जैसे-जैसे हम ईमेल भेजते और प्राप्त करते हैं, यह बढ़ता जाता है, इसके साथ एक नई समस्या आती है: एक विशिष्ट संदेश - या विशिष्ट जानकारी का एक टुकड़ा - इस विशाल संग्रह में।
सौभाग्य से, कुछ पूर्व-निर्धारित किस्ट्रोक्स और कुछ उन्नत खोज के साथ-साथ, आप अपने ईमेल से जितनी जानकारी की आवश्यकता है उसे पहले से कहीं अधिक आसानी से प्राप्त कर सकते हैं।
ट्रिक 1: बाद में खोजने के लिए अभी लिखें
ईमेल भेजने से पहले मैं जो # 1 काम करता हूं, उसमें से एक यह है कि इसे सरचार्ज के लिए पढ़ा जाता है। मैं इस बारे में सोचता हूं कि मैं बाद में इस ईमेल को खोजने के लिए क्या खोज करूंगा और फिर यह सुनिश्चित करूंगा कि वे शब्द ईमेल में हैं।
ज्यादातर मामलों में, मैं एक चीज़ नहीं बदलता, लेकिन हर बार एक बार जब मुझे पता चलता है कि मैंने "आज सुबह जिस साझेदारी पर चर्चा की थी" के बजाय हमने "उस सुबह की चर्चा की" जिस पर हमने चर्चा की थी "या" मीटिंग से मिले नोट्स जैक "के बजाय नोट्स" अमेज़न से जैक स्मिथ के साथ मिलने से। "जब भविष्य में इस धागे की खोज करते हैं, तो मुझे पता है कि मैं" Mashable "या" जैक स्मिथ अमेज़ॅन, "खोजूंगा और उन त्वरित सुधारों के बिना, मैं नहीं करूंगा। एक चीज़ मिल गई है
ट्रिक 2: लेबल और फोल्डर्स का उपयोग करें
यदि आप एक Gmail उपयोगकर्ता हैं, तो आप लेबल का उपयोग कर सकते हैं - या आप ईमेल के एक बड़े महासागर में सब कुछ संग्रह करना चुन सकते हैं। मुझे लगता है कि लेबल का उपयोग करने पर विचार करने का सबसे अच्छा कारण खोज है।
उदाहरण के लिए: मेरा सह-संस्थापक कैथरीन और मैं शिकागो शहर के बारे में अपेक्षाकृत अक्सर ईमेल करते हैं। कुछ ईमेल शहर में हमारी बिक्री के विस्तार से संबंधित हैं, और अन्य पूरी तरह से असंबंधित हैं (जैसे कि वहां हो रहा एक सम्मेलन, या एक उम्मीदवार जो वहां आधारित है)। "बिक्री" लेबल के भीतर "कैथरीन शिकागो" के लिए खोज करने में सक्षम होने के कारण मुझे उसी क्वेरी के लिए अपने सभी ईमेल खोजने की तुलना में बहुत अधिक तेज़ी से ढूंढने में मदद मिलेगी।
आउटलुक जैसे अन्य ईमेल क्लाइंट में फ़ोल्डर्स के लिए एक ही बात सही है। ईमेल के अधिक विवश सेट के भीतर खोज करने में सक्षम होने के कारण आप जो खोज रहे हैं उसे ढूंढना आसान हो जाता है।
ट्रिक 3: अपने ईमेल सर्च कमांड्स को जानें
अंत में, अपने खोज विकल्पों को जानें। शरीर में कहीं भी "कैथरीन" को शामिल करने वाले ईमेलों की खोज में अंतर, कैथरीन द्वारा भेजे गए ईमेलों के अलावा, कैथरीन को भेजे गए, या विषय पंक्ति में "कैथरीन" के साथ काफी महत्वपूर्ण है। Gmail के लिए, ये जानने के लिए शीर्ष खोज आदेश हैं:
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किसी विशिष्ट व्यक्ति को या उससे: XYZ और: XYZ से ईमेल खोजने के लिए
प्रो टिप: इन दोनों आदेशों के लिए, आप ईमेल पते, एक पहले नाम या एक अंतिम नाम, जैसे, से: [email protected], से: jane, से: smith के बीच चयन कर सकते हैं। यदि किसी के पास कई ईमेल पते हैं, तो उसका पहला या अंतिम नाम उन सभी में से परिणाम लाएगा। -
विषय पंक्ति में विशिष्ट शब्दों वाले ईमेल की खोज करने के लिए: विषय: XYZ
प्रो टिप: यदि आप किसी वाक्यांश को खोजना चाहते हैं, तो इसे उद्धरणों में रखना सुनिश्चित करें। विषय: एनवाईसी यात्रा विषय पंक्ति में "एनवाईसी" के साथ ईमेल की तलाश करेगी और शरीर में कहीं "यात्रा" - आपको इसके बजाय विषय की आवश्यकता है: "एनवाईसी यात्रा"। -
अटैचमेंट वाले ईमेल की खोज करने के लिए: है: अटैचमेंट।
प्रो टिप: आप फ़ाइल नाम का उपयोग करके विशिष्ट फ़ाइल प्रकारों के लिए भी खोज सकते हैं: डॉक्टर, फ़ाइल नाम: पीपीटी, और इसी तरह। -
एक विशिष्ट लेबल वाले ईमेल की खोज करने के लिए: लेबल: XYZ
प्रो टिप: यदि आप जीमेल में एक लेबल पर क्लिक करते हैं, तो यह पहले से ही खोज बार में जोड़ देगा, इसलिए आप इसे अपनी खोज के लिए एक शुरुआती बिंदु के रूप में उपयोग कर सकते हैं। -
पढ़ने या अपठित होने वाले ईमेलों की खोज को कम करने के लिए: है: अपठित या है: पढ़ा
अधिक के लिए, कार्रवाई में इन खोज आदेशों के डिजिटल प्रेरणा के महान उदाहरण देखें।
क्या आप अपने ईमेल को खोजने के लिए किसी अन्य ट्रिक का उपयोग करते हैं?
