मीटिंग टिप्स - समय प्रबंधन सलाह - म्यूज

हम सभी काम में अपने सबसे अच्छे होना चाहते हैं, लेकिन हम में से कई के लिए यह एक ऐसी चीज है जिसे हम सिर्फ हिला नहीं सकते हैं: देर करना।

ग्रेग सैवेज के मैनर्स मेनिफेस्टो "नो यू आर आर नॉट 'रनिंग लेट, ' यू आर रूड एंड सेल्फिश" को 2010 में प्रकाशित होने के बाद से हजारों बार शेयर और रीपोस्ट किया गया है। उल्लेख नहीं है, आपको पता है कि जब आप उठते हैं तो यह अच्छा नहीं लगता है। सभी के बैठने के बाद कर्मचारियों की बैठक। लेकिन एक तरफ से आप को बाहर बुलाया जा रहा है कि आप को लगता है कि आप अपने जीवन में इसके बारे में क्या कर सकते हैं?

इसे सूक्ष्म स्तर पर संभालें।

यदि आप Microsoft Outlook या Google कैलेंडर का उपयोग करने वाले कार्यालय के वातावरण में काम करते हैं, तो समय पर होने के लिए दो-चरण की रणनीति है और आपके कैलेंडर पर आपके द्वारा की जाने वाली प्रत्येक मीटिंग के लिए पूरी तरह से तैयार है। चूंकि आउटलुक और Google कैलेंडर दोनों में डिफ़ॉल्ट अलार्म किसी भी निर्धारित अपॉइंटमेंट से 10 मिनट पहले बजना तय है, इसका उपयोग अपनी विंडो के रूप में यह सुनिश्चित करने के लिए करें कि आप वास्तव में आगे के लिए क्या तैयार हैं। फिर, एक बार यह बंद हो जाता है:

10 मिनट पहले

चाहे यह एक ऐसी बैठक हो जो आप नेतृत्व कर रहे हैं या सिर्फ भाग ले रहे हैं, इस समय का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए करें कि आपके पास क्या है। जब अलार्म बजता है, तो जो कुछ आप पहले कर रहे थे उसे रोकें और इन सवालों के जवाब दें:

• क्या मेरे पास सभी सही सामग्री हैं?
• क्या मेरी टीम के सदस्य पूर्वगामी हैं?
• क्या मैं किसी भी अपडेट या घोषणाओं के लिए तैयार हूं जो मुझे करने की आवश्यकता है?
• क्या बैठक कक्ष का स्थान और उपकरण तैयार हैं?
• क्या मुझे वर्तमान में उस स्थान का उपयोग करने वाले लोगों को सिर देने की ज़रूरत है जो मैंने इसे आरक्षित किया है?

बेशक, आपको इन सवालों के समाधान के लिए बैठक से ठीक पहले तक इंतजार नहीं करना होगा (वास्तव में, यह उन्हें आपकी सुबह की दिनचर्या का हिस्सा बनाने में मददगार है)। हालाँकि, अब आप उनका सामना कर रहे हैं, आप यह सुनिश्चित करने के लिए अपना हिस्सा कर रहे हैं कि आपकी 1 बजे की बैठक आपके साथ कॉपी मशीन पर प्रतीक्षा न करें।

5 मिनट पहले

यदि पहले पांच मिनट में सब ठीक हो जाता है, तो खुद को पीठ और सिर पर सीधे बैठक की मेज पर थपथपाएं। यहां तक ​​कि अगर आप प्रतीक्षा करते समय चींटियों को महसूस कर रहे हैं, तो अपने डेस्क पर लौटने या एक नया प्रमुख कार्य शुरू करने के प्रलोभन से बचें। एक बाथरूम यात्रा और एक नया ईमेल शुरू करने में आपकी अपेक्षा से अधिक समय लग सकता है और आपको बैठक के बाद देर हो सकती है।

इसके बजाय, स्वीकार करें कि अपनी टू-डू सूची से एक और चीज़ की जांच करने का आग्रह करें और ईवा विस्निक को किस समय के प्रबंधन विशेषज्ञ "पार्किंग स्थल" कहते हैं, अपने पूरे दिन में, अपने पोस्ट पर एक ही पोस्ट नोट रखें, ताकि वे न हों। -प्राकृतिक कार्य जो आपके सिर में पॉप-अप विज्ञापनों की तरह कूदते हैं (लगता है कि यूपीएस ऑर्डर को ट्रैक करना, समाचार मुखपृष्ठों को स्कैन करना, या अपने सोशल मीडिया फ़ीड की जांच करना)। हैरानी की बात है, मैंने पाया है कि मेरी पार्किंग में आइटम जोड़ने से संकल्प की भावना मिलती है, भले ही मैं उन्हें समय पर पूरा नहीं कर रहा हूं।

फिर, बैठक शुरू होने से पहले के आखिरी पांच मिनटों में, जबकि हर कोई (उम्मीद से) कमरे में प्रवेश कर रहा है, देखें कि क्या आप अपने बहुत से उन कार्यों में से एक को साफ कर सकते हैं।

आपके कार्यालय का स्थान कितना बड़ा है, इसके आधार पर, आपको फ़र्श के बीच यात्रा के समय का हिसाब करने के लिए "10 मिनट" को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन सिद्धांत अब भी है: रुक जाओ, तैयार हो जाओ, और जाओ। ऐसा करके, आप न केवल समय पर, बल्कि जल्दी होने की योजना बना रहे हैं। सबसे अच्छा, आप उत्पादक महसूस करेंगे और अपनी टीम को अच्छे लगेंगे। ओह, और किसी को भी पता नहीं चलेगा कि आप मीटिंग से पहले अपनी "पसंद" की जाँच कर रहे थे - यह हमारा छोटा रहस्य होगा!