जब सही किया जाता है, तो वर्चुअल वीडियो मीटिंग्स- विशेष रूप से Google Hangouts- दूर की टीमों को एक साथ ला सकते हैं, सुनिश्चित करें कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है, और सभी को मंद सम्मेलन कक्ष के माहौल के बिना शामिल होने की अनुमति देता है (जो सोफे पर चिल करना पसंद नहीं करता है मुलाकात के लिए?)।
लेकिन गलत कब किया? Google Hangouts समय की बहुत बड़ी बर्बादी हो सकती है, अत्यंत विचलित करने वाली और अटपटी (15 सेकंड रुकने वाली चीज़ों को कभी नहीं)।
एक कुशल और सफल Google Hangout करना चाहते हैं जो हर किसी को पागल न करे? यहाँ कुछ महत्वपूर्ण बातों का ध्यान रखना है।
1. किसी भी अन्य बैठक के लिए आप जैसा चाहें योजना बनाएं
सामान्य तौर पर, सिर्फ इसलिए कि आपको शारीरिक रूप से एक बैठक के लिए कार्यालय में नहीं होना पड़ता है, इसका मतलब यह नहीं है कि आप तैयारी पर सुस्त पड़ सकते हैं। आखिरकार, आप अभी भी चाहते हैं कि आपकी बैठक जल्द से जल्द (और दर्द से) चले।
अर्थ: गेम प्लान बनाओ। यदि आप हैंगआउट चला रहे हैं, तो पहले से सभी को एक छोटा एजेंडा भेजें, ताकि वे जान सकें कि क्या करना है और क्या तैयार करना है। यदि आप मीटिंग नहीं चला रहे हैं, तो ऐसा करने वाले व्यक्ति को सुझाव दें कि वह मुख्य बात करने वाले बिंदुओं के साथ एक संक्षिप्त ईमेल भेजें। मैं एक बार एक आभासी बैठक में बैठा था, जहां इसे चलाने वाला व्यक्ति किसी अन्य कर्मचारी को पहले से एक विशिष्ट (और महत्वपूर्ण) दस्तावेज खोजने के लिए बताना भूल गया था, इसलिए उस व्यक्ति ने बैठक के दौरान 20 मिनट बिताए ताकि वह इसके लिए अपना इनबॉक्स खोज सके। हममें से बाकी लोग अजीब तरह से हमारे कंप्यूटरों पर बैठे रहते हैं, न जाने क्या-क्या।
लेकिन आप आसानी से इस समय को बर्बाद करने से बच सकते हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई जानता है कि उन्हें समय से पहले उनके साथ "लाना" चाहिए और जैसे ही वे साइन इन करते हैं, भाग लेने के लिए तैयार हैं।
थोड़ा प्रो टिप: स्क्रीन के दाईं ओर Google Hangout की चैट सुविधा का उपयोग जल्दी से एक एजेंडा लिखने के लिए करें जिसे हर कोई संदर्भित कर सके। यह विस्तृत होना जरूरी नहीं है, लेकिन यह सभी को ट्रैक और केंद्रित रखने के लिए एक क्यू के रूप में कार्य कर सकता है।
2. पहले से प्रारूप पर चर्चा करें
Google Hangouts इन-पर्सन मीटिंग्स की तुलना में अधिक अजीब हो सकता है। जब आप और लोगों का एक झुंड शारीरिक रूप से एक कमरे में बैठा होता है, तो यह पता लगाने के लिए शरीर के संकेतों को चुनना आसान होता है कि कौन बोलने वाला है या बैठक का सामान्य अनुभव क्या है। लेकिन जब आप कंप्यूटर स्क्रीन पर बैठे होते हैं तो किसी व्यक्ति के चेहरे के अलावा कुछ भी देखने में असमर्थ होते हैं? यह काफी कठिन है।
फिर से, बहुत अजीबता को कम किया जा सकता है अगर हर कोई बैठक के प्रारूप को पहले से जानता है। क्या एक व्यक्ति हर किसी की तुलना में बहुत अधिक बात कर रहा है? मीटिंग के अन्य सदस्यों से कहें कि वे अपने माइक्रोफोन के साथ हैंगआउट में आए। क्या सत्र एक गोलमेज मंथन है? लोगों को बताएं कि उन्हें किस क्रम में पेश करने के लिए कहा जाएगा ताकि आपको एक-दूसरे से बात करने वाले या लंबे समय तक असहज रहने वाले हर व्यक्ति के साथ व्यवहार न करना पड़े, "तो - कौन आगे जाना चाहता है?" (वे सबसे बुरे हैं।)
3. Google Hangout ऐप्स का उपयोग करें
बहुत से लोग इस बात से अवगत नहीं हैं कि एक बैठक में दो जोड़े प्रतीक बन सकते हैं, खासकर यदि आप इसे जल्द से जल्द पूरा करने की कोशिश कर रहे हैं।
उस छोटे माइक्रोफोन आइकन देखें? वह म्यूट बटन है। यदि आपके आसपास शोर हो रहा है या यदि आप कुछ टाइप कर रहे हैं तो अन्य लोगों से बात कर रहे हैं तो इसका उपयोग करें। यह आपके Hangout के अन्य लोगों के लिए एक महान शिष्टाचार है।
इसके अतिरिक्त, यदि आप किसी मीटिंग में हैं जहाँ आप सभी एक ही समय में दस्तावेज़ या वेबपृष्ठ देखने की कोशिश कर रहे हैं, तो Google Hangout के स्क्रीन कैप्चर विकल्प का उपयोग करें। मैं बहुत से Google Hangouts में रहा हूं, जहां एक टन लोग सभी अपने स्वयं के कंप्यूटरों पर एक ही वेबपृष्ठ को देखने की कोशिश कर रहे हैं (और इस तरह, वास्तव में Hangout पर ध्यान नहीं दे रहे हैं), और उन स्थितियों में, यह एक देवता है।
Google के पास विशेष रूप से Hangout के लिए अन्य एप्लिकेशन का एक टन है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप एक नज़र डालें और देखें कि आपकी टीम के लिए सबसे अच्छा काम क्या हो सकता है। एक वर्चुअल व्हाइटबोर्ड से आपके सहकर्मी मंथन सत्र के लिए एक अजीब सा ऐप तैयार कर सकते हैं जो सभी को मूंछें और मज़ेदार टोपियाँ देता है, आप अपने हैंगआउट को और अधिक उत्पादक और मज़ेदार बनाने के लिए कुछ भी पा सकते हैं।
कुल मिलाकर, Google हैंगआउट बैठकें व्यक्ति की बैठकों की तुलना में अधिक प्रभावी हो सकती हैं (यदि ऐसा नहीं है); वे पहले से ही थोड़ा अभ्यास और योजना बनाते हैं। लेकिन अगर आप एक ही पेज पर सभी को प्राप्त कर सकते हैं, तो यह चिकना, गैर-अजीब नौकायन होगा।
