एक गैर-लाभकारी संस्था की कार्यकारी निदेशक लेस्ली चाहती थीं कि संगठन के कार्यक्रम के लिए ब्रोशर को नए सिरे से तैयार किया जाए, जिससे जोखिम वाले युवाओं को स्कूल में रहने में मदद मिल सके, और उन्होंने एम्मा को कार्यालय प्रबंधक की जिम्मेदारी दी।
एम्मा ने छवियां, रंग और फ़ॉन्ट अपडेट करने में घंटों बिताए। वह अपने बोल्डर, उज्जवल सुदृढीकरण पर गर्व करती थी, उसे अपने बॉस को दिखाने के लिए उत्साहित थी।
जब उसने किया, तब भी, स्पष्ट रूप से एक समस्या थी। "ओह, " लेस्ली ने नए ब्रोशर का अवलोकन किया, "यह बहुत अच्छा लग रहा है। लेकिन कॉपी अभी भी वही क्यों है? ”
स्तब्ध, एम्मा उसके कानों पर विश्वास नहीं कर सकती थी। उसने कॉपी को संशोधित करने के बारे में कभी नहीं सोचा था। और लेस्ली ने कभी इसका सुझाव नहीं दिया था। एक साधारण बात के बारे में बात करने वाले दो लोग इस तरह की व्याख्या कैसे कर सकते हैं?
लेस्ली और एमा ने जॉर्ज बर्नार्ड शॉ द्वारा अमर मुद्दे का अनुभव किया, "संचार में सबसे बड़ी समस्या यह भ्रम है कि यह हो गया है।"
कार्यस्थल में ऐसे लोग होने जा रहे हैं, जो लेस्ली की तरह हैं, जो आपके विचारों को आप तक पहुँचाने में बहुत अच्छे नहीं हैं। और जब वे नहीं करते हैं, तो यह बाधाएं पैदा कर सकता है। यह आपको गलत संचार सीमा में कताई भेज सकता है। व्यर्थ समय, खूंखार rework, और कुल misfires माउंट कर सकते हैं जब आपके सहकर्मी, या बॉस, संवाद नहीं करते कि वे क्या चाहते हैं कुशलतापूर्वक या प्रभावी ढंग से।
आप इन लोगों के लिए अधिक स्पष्ट रूप से संवाद करने के लिए पूरे दिन की कामना कर सकते हैं। लेकिन यह शायद आपकी जाने की रणनीति नहीं होनी चाहिए। इच्छा के बजाय, दूसरों से स्पष्ट, अधिक प्रभावी संचार प्राप्त करने के लिए निम्नलिखित तीन तकनीकों का प्रयास करें।
1. जब आप एक कार्यभार ग्रहण कर रहे हों
एम्मा ने सोचा कि वह वही सुन रही है जो उसके मालिक चाहते थे। आखिरकार, वे एक ही कमरे में एक दूसरे से बात कर रहे थे। लेकिन वास्तव में, लेस्ली के "विवरणिका को फिर से डिज़ाइन करने" के निर्देश अस्पष्ट और अपूर्ण थे।
दूसरों को अधिक संक्षिप्त और विशिष्ट होने के लिए एक महान रणनीति उन सवालों को पूछना है जो स्पष्टता प्रदान करते हैं।
यहाँ बताया गया है कि एम्मा से यह कैसे लग रहा होगा: "लेस्ली, जब आप कहते हैं कि 'विवरणिका को फिर से डिज़ाइन करें' तो क्या आप मेरे बारे में और बता सकते हैं कि आपका क्या मतलब है और आपकी अपेक्षाएँ क्या हैं?"
एम्मा को बहुत जल्दी पता चल गया कि वह और उसके मालिक के बीच अंतिम उत्पाद के बारे में अनोखे विचार थे। फिर, वह पहले प्रश्नों के लिए ग्राफिक्स और कलर स्कीम से लेकर डेडलाइन तक की हर चीज के बारे में पूछताछ कर सकती है।
कार्यस्थल में प्रश्न आपके गुप्त हथियार हैं। जब संदेह हो, तो दूसरों से उनकी अपेक्षाएँ स्पष्ट करने के लिए कहें। तब तक पूछें जब तक आप सुनिश्चित न हों कि आप समझ रहे हैं। आप आश्चर्यचकित होंगे कि यह सब कुछ कैसे सुव्यवस्थित करता है।
2. जब आप मीटिंग में हों
क्या आप कभी किसी मीटिंग में गए हैं जिसने मीटिंग्स को एक बुरा नाम दिया है? मैंने ऐसे प्रबंधकों को देखा है जो स्पष्ट उद्देश्य या वांछित परिणाम के बिना प्रतीत होते हैं। उसके शीर्ष पर, नेता ऐसा लगता है जैसे वह अपने विचारों को जोर-शोर से संसाधित कर रहा है, इससे अधिक वह समूह वार्तालाप की सुविधा दे रहा है। किसी को यकीन नहीं है कि एक विचार के रूप में गंभीरता से क्या लेना है, और क्या अनदेखा करना है। और हर कोई अपने डेस्क पर काम के ढेर के बारे में सोच रहा है। थोड़ी देर बाद, टीम यह भूल जाती है कि बात करने का बिंदु क्या था और मानसिक रूप से परिसर को खाली कर दिया, अपने फोन पर ईमेल की जांच करने के लिए इस्तीफा दे दिया।
एक बैठक के मोटी होने के नाते असफल होने पर एक बॉस या सहकर्मी को अपने भाषण में अधिक प्रभावी होने के लिए कहने के लिए एक कठिन जगह हो सकती है। लेकिन आप कर सकते हैं, और आपको इसके बारे में मतलब नहीं होना चाहिए। बस रुकावट होने पर स्पष्टीकरण दें और स्पष्टीकरण मांगें।
"बॉब, मैं कमरे में कुछ भौंहों भौंक रहा हूँ। ऐसा लगता है कि हम में से कुछ इस विषय पर आपका अनुसरण नहीं कर रहे हैं। क्या आप हमें कुछ कदम पीछे ले जा सकते हैं और उच्च स्तर पर प्रमुख बिंदुओं की समीक्षा कर सकते हैं? मैं यह सुनिश्चित करना चाहता हूं कि हमें पता हो कि आपको हमसे क्या चाहिए। ”
यह संभव है कि आप भ्रम की स्थिति को व्यक्त करने के लिए समझौते और अन्य लोगों की छलांग लगा लेंगे। आपको वह जानकारी मिल जाएगी जिसकी आपको आवश्यकता है, और इसलिए आपके सहकर्मी, जिन्हें बाद में बोलने के लिए कोई संदेह नहीं है, धन्यवाद करेंगे।
3. आप ईमेल पर काम कर रहे हैं
कार्यस्थल में अधिकांश संचार, आश्चर्यजनक रूप से नहीं, ईमेल पर होता है। इसलिए जब आपको एंजेला से लम्बा, दुरूह, अनफोकस्ड टोम मिलता है, तो आप अपने प्रोजेक्ट ब्वॉय को रोना चाहते हैं।
यह आपको पैराग्राफ के माध्यम से मिटाने के लिए 30 मिनट का समय लगेगा, वह जो कह रहा है उसे समझें, निर्धारित करें कि आपको कुछ करने की आवश्यकता है, और फिर यह पता लगाने के लिए कि कैसे प्रतिक्रिया दें। एक नज़र और आपको याद है कि आप इस महिला के ईमेल को खोलने से क्यों नफरत करते हैं। आप हताशा में दीवार के खिलाफ अपना सिर पीट सकते हैं।
इसके बजाय, एक प्रकार से, गैर-टकराव वाले तरीके से, आपको जो कुछ भी चाहिए, उसके लिए पूछने का अभ्यास करें। एंजेला से पूछें कि क्या वह अपने ईमेल को फिर से खोलने के लिए खुली होगी ताकि आप अधिक तेज़ी से प्रतिक्रिया दे सकें। और याद रखें, यदि आप किसी से कुछ अलग करने के लिए कहने जा रहे हैं, तो उसे बताएं कि यह उसके लिए अच्छा क्यों है।
"हे एंजेला, मैं नोटिस करता हूं कि अक्सर आपके ईमेल लंबे और विस्तृत होते हैं। यह बहुत अच्छी बात है कि आप इतनी जानकारी प्रदान करते हैं, लेकिन जब मैं जल्दी से देख रहा होता हूं, तो मैं हमेशा ठीक से समझ नहीं पाता हूं कि आपको मुझसे क्या जरूरत है और कब-और मुझे लापता डेडलाइन या गलत निर्देशों की गलतफहमी है। क्या आप मुख्य बिंदु को शीर्ष पर रख पाएंगे ताकि मैं आपको अधिक तेज़ी से जवाब दे सकूँ, या विषय को और अधिक विस्तृत बना सकूँ? उदाहरण के लिए, 'एक्शन नीडेड फ्राइडे फ्राइडे 9 बजे | एसीएमई प्रोजेक्ट 'मुझे तुरंत अपने कार्यक्रम में रखने के लिए याद दिलाएगा। "
आपको एंजेला से एक उच्च गुणवत्ता वाला ईमेल प्राप्त करना शुरू करने की संभावना है, और आपने अपने सहकर्मी को अधिक पेशेवर संवाद करने में उसकी मदद करके उसका पक्ष लिया होगा। अपने आप को उस एक के लिए पीठ पर थपथपाओ।
यह बहुत अच्छा होगा अगर हर कोई इस तरह से संवाद करे, जिसने कल्पना के लिए कुछ भी नहीं छोड़ा। वास्तविकता यह है कि हम व्याकुलता और तनाव के साथ जटिल, शोर वाले कार्यस्थलों में संवाद करते हैं। जब महत्वपूर्ण बातचीत हो रही है, तो आपके आसपास के लोगों से संपर्क करने में मदद करने के लिए यह अच्छा अभ्यास है ताकि आप उनसे जो जानकारी चाहते हैं, उसे निकाल सकें। जब आप पहली बार प्रयास करते हैं, तो यह थोड़ा असहज हो सकता है, लेकिन लंबे समय में, आप ऐसा करने के साथ बेहतर और अधिक आरामदायक हो जाएंगे। बोनस, यह आपको इस प्रक्रिया में घंटों के तनाव और गलत ऊर्जा से बचाएगा।
