"सभी कागज से छुटकारा पाएं।"
मैं न्यूयॉर्क शहर के मेयर कार्यालय में काम करने वाला एक प्रोजेक्ट मैनेजर था, और यह वह कार्य था जिसे पूरा करने के लिए मुझे सौंपा गया था। सैकड़ों कर्मचारियों, हजारों पेपर-आधारित प्रक्रियाओं और नई तकनीक के लिए सीमित बजट वाली नौकरशाही में, मुझे हर चीज के बारे में डिजिटलीकरण करने की योजना विकसित करने के लिए कहा गया था।
यह एक कठिन परियोजना थी अगर कभी मैं एक को देखा होता। यह वास्तव में, असंभव के बगल में बाधाओं को दिया गया था जिसके भीतर मैं काम कर रहा था। लेकिन मैं अपने हाथों को ऊपर नहीं फेंक सकता था और नहीं कह सकता था। मेरे पास करने के लिए एक काम था और मुझे कहीं से शुरू करना था।
प्रोजेक्ट पेपर एलिमिनेशन एक अयोग्य सफलता नहीं थी। वास्तव में, यह एक अयोग्य विफलता के करीब था। यदि आप आज किसी भी न्यूयॉर्क शहर के कार्यालय में चलते हैं, तो आप निश्चित रूप से डेस्क, इनबॉक्स और आउटबॉक्स और ढेर रीसायकल पर कागज को ढेर कर पाएंगे।
फिर भी, परियोजना ने मुझे इस बात के बारे में अधिक सिखाया कि किसी भी सफलता की तुलना में एक भारी काम कैसे शुरू किया जाए। यहां बताया गया है कि कैसे मैंने कुछ असाध्य रूप से लेना सीख लिया और इसे काटने के आकार के टुकड़ों में बदल दिया।
1. बिग पिक्चर का स्टॉक लें
न्यूयॉर्क शहर में दर्जनों विभाग हैं, जिनमें से प्रत्येक में दर्जनों विभाजन हैं, जिनमें से प्रत्येक की अपनी आंतरिक प्रक्रियाएं हैं। वहाँ कागज है जो पहले से ही फ़ाइल अलमारियाँ और बक्से में मौजूद है, और कागज अभी भी बनाया जाना है जब ग्राहक और कर्मचारी फॉर्म और एप्लिकेशन भरते हैं। मेरे लिए यह जानना असंभव था कि मैं वहाँ से बाहर निकलने वाली सभी कागज़ी प्रक्रियाओं का जायजा लेने से पहले कहाँ से शुरू करूँ। किन लोगों ने सबसे अधिक पेपर उत्पन्न किया? जो लोग खुद को डिजिटलीकरण के लिए उधार देते हैं, और जिन लोगों के पास जटिल कारक थे, जैसे कि धन को स्वीकार करने की आवश्यकता? सबसे कम रुपये के लिए सबसे बड़ा धमाका कौन सा होगा?
मैंने प्रयास के दायरे के लिए एक अनुभव प्राप्त करने के लिए हर विभाग को कैनवसिंग करते हुए कुछ सप्ताह बिताए। इस प्रारंभिक मूल्यांकन को करने से आपके दायरे को परिभाषित करने में मदद मिल सकती है, साथ ही इसके अंदर और बाहर क्या है। यह आपको अपने उच्च कार्य के लिए संवाद करने में मदद कर सकता है और इस बारे में उनकी प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकता है कि वे किस चीज की सबसे ज्यादा परवाह करते हैं। और यह आपको एक तार्किक शुरुआती बिंदु पर अपना रास्ता नेविगेट करने में मदद करता है।
2. एक छोटे पैमाने पर सफलता का एक उदाहरण खोजें
प्रोजेक्ट पेपर एलिमिनेशन के मामले में, स्वास्थ्य विभाग ने हाल ही में एक ऑफिस मूव द्वारा प्रेरित एक पेपर रिडक्शन प्रोजेक्ट शुरू किया था। वे अपने सभी कागजी रिकॉर्ड अपने साथ नहीं ले जाना चाहते थे, अगर उन्हें नहीं करना था, लेकिन वे नहीं जानते थे कि कौन सा लेना है और कौन सा पीछे छोड़ना है। इसलिए उन्होंने एक बहु-चरणबद्ध परियोजना को लागू किया: परिभाषित करें कि कानूनी तौर पर क्या बनाए रखने की आवश्यकता है, जो नष्ट नहीं हुआ, उसे नष्ट करें और कुछ भी स्कैन न करें जिसके लिए एक हार्ड कॉपी की आवश्यकता नहीं थी। उन्होंने इसे लागू करने के लिए प्रौद्योगिकी और कर्मचारियों को लागू किया, और उनके पास इसके लिए दिखाने के लिए परिणाम थे।
जब आप किसी विशेष प्रोजेक्ट के पैमाने को बढ़ाते हैं तो एक आकार हमेशा सभी के लिए उपयुक्त नहीं होता है, और नए विचार उत्पन्न होते हैं। लेकिन सफलता का एक उदाहरण न केवल आपके द्वारा प्राप्त किए गए एक ही लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए सिद्ध तरीके प्रदान करता है, यह आपको दूसरों की असफलताओं से सीखने की अनुमति भी दे सकता है। यह एक मॉडल प्रदान करता है जिसे आप शुरुआती बिंदु के रूप में उपयोग कर सकते हैं। आपको अपने स्वयं के उद्देश्यों को पूरा करने के लिए इसे संशोधित करने, विस्तार करने या इसे अनुकूलित करने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन पूरी तरह से खाली कैनवास से शुरू करने की तुलना में कुछ पर प्रतिक्रिया करना आसान है।
3. लो-हैंगिंग फ्रूट को पहचानें
हां, "लो-हैंगिंग फ्रूट" निश्चित रूप से कहीं न कहीं ओवरड्यूड ऑफिस शब्दजाल की सूची में है, तो चलिए इसे कहते हैं कि यह क्या है: आसान सामान। वह सामान जिसकी लागत सबसे कम है और उसे करने में कम से कम समय लगता है। प्रोजेक्ट पेपर एलिमिनेशन के मामले में, इसका मतलब था कि अप्रचलित कागजी कार्रवाई से छुटकारा पाना, सरल ऑनलाइन फॉर्म तैयार करना, और अभिलेखों को लंबे समय तक समाप्त करने की तारीखों को निपटाना।
आसान चीजें शुरू करने के लिए कुछ कारण हैं। सबसे पहले, यह आपको अपने बेल्ट पर कुछ संकेत देता है। फॉरवर्ड मूवमेंट की यह भावना, कम से कम यह हो सकता है, एक महत्वपूर्ण मनोवैज्ञानिक जीत है। यह आपको आगे के चुनौतीपूर्ण कार्य के लिए गति प्रदान करता है। और दूसरा, यह आपको परियोजना के हितधारकों के लिए प्रगति का प्रदर्शन करने की अनुमति देता है, जिससे भविष्य के काम के चरणों को वितरित करने की आपकी क्षमता में विश्वास पैदा होता है।
4. अपने सबसे बड़े बाधाओं को बाहर रखना
यहां तक कि जब आप छोटी सफलताओं पर टिक करते हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप एक असंभव चुनौती को महसूस करें और इसे ठोस बाधाओं में तोड़ दें। उनका नाम लिए बिना, उन्हें दूर करने के लिए रणनीति विकसित करना इतना अधिक कठिन है। कागज उन्मूलन की दुनिया में, एक बाधा एक ऑनलाइन फॉर्म में दर्ज किए गए डेटा को कैप्चर करने की जटिलता थी, और दूसरा इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए कानूनी आवश्यकताओं को समायोजित कर रहा था।
इन बाधाओं को दूर करने से यह पता चल सकता है कि एक कथित बाधा उतनी बड़ी चुनौती नहीं है जितना कि आपने शुरू में मान लिया था। वैकल्पिक रूप से, आप पहले से मामूली माने जाने वाले प्रमुख मार्ग को प्रकाश में ला सकते हैं। यह जानना कि बाधाएँ जल्दी क्या हैं, जब आप पहले से ही घुटने-गहरे हैं, तो आपको अंधा होने से रोकेंगे। यह आपको उन संसाधनों को पंक्तिबद्ध करने में भी मदद कर सकता है, जिनसे आपको उनसे निपटने की आवश्यकता है, चाहे वह राजनीतिक समर्थन, धन, या विशेषज्ञ मार्गदर्शन हो।
5. काम से बाहर चरण
चीनी दार्शनिक लाओ त्ज़ु ने प्रसिद्ध रूप से कहा, "एक हजार मील की यात्रा एक एकल चरण के साथ शुरू होती है।" यह भी सच है कि एक हजार मील की यात्रा में 250 मील की चार छोटी यात्राएं होती हैं, या 100 मील की 10 यात्राएं होती हैं। प्रबंधनीय चरणों में अपने चुनौतीपूर्ण परियोजना को तोड़ने से यह बहुत कम चुनौतीपूर्ण हो जाता है। और यह आपको एक कदम और किए गए कदम के बीच का लक्ष्य बनाने के लिए यथार्थवादी अंतरिम मील का पत्थर देता है।
न्यूयॉर्क शहर की सरकार में पेपर-आधारित प्रक्रियाओं को डिजिटल बनाने की कोशिश करते हुए, इस काम को पूरा करने के कई विकल्प थे। एक दृष्टिकोण यह था कि एक बार में एक निश्चित संख्या में विभागों का सामना किया जाए। एक और शुरुआत यह निर्धारित करने से हुई कि कौन से पेपर को समाप्त किया जा सकता है, इसे डिजिटाइज़ करने के लिए तकनीक को लागू करके जारी रखें, और प्रशिक्षण कर्मचारियों द्वारा निष्कर्ष निकाला जाए और ग्राहकों को नई तकनीक का विज्ञापन करें। काम की अत्यधिक मात्रा को चरणबद्ध करने का सबसे तार्किक तरीका काम की प्रकृति के आधार पर अलग-अलग होगा, लेकिन इससे पहले कि आप बहुत गहरे में पहुंचें, इससे निपटने के लिए हमेशा लायक है।
6. अपेक्षाएं निर्धारित करें
जो कुछ भी आप करते हैं, वह वादा न करें जो आप आश्वस्त नहीं हैं कि आप वितरित कर सकते हैं। इसे बनाने के लिए आपको क्या चाहिए, यह पूछें। और यदि आप इसे प्राप्त नहीं कर सकते हैं - चाहे वह लोग हों, धन हो, या तकनीक हो - तो उन तरीकों को समझाएं जो आपके समय को प्रभावित कर सकते हैं। कभी-कभी एक कार्यकारी इसे प्राप्त करने के लिए आवश्यक कार्य की बारीक समझ के बिना कुछ के लिए पूछेगा, लेकिन एक बार जब आप अपने मूल्यांकन को एक साथ खींच लेते हैं और बाधाओं की पहचान करते हैं, तो आप इस बारीकियों को संवाद करने की स्थिति में होते हैं।
अपना सिर हिलाना और दूसरी दिशा में दौड़ना एक आम बात है, और कभी-कभी उचित, सबसे भारी परियोजनाओं पर प्रतिक्रिया। लेकिन यह आपको कहीं नहीं मिलने की गारंटी है। यहां तक कि सबसे कठिन काम को सही दृष्टिकोण, आगे काम की एक ठोस समझ, और अपने तरीके से जांच करने के लिए यथार्थवादी और प्राप्त मील के पत्थर का एक सेट से भरा जा सकता है।
