यह तब तक नहीं था जब तक कि मैंने अपने कॉलेज के वृद्ध भाई को हैक करने में मदद (एर, सेट) नहीं की थी और संचार के इस सर्वव्यापी तरीके की कुछ बारीकियों के बारे में बताया जो मुझे एहसास हुआ कि ईमेल के कितने अलिखित नियम वर्षों में विकसित हुए हैं।
उनमें से कुछ बहुत स्पष्ट हैं, लेकिन वे दोहराए जाने के लायक हैं (क्योंकि मैं अभी भी लोगों को समय-समय पर उन्हें तोड़ते हुए देखता हूं)। और अन्य लोग तुरंत सहज नहीं हैं - लेकिन, अगर सार्वभौमिक रूप से पालन किया जाता है, तो हमें ईमेल भेजने और प्रतिक्रिया देने में मदद मिलेगी।
इसलिए, मैं उन्हें लिखित रूप में रख रहा हूं। सूची की समीक्षा करें, और मेरे बाद दोहराएं: "मैं पूरी तरह से शपथ लेता हूं कि मैं हमेशा के लिए ईमेल के नियमों का पालन करूंगा।"
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आपकी विषय पंक्ति हमेशा वर्णनात्मक होनी चाहिए। "परिचय" वर्णनात्मक पर्याप्त नहीं है। "इंट्रो: एलेक्स (द म्यूजियम) // जेनिफर (XYZ Co)" बेहतर है।
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हर ईमेल को जितना हो सके उतना छोटा रखें; यह आपको समय बचाता है और, अधिक महत्वपूर्ण बात, प्राप्तकर्ता के समय का सम्मान करता है।
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आप जितनी तेज़ी से प्रतिक्रिया देंगे, आपकी प्रतिक्रिया उतनी ही कम होगी।
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यदि संदर्भ इस ईमेल की अपेक्षा नहीं रखता है तो हमेशा संदर्भ की एक पंक्ति शामिल करें। यह पहली बार ईमेल के लिए उतना ही प्रासंगिक है ("यह वह जगह है जहां हम मिले") क्योंकि यह आपके द्वारा नियमित रूप से काम करने वाले लोगों के लिए ईमेल के लिए है ("यह ईमेल उस परियोजना के अगले चरण के बारे में है जो हम एक साथ काम कर रहे हैं")।
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ईमेल में अपना "पूछें" या "एक्शन आइटम" पहले रखें, अंतिम नहीं, और उन्हें स्पष्ट करें। यह प्राप्तकर्ता को तुरंत स्पष्ट होना चाहिए कि आप क्या चाहते हैं।
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यदि कोई समय सीमा है, तो ऐसा कहें। यदि अनुरोध तत्काल नहीं है, तो कहें।
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यदि आपको प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है और ईमेल केवल FYI है, तो कहें।
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किसी भी प्रश्न को यथासंभव विशिष्ट बनाएं। "आप प्रस्ताव के बारे में क्या सोचते हैं?" यह एक अच्छा सवाल नहीं है। "क्या हम शुक्रवार तक विक्रेता के 20, 000 डॉलर के प्रस्ताव के साथ आगे बढ़ सकते हैं?" बेहतर है।
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जब संभव हो गोलियों या गिने सूचियों का उपयोग करें। ये टेक्स्ट के ब्लॉक की तुलना में स्किम करना आसान है।
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जब कोई चीज वास्तव में महत्वपूर्ण होती है, तो उसे बोल्ड करें।
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अपने ईमेल में बोल्ड का अधिक उपयोग न करें।
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सुपाठ्य फोंट का प्रयोग करें। कॉमिक सैंस एक सुपाठ्य फ़ॉन्ट नहीं है।
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यदि आप किसी और से पूछते हैं, लेकिन तुरंत जवाब नहीं दे सकते हैं, तो उसे जवाब दें कि आप उसे कब लेंगे। यह आपको चेक-इन ईमेल से बचाएगा और दूसरे व्यक्ति की योजना बनाने में मदद करेगा।
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हमेशा काम पूरा करने के लिए आवश्यक लोगों की न्यूनतम संख्या सीसी करें। ईमेल श्रृंखला पर जितने अधिक लोग होंगे, जवाब देने की जिम्मेदारी की भावना उतनी ही कम होगी।
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"सभी उत्तर दें" का उपयोग केवल तभी करें जब वास्तव में आवश्यकता हो। कोई भी व्यक्ति उस व्यक्ति को पसंद नहीं करता है जो पूरे विभाग के इनबॉक्स को बंद कर देता है।
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अगर कोई व्यक्ति ईमेल थ्रेड पर है या उसे अब उस पर होने की आवश्यकता नहीं है, तो उस व्यक्ति को अपने अगले उत्तर में BCC में ले जाएं, और ऐसा ईमेल की पहली पंक्ति में कहें। ("सैम, मैरी और मुझे शुरू करने के लिए धन्यवाद-मैं आपको बीसीसी में ले जाऊंगा और यहां से ले जाऊंगा।"
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हमेशा डबल ऑप्ट-इन इंट्रो करें। यदि आप नहीं करते हैं, तो लोग आप से सुनकर डरने लगेंगे।
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दूसरे विषय पर चर्चा करने के लिए एक विषय पर एक सूत्र को अपहृत न करें। प्रासंगिक विषय पंक्ति और प्राप्तकर्ताओं के बजाय, एक नया ईमेल थ्रेड प्रारंभ करें।
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पर ढेर मत करो। किसी को भी 20 वीं की आवश्यकता नहीं है "यह मुझे बहुत अच्छा लगा!"
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यदि आप व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए ईमेल कर रहे हैं, तो अपनी संपर्क जानकारी और पाद लेख में शीर्षक रखें। सरल, बेहतर।
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यदि आप एक बहुत व्यस्त व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं, तो यह पूरी तरह से स्वीकार्य है और कुछ हद तक उम्मीद की जाती है कि आप एक या दो सप्ताह के बाद अनुवर्ती संदेश के साथ प्रारंभिक ईमेल वापस भेज देंगे। अधिकांश व्यस्त लोगों को इनमें से कम से कम एक की आवश्यकता होती है। तीन से अधिक मत करो।
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यह 48 घंटे के भीतर ईमेल पर अनुवर्ती कार्रवाई करने के लिए स्वीकार्य नहीं है जब तक कि यह वास्तव में अत्यावश्यक न हो। कई लोग ईमेल को पत्राचार के रूप में मानते हैं और आपके पास तुरंत जवाब देने की तुलना में उच्च प्राथमिकताएं हो सकती हैं।
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यदि आप एक गुस्सा ईमेल भेजते हैं या प्राप्त करते हैं, तो उस पर प्रतीक्षा करें। यदि यह जरूरी है, इसके बजाय फोन पर प्राप्त करें।
हमें बताओ! आप इस सूची में कौन से ईमेल नियम जोड़ेंगे?
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