सबसे खराब संगठनात्मक नौकरशाही से कैसे निपटें

बड़े कॉर्पोरेट कार्यालय में काम करना एक आशीर्वाद और अभिशाप हो सकता है।

एक तरफ, आपके पास अपने निपटान में बहुत सारे संसाधन हैं - तकनीकी मदद, रचनात्मक टीम, संरक्षक, एक अच्छी तरह से स्टॉक किए गए आपूर्ति कक्ष, और कुछ और जो आपको बस एक खरीद आदेश की आवश्यकता है।

लेकिन दूसरी ओर, कॉर्पोरेट सेटिंग की नौकरशाही आसानी से नए विचारों पर एक नुकसान डाल सकती है और उस काम को धीमा कर सकती है जिसे आपको करने की आवश्यकता है। अनावश्यक नीतियों, अंतहीन कागजी कार्रवाई और निर्णय लेने वाले प्राधिकरण की कमी के बीच, आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं कि क्या कॉर्पोरेट नियम-निर्माता सक्रिय रूप से आपकी नौकरी को कठिन बनाने की कोशिश कर रहे हैं।

सच तो यह है, आप शायद इस तरह की उपहास-उबासी, नौकरशाही की अपनी कंपनी को कभी भी एकतरफा ढंग से छुटकारा नहीं दे पाएंगे। लेकिन, इसका सामना करने और इसका सही तरीके से सामना करने से, आप इसे अपने और अपनी टीम पर बहुत कम निराशा कर सकते हैं।

कॉरपोरेट जगत में कुछ साल बिताने के बाद, यहाँ वे चीजें हैं जो मुझे सबसे ज्यादा निराशाजनक लगीं- और मैंने उनसे कैसे व्यवहार किया।

मुद्दा: पारदर्शिता का अभाव

जब तक आप सी-सूट में नहीं हैं, संभावना है कि आप अपनी कंपनी के व्यावसायिक निर्णयों के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त नहीं करेंगे। यहां तक ​​कि अगर आप एक पर्यवेक्षी भूमिका में हैं, तो आप संभवतः अप्रत्याशित घोषणाओं, नई पहलों और नीतिगत परिवर्तनों से अंधा हो जाएंगे।

मेरा अपना कार्यालय लें: लगभग एक महीने पहले, मेरे विभाग के चार कर्मचारियों को एक बैठक में बुलाया गया था, जहाँ उन्हें बिना किसी पूर्व सूचना के रखा गया था। उनके पर्यवेक्षक के रूप में, मैं अपने प्रबंधक के पास यह पूछने के लिए पहुंचा कि वह स्थिति के बारे में क्या जानता है। पता चला, उसे पता नहीं था कि छंटनी हो रही थी, वे किस जानकारी पर आधारित थे, और यदि कुछ और भी आ रहे थे।

जब हमारी कंपनी खरीदी गई और दूसरी कंपनी में विलय हुई तो वही बात हुई। संरचना और प्रबंधन में परिवर्तन केवल कुछ विभागों को सूचित किया गया था, बाकी कर्मचारियों को अफवाहों पर निर्भर करने के लिए छोड़ दिया गया था जब तक कि सूचना को रणनीतिक रूप से फ़िल्टर नहीं किया गया था।

कैसे व्यवहार करें

आपकी कंपनी के आंतरिक कामकाज में अंतर्दृष्टि हासिल करने के लिए वास्तव में कोई गारंटी वाला तरीका नहीं है - यदि सीईओ आपको जानना नहीं चाहते हैं, तो आप शायद इसका पता नहीं लगा पाएंगे। हालांकि, यह आपके पर्यवेक्षक के साथ नियमित रूप से संवाद करने और यह पूछने के लिए चोट नहीं करता है कि वह कुछ स्थितियों के बारे में क्या जानता है। मैंने पाया है कि यहां तक ​​कि अगर मेरा प्रबंधक मुझे बहुत सी बारीकियां नहीं दे सकता है, तो मैं जानकारी के कभी-कभी सोने की डली को चमका सकता हूं (जो कम से कम मुझे बड़ी तस्वीर का एक टुकड़ा देता है, भले ही मैं पूरी चीज नहीं देख सकता हूं)।

ज्ञान की कमी से निपटने का दूसरा पक्ष (और इसके साथ आने वाली निराशा) अपनी भूमिका के भीतर चुस्त होने पर ध्यान केंद्रित करना है। यह मुश्किल हो सकता है, अगर आप एक सुंदर और शांत तरीके से बदलाव को स्वीकार करना सीख सकते हैं (शिकायत करने के बजाय या लगातार पूछ रहे हैं कि चीजें उस तरह से वापस क्यों नहीं हो सकती हैं), तो आपके पास बहुत आसान समय समायोजन होगा और प्रगति में बदलाव ले रहे हैं।

मुद्दा: लगातार बेकार नीतियां

किसी भी कंपनी की हैंडबुक देखें, और आप पॉलिसी के बाद पॉलिसी से लेकर ड्रेस कोड के लिए अपेक्षित व्यवहार तक सब कुछ देख पाएंगे। और अधिकांश भाग के लिए, आप शायद सवाल नहीं करते कि ये नीतियां क्यों आवश्यक हैं।

यही है, जब तक कि आप एक नियम के पार नहीं आते हैं जो कुछ बेतुका निर्दिष्ट करता है: उदाहरण के लिए, कि PTO केवल आधे या पूरे दिन के वेतन वृद्धि के बजाय घंटे (और आधे घंटे) के लिए अनुरोध किया जा सकता है! इसे भूल जाओ!) - तो आप केवल एक के बजाय डॉक्टर की नियुक्ति के लिए उस कीमती छुट्टी के समय के चार घंटे का उपयोग करें। या, नियम जो बताता है कि प्रति घंटा कर्मचारी अपने सेल फोन का उपयोग पाठ के लिए नहीं कर सकते हैं या इंटरनेट पर सर्फ कर सकते हैं तब भी जब वे दोपहर के भोजन के दौरान बंद होते हैं और ब्रेक लेते हैं।

वयस्कों से भरा एक कार्यालय के लिए जो जानता है कि काम कैसे किया जाए? ये नीतियाँ अनावश्यक और अनुचित लगती हैं।

कैसे व्यवहार करें

नियमों के अनुसार निराश होना, उनके लिए संभवतः मान्य कारण हैं। मैंने पाया है कि अगर मैं उन कारणों के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करने में सक्षम हूँ तो उन्हें स्वीकार करने (और लागू करने) में मेरी मदद करता है। यदि, उदाहरण के लिए, मुझे पता चला है कि हमारी पीटीओ प्रणाली केवल चार या आठ घंटे के अनुरोधों के अलावा कुछ भी संसाधित नहीं कर सकती है, तो मुझे लगता है कि हमारे मानव संसाधन विभाग को यह मानने से अधिक संतुष्ट होना चाहिए कि हम अपने घंटों को जल्दी से जल्दी उपयोग करने के लिए मजबूर करना चाहते हैं। मुमकिन। (मुझे यह भी पता है, यह देखते हुए कि यह नियम का एकमात्र कारण है, कि यह संभव हो सकता है कि इसे स्कर्ट की तरह बनाया जा सके - जैसे किसी कर्मचारी को उस डॉक्टर की नियुक्ति के लिए अपने दोपहर के भोजन के घंटे को छोड़ने की अनुमति देना जिसने उसे देर से बनाया है।)

मुद्दा: निर्णय लेने की क्षमता का अभाव

जब तक आप एक निदेशक-स्तर की स्थिति में होते हैं, तब तक आपकी टीम, ग्राहकों, या यहां तक ​​कि, वास्तव में, स्वयं की ओर से निर्णय लेने के लिए आपके पास वास्तव में बहुत अधिक मार्ग नहीं होता है।

उदाहरण के लिए, मेरी टीम का प्राथमिक कार्य बीमा दावों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रसारित करने के लिए क्लाइंट सॉफ्टवेयर स्थापित करना है, लेकिन हमें हाल ही में चालान विवादों का जवाब देने की जिम्मेदारी भी सौंपी गई। इसलिए, ग्राहक इस बात पर ध्यान देंगे कि उनसे दोगुनी रकम वसूल की जाए। हम कुछ हद तक इस मुद्दे पर शोध कर पाएंगे, क्योंकि हम उनके सिस्टम में दूरस्थ रूप से लॉग इन कर सकते हैं।

लेकिन कैच था, भले ही हमें पता चला कि चालान गलत था, हमारे पास क्लाइंट के अनुबंध तक पहुंच नहीं थी, जो यह बताता है कि वे क्या थे और भुगतान के लिए जिम्मेदार नहीं थे। यहां तक ​​कि अगर यह स्पष्ट था कि क्लाइंट ने ओवरपेइंग के लिए एक क्रेडिट का हकदार है, तो हम उसे या उसे देने के लिए अधिकृत नहीं थे। हमें क्लाइंट को दूसरे विभाग में स्थानांतरित करना था, फिर अनुमोदन प्राप्त करने के लिए रैंकों के माध्यम से ऊपर जाना था। इसमें शामिल सभी लोगों के लिए यह थका देने वाला और थकाऊ था।

आप जिस भी स्थिति में काम करते हैं, आपको इसकी संभावना है। आप उचित अनुमोदन के बिना निर्णय लेने, प्रक्रियाओं को बदलने, या एक ग्राहक के लिए एक अंग पर जाने के लिए अधिकृत नहीं हो सकते हैं - जो कई असहज स्थितियों के लिए बना सकता है।

कैसे व्यवहार करें

अगर मुझे समय से पहले पता चलता है कि मैं बदलाव करने या किसी चीज़ को स्वीकृति देने के लिए सही व्यक्ति नहीं हूं, तो मुझे इस बात का पूरा-पूरा विवरण देना है। इसलिए, जब किसी ग्राहक से चालान के बारे में बात की जाती है, तो मैं बातचीत करके समझाता हूँ, “मैं इस समस्या पर शोध करने में मदद करने जा रहा हूँ, लेकिन वास्तव में आपके चालान को सही करने के लिए, मुझे आपको हमारी ग्राहक सेवा में स्थानांतरित करना होगा। विभाग, ठीक है? "

किसी को भी शामिल करने के साथ सही अपेक्षाओं को निर्धारित करके, यदि आप अपने अधिकार की कमी को समझाने के लिए बातचीत के अंत तक इंतजार करते हैं तो निराशा को समाप्त करेंगे।

मुद्दा: अंतहीन पेपरवर्क और रेड टेप

हालांकि, आपके पास अंतहीन टू-डू सूची और परियोजनाओं की एक पूरी डॉक हो सकती है, वास्तव में उन वस्तुओं पर प्रगति करना अक्सर ऐसा हो जाता है जो किए जाने की तुलना में आसान कहा जाता है। सही में गोता लगाने के बजाय, आपको सबसे पहले एक परियोजना योजना बनानी होगी, जिसमें आपको शामिल करना होगा कि आपको कौन से खर्चों की आवश्यकता होगी, और एक अपेक्षित समय सारणी।

इस पर प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए, आप इसे अपने बॉस को ईमेल करेंगे - और जब आप एक सप्ताह के बाद वापस नहीं सुनाते हैं, तो आप कुछ अनुवर्ती संदेश भेजेंगे। आप उसे या उसके लिए लाइन से अनुमोदन प्राप्त करने के लिए इंतजार करेंगे, और उसके बाद ही, परियोजना शुरू करने के कुछ सप्ताह बाद, क्या आप वास्तव में शुरू कर पाएंगे।

जाना पहचाना? इस तरह के वातावरण में, यह कठिन है और अविश्वसनीय रूप से निराशाजनक है - वास्तव में कुछ भी करने के लिए।

कैसे व्यवहार करें

दुर्भाग्य से, मौजूदा अनुमोदन प्रक्रिया का विरोध, लंबे और थकाऊ रूप में यह हो सकता है, यह केवल इसे लंबे समय तक ले जाएगा। मेरे कर्मचारी, उदाहरण के लिए, अक्सर चीजों को करने के एक विशेष तरीके के बारे में शिकायत करने के लिए मेरे पास आते हैं, और हर बार, मैं पूछता हूं, "क्या आप कुछ उदाहरणों का दस्तावेज कर सकते हैं?" आखिरकार, यह एकमात्र तरीका है जो मैं निर्धारित कर सकता हूं यदि परिवर्तन किया जा सकता है- और यदि ऐसा है तो इसे उच्च-अप के लिए प्रस्तुत करें। यदि मेरे कर्मचारी उन उदाहरणों के साथ तैयार नहीं होते हैं, जो प्रक्रिया में कम से कम एक या दो दिन जोड़ते हैं - लेकिन यदि वे तैयार हैं, तो हम उन्हें तुरंत शुरू कर सकते हैं।

एक ही परियोजना योजनाओं का मसौदा तैयार करने, कागजी कार्रवाई को भरने और परियोजना योजनाओं का मसौदा तैयार करने के लिए जाता है। हाँ, वे एक दर्द है, लेकिन अगर आप उनके लिए आवश्यकता का अनुमान लगा सकते हैं और समय से पहले शुरू कर सकते हैं, तो आप एक सिर शुरू करेंगे (और आप अपने बॉस को सुनने की निराशा से बचेंगे, "क्या आपने यह दस्तावेज किया है? ")। प्रो टिप: पुन: प्रयोज्य टेम्पलेट बनाने की कोशिश करें जिन्हें आप अनुमोदन के लिए पूछ रहे हैं, एक बदलाव का सुझाव दे सकते हैं, या एक विचार प्रस्तुत कर सकते हैं।

दिन के अंत में, नियम और नीतियां होती हैं क्योंकि वे व्यापार को सुचारू रूप से चलाने के लिए संभव बनाते हैं। वे निराश हो सकते हैं, लेकिन वे कहीं नहीं जा रहे हैं। लेकिन जिस तरह से आप नौकरशाही के साथ व्यवहार करते हैं, उसे समायोजित करके, आप अधिक आसानी से पानी को नेविगेट करने में सक्षम होंगे- और आप अपने रोजमर्रा के काम के जीवन में एक बड़ा बदलाव करेंगे।