हाल ही में, मैं अधिक से अधिक व्यवसाय से संबंधित फोन कॉल पर रहा हूं, जो स्मार्ट लोगों के साथ होने के बावजूद, मुझे बुरी धारणा के साथ छोड़ दिया। निश्चित रूप से, कॉल बहुत सरल लगते हैं, लेकिन तकनीकी चमक से कुछ भी जो खराब समय प्रबंधन से बचा जा सकता था, वास्तव में आपके ग्राहकों के प्रभाव और सहकर्मियों के इंप्रेशन (आपकी उत्पादकता का उल्लेख नहीं करने के लिए) को प्रभावित कर सकता है।
इसलिए, जैसे ईमेल और मीटिंग्स के लिए अलिखित नियम हैं, मैं बिजनेस फोन कॉल और कॉन्फ्रेंस कॉल के लिए दिशानिर्देशों को वर्तनी कर रहा हूं, जिनका सभी को पालन करना चाहिए। यहाँ हमेशा के लिए अधिक उत्पादक (और कम कष्टप्रद) कॉल है!
कॉल से पहले सहमति लें कि कौन व्यक्ति किस नंबर पर और किस नंबर पर कॉल कर रहा है। कॉल के तीन मिनट बाद ईमेल करना शुरू करना चाहिए था "मुझे आपको कहां कॉल करना चाहिए?" हर किसी का समय बर्बाद करता है।
आम तौर पर, यदि आप किसी और से कुछ पूछ रहे हैं, तो आपको उसे या उसे बुलाने की पेशकश करनी चाहिए। यदि आप किसी और की मदद कर रहे हैं, तो उस व्यक्ति से पूछें कि आपको किसी का पीछा करने से बचने के लिए फोन करना चाहिए।
समय की आवश्यकता के लिए कॉल को शेड्यूल करें, और याद रखें कि यह पांच, 10 या 20 मिनट हो सकता है। आपको निकटतम 30-मिनट की वृद्धि के लिए गोल नहीं होना चाहिए।
यदि आप समय से पहले जानते हैं कि आप एक कॉल के लिए देर से जा रहे हैं, तो दूसरे व्यक्ति को ईमेल के माध्यम से बताएं और जब आप तैयार हों तो उसे कॉल करने की पेशकश करें।
यदि आप जिस व्यक्ति को बुला रहे हैं वह नहीं उठाता है, तो पहली बार एक संदेश न छोड़ें। 1-2 मिनट बाद फिर से कोशिश करें, और अगर वह नहीं उठाता है, तो एक संदेश छोड़ें और ईमेल भी करें, जिससे आपको पता चल जाए कि उसने आपको फोन किया है और बताया है कि आपको और कितना समय उपलब्ध होगा। इसके बाद दोबारा कॉल न करें जब तक कि यह जरूरी न हो।
यदि दो से अधिक लोग बात कर रहे हैं, तो समय से पहले डायल-इन सेट करें। UberConference की तरह बहुत सारी मुफ्त सेवाएँ हैं, जो इसकी मदद करती हैं।
कॉल को यथासंभव कम लोगों तक रखें, और सुनिश्चित करें कि हर कोई वास्तव में आवश्यक है। लाइन पर जितने ज्यादा लोग होते हैं, सबका ध्यान उतना ही कम जाता है।
सुनिश्चित करें कि आप अच्छे संकेत के साथ शांत स्थान से कॉल ले रहे हैं। जब भी संभव हो लैंड लाइन का उपयोग सिग्नल मुद्दों से बचने में मदद करता है।
यदि आप शोरगुल वाले स्थान पर फंस जाते हैं, तो लोगों को तुरंत बता दें कि जब तक आप बोल नहीं रहे हैं, तब तक आप म्यूट रहेंगे। यह सम्मान की बात है।
यदि आप किसी ऐसे फ़ोन से कॉल नहीं कर रहे हैं जिसका आप नियमित रूप से उपयोग करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि इसे कैसे संचालित किया जाए। अज्ञात कार्यालय फोन प्रणाली का उपयोग करते समय यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।
जब तक आप डेमो नहीं कर रहे हैं, मैं कॉल पर कुछ प्रस्तुत करने के लिए स्लाइड का उपयोग करने की अनुशंसा नहीं करता, लेकिन यदि आप हैं, तो उन्हें ईमेल के माध्यम से न भेजें। इसके बजाय, एक स्क्रीन शेयरिंग सेवा का उपयोग करें जैसे कि GoToMeeting या स्क्रीनप्ले यह सुनिश्चित करने के लिए कि लोगों को झांकना नहीं है, आगे कूदें और फिर ध्यान देना बंद करें।
यदि आप एक स्क्रीन शेयरिंग सेवा का उपयोग कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि कॉल शुरू होने से पहले यह काम करता है और आपके समकक्षों के पास कुछ भी स्थापित है जो उन्हें कॉल के आगे की आवश्यकता होगी।
यदि आप पहली बार लोगों से मिल रहे हैं, या वास्तव में चाहते हैं कि लोग ध्यान दें, तो वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग पर विचार करें।
जैसे बैठकों के साथ, समय पर शुरू करें। स्ट्रगलर के लिए इंतजार करना ही उन्हें प्रोत्साहित करता है।
यदि आप एक कॉन्फ्रेंस कॉल में शामिल हो रहे हैं, तो तुरंत अपना परिचय दें ताकि कोई भी आश्चर्यचकित न हो कि आप तीन मिनट के लिए सुन रहे थे कि वे क्या सोचते थे।
अगर कोई देर से ज्वाइन करता है, तो उसे पकड़ें नहीं। यह हर किसी का समय बर्बाद करता है। इस व्यक्ति को कॉल के अंत में किसी के साथ पकड़ने के लिए प्रोत्साहित करें कि क्या याद किया गया था।
आप कौन हैं और क्यों कॉल के पहले 120 सेकंड के भीतर कॉल कर रहे हैं, इसका अवलोकन दें, फिर अपना एजेंडा या लक्ष्य निर्धारित करें। कॉल पर अन्य लोगों को पता होना चाहिए कि आप अभी उनसे क्या चाहते हैं।
प्रत्येक कॉल के पहले कुछ मिनटों में, पुष्टि करें कि हर किसी को कितनी देर बात करनी है, इसलिए आप तदनुसार बातचीत का प्रबंधन कर सकते हैं।
यदि आपके पास लाइन पर तीन से अधिक लोग हैं, तो आयोजक को एक त्वरित रोल कॉल करना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि हर कोई वहां मौजूद है, और यदि संभव हो तो उन्हें संक्षेप में पेश करें।
केवल व्यक्तिगत परिचय करने के चारों ओर घूमें अगर यह व्यापार को पूरा करने में मदद करेगा, और कारक जो आपके एजेंडे में है। अन्यथा, आप बहुत समय बर्बाद करेंगे।
जब तक कॉल आपकी विशेषज्ञता को साझा करने के बारे में है, तब तक आपको 70% से अधिक समय तक नहीं बोलना चाहिए। यदि कई लोग लाइन पर हैं, तो यह संख्या 25% तक गिर जाती है।
अपने वाक्य छोटे रखें और विचारों के बीच नियमित रूप से विराम दें। इससे लोग कूद सकते हैं या सवाल पूछ सकते हैं।
यदि आप कॉल ऑर्गेनाइज़र हैं, तो यह आपका काम है कि आप लोगों से बात करने के लिए कॉल करें यदि वे नहीं बोल रहे हैं और किसी और से बातचीत का एकाधिकार है।
म्यूट बटन का रणनीतिक उपयोग करें। यदि आप 90% कॉल के लिए मौन हैं, तो आप पूरी तरह से ध्यान नहीं दे रहे हैं।
वह व्यक्ति न हो जो ईमेल की जाँच कर रहा हो और उसे दोहराए जाने के लिए प्रश्न पूछने की आवश्यकता हो। यदि आप अपने अधिकांश कॉल के दौरान खुद को ईमेल चेक करते हुए देखते हैं, तो वे बहुत लंबे हैं, वे बहुत सारे लोग शामिल हैं, या आपको उनके साथ रहने की आवश्यकता नहीं है।
कॉल समाप्त होने के पांच मिनट पहले, हर किसी को चेतावनी दें कि यह लपेट रहा है, और पूछें कि क्या कोई सवाल है। यदि संभव हो तो इसे खत्म न होने दें - यह अन्य लोगों के समय के लिए अपमानजनक है।
कॉल चलते ही अगले चरणों का ध्यान रखें, और बाद में एक अनुस्मारक के रूप में ईमेल के माध्यम से उन्हें चारों ओर भेजें।
हमें बताओ! आपका पसंदीदा फोन कॉल नियम क्या है? कोई भी चीज जो हमें याद आती है?
