यदि आपने काम पर निम्नलिखित स्थितियों में से एक में खुद को पाया है, तो अपना हाथ उठाएँ:
- एक बैठक जो आपके ऊपर चलती है और आपको अपनी अगली बैठक में देर से दिखाने के लिए मजबूर करती है, समय पर एक परियोजना को पूरा करने में असमर्थ होती है, या एक काम के बाद की घटना को याद करती है।
- एक बैठक जो इतनी अव्यवस्थित है कि आप यह सोचकर निकलते हैं, बस क्या हुआ?
- एक बैठक जो समय की पूरी बर्बादी होती है।
क्या मुझे हवा में सभी के हाथ दिखाई देते हैं? ऐसा ही सोचा था। मीटिंग की कार्यसूची : इन समस्याओं में से हर एक को एक साधारण चीज़ से हल किया जा सकता है।
यह जादुई अवधारणा क्या है, आप पूछें एक दस्तावेज जो निम्नलिखित मदों को शामिल करता है:
- आपको पहले से तैयार करने या बैठक में लाने की आवश्यकता है
- कौन भाग ले रहा है
- आप क्यों मिल रहे हैं और कोई भी लक्ष्य जिसे आप पूरा करना चाहते हैं
- आप किस बारे में बात करेंगे, कौन किस बारे में बात करेगा और प्रत्येक विषय पर चर्चा करने में कितना समय लगेगा
- कोई भी अगला कदम जो आप बैठक के बाद उठाना चाहते हैं
आपने शायद पहले भी ऐसा कुछ इस्तेमाल किया हो, लेकिन कम औपचारिक तरीके से। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपने अपने कैलेंडर के नोट्स अनुभाग को भर दिया हो, ताकि लोग यह जान सकें कि उन्हें किस दस्तावेज़ का संदर्भ देना चाहिए। या, आपने उस ईमेल बिंदु को संक्षेप में भेजकर एक ईमेल भेजा है जिसमें मंगलवार की बैठक में आपने पूरी कंपनी को आमंत्रित किया है।
लेकिन वास्तव में आपकी बैठक कैसी होनी चाहिए, इसके लिए अधिक गहन, ठोस लेआउट का होना बहुत अविश्वसनीय रूप से उपयोगी हो सकता है। एक बात के लिए, यह एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है - यह लिखकर कि आपने किस बारे में बात की है और आपके द्वारा लिए गए निर्णय, आपके पास कुछ ऐसा है जिसे आप संदर्भित कर सकते हैं (आपके बॉस सहित) को आपके भविष्य के निर्णयों पर सवाल उठाना चाहिए।
और एक और बात के लिए, यह लोगों के सबसे राग समूह को संगठित और केंद्रित रहने में मदद करता है, जबकि उन्हें जवाबदेह भी रखता है। लोग तैयार बातचीत में आ सकते हैं, जिसका अर्थ है कि आप अपने सीमित समय का कुशलता से एक साथ उपयोग कर सकते हैं, आप महसूस कर सकते हैं कि बैठक उत्पादक थी, और आप अगले चरणों में अधिक आसानी से कार्रवाई को निष्क्रिय कर सकते हैं।
और आपके लिए भाग्यशाली, हमने एक एजेंडा टेम्प्लेट बनाया है जिसे आप अभी भर सकते हैं और जो आपको अपना खुद का समय लिखने से बचाएगा। बस डॉक्टर को खोलें, एक कॉपी बनाएं और अपनी टीम के लीडर को इसे भरें।
आपके द्वारा इसे भरने के बाद, जब आप अपनी मीटिंग शेड्यूल करते हैं , तो इसे सभी को भेजें। (यह नोट करने के लिए बुद्धिमान हो सकता है कि हम बैठक से पहले बैठक के एजेंडे की समीक्षा करें। )
किसी भी तरह की बैठक के बारे में एक एजेंडा मददगार है। चेक-इन के लिए यह किसी भी अनुवर्ती प्रश्नों को तैयार करने के लिए पारदर्शिता और समय प्रदान करता है, ग्राहक बैठकों के लिए यह नेतृत्व दिखाता है, समूह के मंथन के लिए यह सुनिश्चित करता है कि आप विचलित न हों, और हर किसी के लिए यह दर्शाता है कि आप उनके समय को महत्व देते हैं।
हर कोई जीतता है!
