टीमों के भीतर अनुरोध करने के लिए एक ईमेल भेजना सबसे आसान और सबसे कम दखल देने वाला तरीका है। लेकिन यह ठीक है क्योंकि ईमेल इतना सहज है कि यह समय की पूरी बर्बादी हो सकती है। एक अस्पष्ट ईमेल को बंद करना, जो प्राप्तकर्ताओं को स्पष्ट रूप से नहीं बताता है कि उन्हें क्या करना चाहिए या आपका प्रश्न क्यों महत्वपूर्ण है, केवल सभी के लिए अधिक काम पैदा करेगा।
सबसे प्रभावी ईमेल एक कॉलर आईडी की तरह विषय पंक्ति का इलाज करते हैं और उन शब्दों का उपयोग करते हैं जो तुरंत बिंदु पर पहुंचते हैं।
यहाँ शब्द विकल्प के लिए कुछ डॉस और डॉनट्स हैं जो आपके संदेश को स्पष्ट रूप से प्राप्त करेंगे और आपको अपने सहकर्मियों को परेशान (या भ्रमित) करेंगे:
1. जब वहाँ कार्य पूरा करने के लिए कर रहे हैं
नहीं लिखें: आदि
Do Write: द, दिस, या ये
व्याकरण विद्यालय में आपके शिक्षक विशिष्ट थे - विशिष्ट थे! यहां तक कि अगर आपका ईमेल हाल की बातचीत या मीटिंग का अनुसरण कर रहा है, तो यह संभव है कि बाद में कुछ के रूप में दायर किया जाए। जब आपका प्राप्तकर्ता इसे पढ़ने के लिए तैयार होता है, तो "स्टाफ मीटिंग फॉलो-अप आदि" देखकर मददगार नहीं होगा। इसके बजाय, आपको क्या चाहिए और क्या लिखा है, इसके बारे में स्पष्ट रहें: "कृपया कर्मचारियों की बैठक से इन प्रश्नों को हल करें" या "कर्मचारी बैठक में चर्चा की गई रिपोर्ट।" अपने विषय के बारे में सोचें जैसे कि एक सूची सूची को पूर्व-लिखना इसलिए वह उस बॉक्स के लिए आसान है। जांच करवाना।
2. जब आप एक और ईमेल साझा कर रहे हैं
नहीं लिखें: "FWD:"
लिखो: मदद करो
यह हमेशा मुझे 90 के दशक के बारे में सोचता है, जब ईमेल देखना आम बात थी जो कुछ इस तरह से था: "Fwd: fwd: fwd: fw: यह 10 लोगों को भेजें और यह आपका भाग्यशाली दिन होगा!" काम पर श्रृंखला पत्र भेज रहे हैं (गंभीरता से, नहीं), आप शायद सिर्फ कुछ साझा कर रहे हैं जिसे किसी और ने लिखा है कि आप अपने सहकर्मी को पढ़ना चाहते हैं या इसके बारे में कुछ करना चाहते हैं। उस मामले में, उसे एक एहसान करो और लिखो "क्या आप मुझे इसे समझने में मदद कर सकते हैं?" या "ऐसा लगता है कि ग्राहक को मदद की ज़रूरत है।" निश्चित रूप से, आपने ईमेल के शरीर में उस संदेश को लिखने की योजना बनाई होगी, लेकिन विषय है। बहुत बेहतर जगह है अगर आप चाहते हैं कि यह जल्दी से नज़र आए।
3. जब आप व्यक्तिगत होने की कोशिश कर रहे हों
नहीं लिखें: अरे
लिखो: तुम
एक ईमेल विषय पंक्ति में एक "हे" भेजना एक दोस्त या किसी ऐसे व्यक्ति के लिए "हम बात करने की जरूरत है" पाठ के रूप में एक ही बात है। यह मत करो! आप प्राप्तकर्ता को इसके बारे में संदेह करेंगे कि आगे क्या होगा, और आप एक प्रतिक्रिया के लिए थोड़ी देर प्रतीक्षा कर सकते हैं क्योंकि यह कभी नहीं खुल सकता है। चूंकि आपको वास्तव में कुछ व्यक्तिगत या निजी के बारे में चैट करने की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए कोशिश करें कि "आपके पास 15 मिनट की चैट के लिए समय कब है?" यह दृष्टिकोण बढ़त को दूर ले जाता है और प्राप्तकर्ता के हाथों में शक्ति डाल देता है कि वह उसके लिए एक समय का चयन करे। ।
4. व्हेन यू नीड इट नाउ
नहीं लिखें: तत्काल
क्या लिखें: आज
जब समय कम होता है और दबाव अधिक होता है, तो "तत्काल" एक ऐसा शब्द है जो केवल आतंक पैदा कर सकता है। और घबराहट एक आखिरी चीज है जिसे एक व्यक्ति को एक कार्य के लिए जिम्मेदार होना चाहिए। यदि आपके पास आवश्यकता को पहचानने और ईमेल भेजने के लिए पर्याप्त समय है, तो आपके पास अग्रिम सूचना देने का समय भी है कि "आज आपकी पहली प्राथमिकता होनी चाहिए।" यदि यह वास्तव में जरूरी है, तो फोन कॉल या इन-पर्सन विजिट करें। बजाय।
5. और एक और बोनस वाक्यांश
अंतिम लेकिन कम से कम एक मुहावरा है कि हम सभी अपने ईमेल को समाप्त करने के लिए कहते हैं, लेकिन शायद ही कभी अपने सहकर्मियों को सीधे संबोधित करने के लिए उपयोग कर सकते हैं: "धन्यवाद।" सराहना का एक छोटा सा सरल संदेश आपके बीच के बंधन को मजबूत करने में एक लंबा रास्ता तय करेगा। और आपकी टीम के सदस्य। यह कहता है कि आप उनके प्रयासों को पहचानते हैं और उनकी भूमिकाओं को महत्व देते हैं। और यह यकीन है कि एक विश्वास गिरावट धड़कता है।
