प्रिय वार्ताकारों,
हैरान-परेशान कॉर्पोरेट कम्युनिकेटर
प्रिय हैरान,
व्यवसायिक लोगों को ईमेल का उपयोग करने में 20 साल हो गए हैं, और हम अभी भी इसका कारण होने वाली अधिकांश परेशानी से बचने का एक तरीका नहीं खोज पाए हैं।
दक्षिणी कैलिफोर्निया के नैदानिक मनोवैज्ञानिक डॉ। रैंडी गुंथर के अनुसार, हम एक दूसरे के साथ गलत व्यवहार करने का जोखिम उठाते हैं, अगर हम संचार के पांच तरीकों में से किसी एक का उपयोग करने में विफल रहते हैं: शब्द, स्वर, स्पर्श, मुद्रा और चेहरे के भाव।
जब टेलीफोन पर बात की जाती है, तो हम जो कुछ भी बोलते हैं, उसे केवल शब्दों के जवाब में नहीं बल्कि उन स्वरों के साथ समायोजित करते हैं, जिन शब्दों को दिया जाता है। क्या हमारा व्यवसाय सहयोगी मांग और कठोर, आग्रह और निर्देशन, ठंडा या गर्म, संदिग्ध या निश्चित, आकस्मिक या औपचारिक है? हम कम या ज्यादा स्वाभाविक रूप से अपने स्वयं के स्वर को दूसरे व्यक्ति से मेल खाने के लिए समायोजित करते हैं या इसे कम करने के लिए यदि इसका तापमान सहयोगी समस्या को हल करने के लिए बहुत अधिक है।
लेकिन यहां तक कि टेलीफोन हमारे विचारों की पूरी अभिव्यक्ति को याद करता है। जब हम फोन पर बात करते हैं, तो हम बॉडी लैंग्वेज और फेशियल एक्सप्रेशंस को याद करते हैं, जब हम संदेह का सामना कर रहे होते हैं, तो हम संदेह का सामना कर सकते हैं, जब हम विरोध का दावा कर रहे होते हैं, तब हम प्रतिरोध या हास्य का विरोध करते हैं।
इन कमियों को उस संदर्भ में हमारे आपसी अज्ञानता से जोड़ते हैं जिसमें प्रत्येक पक्ष संवाद कर रहा है, और आपके पास ओवेन ग्रेजुएट स्कूल ऑफ मैनेजमेंट में प्रोफेसर रेमंड ए। फ्रीडमैन को "गहन रूप से अलौकिक वार्तालाप" कहते हैं।
वह बुरी खबर है।
अच्छी खबर यह है कि "अकेले शब्द" संदर्भ और लहजे के साथ-साथ सहानुभूति, जुनून, जिज्ञासा और संदेह का संचार करने में सक्षम हैं। क्या ऐसा नहीं था, हम रोते नहीं थे जब हमारे माता-पिता हमें बांबी पढ़ते हैं, जब हम सबसे हालिया जातीय सफाई के बारे में पढ़ते हैं तो हमें गुस्सा नहीं आएगा, और हमारे फेसबुक फीड में एक हास्य कॉलम पढ़ते हुए हंसी नहीं आएगी। यह बस थोड़ा और ध्यान रखता है।
यहाँ कुछ तरीके दिए गए हैं जिनसे हम ईमेल द्वारा की गई बातचीत के लिए उपयुक्त स्वर, बनावट, संदर्भ और भावना को जोड़ सकते हैं - एक नमूना लिपि के साथ जिसे आप अपनी स्थिति के अनुसार ढाल सकते हैं।
1. वार्तालाप में चरण और लाओ महसूस करना सेट करें
3. व्यापार संचार आमतौर पर अभाव की भावनाओं का उल्लेख करें
6. अपने खुद के संदेह का डर नहीं है
7. एक पारस्परिक रूप से लाभकारी समाधान खोजने के लिए अपनी योग्यता में विश्वास की एक उच्च डिग्री तनाव से बंद करें
संक्षेप में, अपने स्वयं के व्यक्तित्व, संयमित भावना, अपने वार्ता साथी के प्रति सम्मान, और आप कर सकते हैं के रूप में समझौते तक पहुँचने की अपनी क्षमता के बारे में आशावाद के रूप में ले आओ। जितना अधिक आप एक ईमेल में "वास्तविक जीवन" बातचीत की नकल करते हैं, संदेह और गलतफहमी के लिए कम कमरा होगा। यह नमूना बातचीत आपके सौदेबाजी करने वाले साथी के लिए स्पष्टीकरण मांगने, सवाल पूछने और अतिरिक्त सुझाव देने के लिए बहुत जगह छोड़ती है। कि अकेले ही गलतफहमी से बचने के लिए नेतृत्व करना चाहिए।
मेरे पास यह संदेह करने का कोई कारण नहीं है कि आप एक हैं, जैसा कि आप कहते हैं, एक-पर-एक और व्यक्ति में बातचीत में अच्छा है। अपने ईमेल में शामिल करें जो भी गुण आप उन सौदेबाजी सत्रों में लाते हैं, चाहे वे समानता, अधिकार, स्पष्टता, आपके सौदेबाजी साथी की भलाई, साझा मूल्यों या शीर्ष-समस्या समस्या समाधान कौशल के लिए चिंता का विषय हो।
अपनी विशेष चुनौतियों के साथ शुभकामनाएं, और कृपया हमें और अधिक विस्तार, एक बेहतर स्पष्टीकरण, या आपके ईमेल की गई वार्ताओं में काम करने के लिए नए कौशल की सफलता के बारे में एक रिपोर्ट लिखने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
यह लेख हमारे आस्क ए एक्सपर्ट सीरीज़ का एक हिस्सा है - जो आपके सबसे बड़े करियर की चिंताओं से निपटने में मदद करने के लिए समर्पित एक स्तंभ है। हमारे विशेषज्ञ आपके सभी ज्वलंत सवालों के जवाब देने के लिए उत्साहित हैं, और आप हमें संपादक (पर) विषय (डॉट) कॉम पर ईमेल करके और सब्जेक्ट लाइन में पूछें एक विशेषज्ञ का उपयोग करके प्रस्तुत कर सकते हैं।
