उन लोगों से कैसे निपटें जो प्रतिक्रिया नहीं देंगे - म्यूज

क्या आपको कभी ऐसा लगता है कि जब आप ईमेल भेजते हैं या किसी के लिए ध्वनि मेल छोड़ते हैं तो आप ब्लैक होल में चिल्लाते हैं? आप अपने अनुरोध को ब्रह्मांड में डालते हैं - और फिर अपनी डेस्क पर बैठकर अपनी उंगलियों को पार करते हैं, समय पर प्रतिक्रिया की उम्मीद करते हैं।

पीआर दुनिया में मेरी नौकरी के लिए धन्यवाद, मैंने यह सब देखा है जब यह अनुत्तरित संदेशों की बात आती है। मैंने मुख्य कार्यकारी अधिकारियों (उर्फ सदा व्यस्त लोगों), अधिकारियों और मेरे ग्राहकों के ग्राहकों की कानूनी टीमों (उर्फ जो सोचते हैं कि मैं महत्वपूर्ण नहीं हूं) के साथ पत्राचार का प्रबंधन किया है, और मीडिया (उर्फ जो नहीं करते हैं) पीआर लोगों के साथ सौदा करना चाहते हैं)। और साथ ही, मैंने बहुत कुछ सीखा है कि जब आपको उनकी आवश्यकता होती है तो उत्तर कैसे प्राप्त करें।

देरी का कारण कोई फर्क नहीं पड़ता, यहाँ उन व्यस्त (और हाँ, कष्टप्रद) धीमी प्रतिक्रिया देने वालों पर ध्यान देने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं।

कनेक्शन करें

सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि जब आप किसी अन्य व्यक्ति से जुड़ते हैं, तो आपको उसकी मदद करने के लिए उसे एक कारण देना चाहिए।

गलतियों से बचने के द्वारा शुरू करें जो तुरंत रिसीवर को डिस्कनेक्ट करते हैं। उसका या उसका नाम गलत वर्तनी एक अच्छा उदाहरण है: मुझे पता है कि यह बुनियादी है, लेकिन मैं आपको यह नहीं बता सकता कि मुझे एशली या एशले के लिए कितने ईमेल मिलते हैं- और जब मैं ऐसा करता हूं, तो मुझे लगता है कि मैं तुरंत नाराज हूं और जल्दी से प्रतिक्रिया देने की संभावना कम है। इसके अलावा, बिक्री की पिच की तरह आवाज़ न करने की कोशिश करें (उदाहरण के लिए, "मैं आपके बारे में बात करना चाहता हूं …") - कोई भी इससे निपटना नहीं चाहता है।

इसके बजाय, उसके या उसके लिए सब कुछ प्रासंगिक बनाकर अपने संपर्क का ध्यान आकर्षित करें। मुझे "आप" के साथ सब कुछ संभव है, उदाहरण के लिए, कहने के बजाय, "मुझे आपको इन रूपों को देखने की आवश्यकता है", कहते हैं, "आपके ग्राहक को इन रूपों पर स्वीकृति की आवश्यकता है।" यह एक सरल लेकिन प्रभावी चाल है।

आप उनके व्यक्तित्व या गर्म बटन से खेलकर भी लोगों से अपील कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, कोई व्यक्ति जिसके पास थोड़ा सा भी अहंकार है, वह इस बात की स्वीकार्यता का सबसे अच्छा जवाब देगा कि वह कितना महत्वपूर्ण है या नहीं (जैसे, "मुझे आपके समय के महत्व का एहसास है, इसलिए मेरा सुझाव है कि हम चर्चा के लिए 10 मिनट की कॉल पर मिलें मामले का अध्ययन। ”)।

इसका जवाब जल्दी देना आसान है

यहां तक ​​कि अगर आपका संपर्क मदद करने में दिलचस्पी रखता है, तो किसी ऐसे व्यक्ति के पास जो एक व्यस्त ईमेल के माध्यम से खरपतवार के लिए समय नहीं होगा या एक लंबे समय तक चलने वाले ध्वनि मेल को सुन सकता है। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप अपने संदेश को सुव्यवस्थित कर सकते हैं और उसे या उसके लिए निम्नलिखित युक्तियों का उपयोग करके जल्दी से प्रतिक्रिया देना आसान बना सकते हैं।

एक जानकारीपूर्ण विषय लाइन है

अपनी आवश्यकता का संकेत देने के लिए अपनी सब्जेक्ट लाइन का उपयोग करें और अपने अनुरोध को प्राथमिकता देने में मदद करें। कुछ के साथ शुरू, जैसे "समीक्षा के लिए, " "फ़ीडबैक की आवश्यकता है, " या "कृपया मंगलवार तक जवाब दें", आपकी उम्मीदों को क्रिस्टल से प्राप्त करने के लिए एक त्वरित तरीका है।

सीधे काम की बात पे आओ

गैर-प्रासंगिक जानकारी या बारीकियों के साथ अपने संदेश में बहुत समय खर्च न करें। एक त्वरित के साथ विनम्र रहें, "आशा है कि यह सुबह आपके साथ अच्छा व्यवहार कर रही है, " फिर रिसीवर को संतुष्ट करने के लिए परिचय और कारण में गोता लगाएँ। इसे भी सरल रखें (उदाहरण के लिए, "आपका ग्राहक X और मैं Y पर एक साथ काम करते हैं, और मुझे सूचित किया गया था कि आप" "के लिए सबसे अच्छे संपर्क हैं")।

असाइनमेंट्स की डेडलाइन दीजिए

अपने ईमेल या वॉइसमेल को "जब भी मुझे मिलता है, " के ढेर में डालने से रोकने के लिए, विशिष्ट प्रश्न पूछें या एक्शन आइटम दें, और जब आप कोई प्रतिक्रिया चाहते हैं तो उसके लिए एक समयरेखा प्रदान करें। कुछ परियोजनाओं और ग्राहकों के साथ, मैंने कहा है कि, "शुक्रवार तक प्रतिक्रिया प्रदान करें।" उस समय, मैं इस दस्तावेज़ को समीक्षा के लिए टीम के बाकी हिस्सों में भेज रहा हूँ और भेज रहा हूँ। "इसका तात्पर्य है, " इसका मतलब यह है कि, "यदि आप इसे समय पर प्राप्त नहीं करते हैं, तो आप इस मामले में अपनी बात खो चुके हैं।" । "

एक सिफारिश प्रदान करें

यदि आप किसी प्रश्न का उत्तर या किसी समस्या के समाधान की तलाश कर रहे हैं, तो हमेशा कुछ अलग विकल्प और अपनी अनुशंसा प्रदान करें। ऐसा करने से, आप जिस व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं, उसे इसके माध्यम से कम सोचना पड़ता है और वह तुरंत "हां, आपकी सिफारिश ठीक है, " या "चलो # 1 विकल्प के साथ चलते हैं" के साथ जवाब दे सकता है।

स्मार्ट तरीके से फॉलो करें

इसलिए आपने अपने प्राप्तकर्ता को जवाब देना आसान कर दिया है, और आपको अभी भी उत्तर नहीं मिल रहा है। अब क्या? यह अनुवर्ती का समय है। यह इस स्तर पर सहायक और परेशान होने के लिए संतुलित करने के लिए मुश्किल हो सकता है, लेकिन संचार की सही रेखा का पालन करके यह संभव है।

आपके प्रारंभिक ईमेल के बाद, एक त्वरित अनुवर्ती समय जो आपकी समय सीमा के अनुसार समझ में आता है। इस ईमेल में मूल अनुरोध और समय सीमा के अपने संपर्क को याद दिलाने के शीर्ष पर एक संक्षिप्त वाक्य के साथ आपका मूल ईमेल शामिल होना चाहिए। इसके अलावा, किसी भी आवश्यक सामग्री को फिर से तैयार करना सुनिश्चित करें।

एक दूसरा ईमेल और आपको अभी भी प्रतिक्रिया नहीं मिल रही है? एक फोन कॉल के लिए समय। (फॉलो-अप ईमेल भेजने के बाद कम से कम 24 घंटे तक प्रतीक्षा करें, जब तक कि आपको पूरी तरह से कुछ जल्दी की आवश्यकता न हो।) चाहे आप फोन पर व्यक्ति को प्राप्त करें या ध्वनि मेल छोड़ दें, संक्षिप्त रहें। उसे या उसके मूल ईमेल की याद दिलाएं कि आप कौन हैं और आपको क्या चाहिए।

चाहे आप कैसे भी पालन करें, हमेशा अगला कदम अपने हाथों में रहने के साथ छोड़ दें- "मैं कल फिर से फॉलो करूंगा, " या "अगर मैं दिन के अंत तक आपसे पीछे नहीं हटता, तो मैं आपके साथ रहूंगा।" टीम के बाकी फीडबैक को शामिल करना और क्लाइंट को भेजना। "

और व्यक्ति से संपर्क करने के लिए सभी प्रयासों का ट्रैक रखना सुनिश्चित करें - उन्हें संदर्भित करना आपकी तात्कालिकता को इंगित करने में मदद कर सकता है और उपयोगी साबित हो सकता है यदि आप बैक-अप में लाने में आपकी मदद करने के लिए मजबूर हैं।

बिग बंदूकें बाहर खींचो

उस नोट पर, यदि आपने किसी लाभ के लिए किसी के साथ कई बार संपर्क करने की कोशिश की है, तो अन्य पार्टियों को अपने अनुरोधों पर कॉपी करने का प्रयास करें। अपने मूल ईमेल (फिर से) का जवाब दें, नीचे दिए गए ईमेल पर "बस जांच करना चाहते थे" जोड़ें। क्या आपके पास एक मौका है…? ”और अपने बॉस, क्लाइंट, या जो कोई भी आपको लगता है कि उसे उसके साथ या उसके साथ की नकल करेगा। यह करने के लिए मेरी पसंदीदा चीज नहीं है, और आप रिसीवर को थोड़ा परेशान कर सकते हैं, लेकिन यह आपको चुटकी में प्रतिक्रिया जरूर देगा।

आपका अंतिम विकल्प एक और संपर्क ढूंढना है जो आपके प्रश्न का उत्तर दे सकता है या प्रतिक्रिया देने के लिए मूल रिसीवर को धक्का दे सकता है। यह एक आंतरिक संपर्क हो सकता है जिसके साथ आपका अच्छा संबंध हो या कोई व्यक्ति अधिक शक्ति वाला हो। कैविएट: इस स्थिति में पहुंचने पर, आप कभी भी मूल संपर्क को दोष नहीं देना चाहते हैं। इसके बजाय, इसे केवल इस रूप में फ्रेम करें, "मुझे इस बढ़ते ASAP को प्राप्त करने की आवश्यकता है - क्या आप मेरी मदद कर सकते हैं?"

कौन जानता था कि कोई ईमेल या ध्वनि मेल इतना जटिल हो सकता है? कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस उद्योग में हैं, दूसरों के साथ पत्राचार लगभग हमेशा एक आवश्यकता है और, दुर्भाग्य से, धीमी गति से चलने वाली चोटियां हमेशा मौजूद रहेंगी। लेकिन इन युक्तियों के साथ, आपको उन प्रतिक्रियाओं को प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए जो आपको समय पर फैशन में चाहिए (या, कम से कम, कुछ बिंदु पर)। अब वहाँ से बाहर निकलो और कुछ जवाब पाओ!