्हें मैं ईमेल भेजना आसान बनाता हूं। और मैं इसे पागलों की तरह प्यार करता हूं जब वे मेरे लिए ऐसा ही करते हैं। कैसे, विशेष रूप से, आप ऐसा कर सकते हैं?
सबसे पहले, यदि आपका नोट किसी जानकारी से अधिक बिंदु है, जिस पर आप प्रतिक्रिया की अपेक्षा कर रहे हैं, तो कुछ के साथ शुरू करने पर विचार करें, जैसे "कोई उत्तर की आवश्यकता नहीं है - मैं आपको यह बताना चाहता था कि …"
इससे आपके इनबॉक्स पर बोझ भी कम होगा क्योंकि दूसरी पार्टी यह कहते हुए नोट वापस भेजने के लिए मजबूर नहीं होगी, "इसके लिए धन्यवाद" या "संदेश प्राप्त हुआ।"
इसके बाद, बात को यथासंभव संक्षिप्त रखें। भेजने से पहले प्रूफरीडिंग से गुजरें। क्या यह संक्षिप्त है? क्या आप ऐसी किसी भी चीज़ की फसल लगा सकते हैं जो महत्वपूर्ण नहीं है? क्या आप एक विचार धारा पर चलते हैं और एक 14-अनुच्छेद निबंध के साथ समाप्त हो गए हैं? यदि आप आधी कॉपी के साथ भी ऐसा ही संदेश प्राप्त कर सकते हैं तो कुछ बोझिल न करें।
इसके अलावा, यदि आप एक या दो "मिस नहीं कर सकते हैं" अंक आप बनाने की कोशिश कर रहे हैं, तो उन्हें झुकने पर विचार करें ताकि समीक्षक उन्हें तुरंत देखें। (केवल देखभाल का उपयोग करें - आप यह नहीं देखना चाहते कि आप उस व्यक्ति को चिल्ला रहे हैं।)
और अंत में, पागल की तरह काम करते हैं जो आपको एक ईमेल में संवाद करने की ज़रूरत है, पांच नहीं। एक सामयिक, "उफ़! मैं लगाव भूल गया! ”या“ ओह शूट, एक और बात… ”हिचकी को इंसान कहा जाता है। एक व्यक्ति को नियमित रूप से तीन या चार रैपिड-फायर संदेश भेजना - क्योंकि आप अपने कंप्यूटर पर बैठने से पहले अपने विचारों को एकत्र करने में विफल रहे हैं - इसे प्रिय के रूप में नहीं देखा जाएगा।
निश्चित रूप से, आपको किसी को इस डर से ईमेल करने से बचना चाहिए कि वे नाराज होंगे कि आपने उनका इनबॉक्स भरने की हिम्मत की है। यह हमारे द्वारा प्राप्त किए गए सबसे अच्छे व्यावसायिक संचार उपकरणों में से एक है, विशेष रूप से हममें से जो कई समय क्षेत्रों में लोगों के साथ काम करते हैं।
लेकिन अपने दृष्टिकोण में रणनीति लागू करना - और प्राप्तकर्ता का विचारशील होना - आपको निश्चित रूप से संदेश की शक्ति को बढ़ाने में मदद करेगा, और उन बाधाओं को जो आपको एक अनुकूल प्रतिक्रिया मिलेगी।
