कुछ हफ़्ते पहले, मैंने ईमेल के अलिखित नियमों के बारे में लिखा था, और मुझे पता चला कि कितने लोगों ने इसे मददगार पाया। पता चला, वहाँ बहुत सारे नियम हैं जो हम सभी कागज़ पर मिलने से लाभ उठा सकते हैं!
इसे ध्यान में रखते हुए, मैं उन कुछ और सूचियों को करूंगा, जो दूसरे सबसे बड़े कार्यालय दर्द बिंदु: बैठकों से शुरू होती हैं। एक सफल बैठक को कैसे चलाना है, इसके नियमों को जानना चाहिए, और हर जगह सहकर्मी आपको धन्यवाद देंगे।
सुनिश्चित करें कि इसे निर्धारित करने से पहले आपको वास्तव में एक बैठक की आवश्यकता है। क्या यह फोन पर या ईमेल के बजाय 10 मिनट से हल किया जा सकता है?
प्रत्येक बैठक में एक उद्देश्य होना चाहिए: आपको या तो एक निर्णय लेने या एक कार्रवाई को पूरा करने की आवश्यकता है। अपडेट देना ईमेल से लगभग हमेशा हो सकता है।
जरूरत से ज्यादा समय निर्धारित न करें। अधिकांश बैठकें पूरे एक घंटे के लिए निर्धारित की जाती हैं, जब उन्हें 20 मिनट, 30 मिनट या 45 मिनट- अधिकतम होना चाहिए।
समय पर शुरू करें। स्ट्रगलर की प्रतीक्षा न करें - यह केवल उन्हें प्रोत्साहित करता है।
समय पर समाप्त करें। यह कहते हुए, "मुझे पता है कि हम सब करने के लिए बहुत कुछ कर चुके हैं, इसलिए चलो कोशिश करते हैं और इसे 30 मिनट से कम रखें, " लोगों को याद दिलाएगा कि आप एक कुशल बैठक चाहते हैं जितना वे करते हैं।
केवल उन लोगों को आमंत्रित करें जिन्हें पूरी तरह से वहां रहने की आवश्यकता है। एक बैठक में जितने अधिक लोग होते हैं, उतना कम होता है।
प्रत्येक बैठक में किसी को इसे चलाने के लिए समय से पहले स्पष्ट रूप से सौंपा जाना चाहिए। यदि यह आप नहीं है, तो किसी और का नाम लें (और सुनिश्चित करें कि वह व्यक्ति जानता है या वह प्रभारी है)।
बैठक की शुरुआत में चिट-चैट के लिए कुछ मिनटों में बेक करें। हम लोग हैं, न कि रोबोट, और सहकर्मियों के साथ तालमेल बिठाने से व्यवसाय को अधिक सुचारू रूप से चलाने में मदद मिलती है।
यदि आप चाहते हैं कि लोग समय से पहले कुछ पढ़ें, तो समय से कम से कम तीन घंटे पहले भेजना अच्छा है, और इससे पहले दिन बेहतर है। इसे 20 मिनट पहले भेजना बेकार है।
अपने मीटिंग स्पेस को समय से पहले बुक करें, या मीटिंग के 10 मिनट पहले ही इसका पता लगा लें। टो में सभी के साथ हॉल में घूमना हर किसी का समय बर्बाद कर रहा है।
एक एजेंडा सेट करें, और बैठक की शुरुआत में सभी को ट्रैक पर रखने के लिए इसे साझा करें।
यदि आप चाहते हैं कि लोग ध्यान दें, तो बैठक की शुरुआत में उन्हें कई हैंडआउट न दें। वे उनके माध्यम से flipping शुरू कर देंगे, और वे विचलित हो जाएंगे।
मीटिंग के दौरान अपने फ़ोन या ईमेल की जाँच न करें। हर कोई बता सकता है कि आप क्या कर रहे हैं, और वे वही करना शुरू कर देंगे।
मीटिंग चलते ही अगले चरणों का ध्यान रखें। कोई भी कार्रवाई आइटम मीटिंग के बाद अनुस्मारक के रूप में चारों ओर भेजा जाना चाहिए।
किसी को सौंपे बिना एक एक्शन आइटम बेकार है। ज्यादातर मामलों में, एक समय सीमा भी आवश्यक है।
अगर कोई बहुत ज्यादा बोल रहा है, तो उसे काटें या (अच्छी तरह से) बंद करें। इसी तरह, अगर कोई बहुत कम बोल रहा है, तो उसे या उसे उलझाने की कोशिश करें।
यदि वार्तालाप विषय से हट जाता है, तो आपके लिए इस पर लगाम लगाना दोनों के लिए स्वीकार्य और आवश्यक है। एक सरल, "चलिए चर्चा का समय निर्धारित करते हैं कि बाद में यदि यह मददगार है, क्योंकि हमारे पास केवल 10 मिनट बचे हैं, " पूरी तरह से काम करता है।
यदि मीटिंग एक घंटे से अधिक समय की है, तो ब्रेक के लिए समय निर्धारित करें, और उपस्थित लोगों को समय से पहले उनके बारे में बताएं। यह जानकर कि वे 45 मिनट में अपने ईमेल की जांच कर सकते हैं, उन्हें अब केंद्रित रखने में मदद करेगा।
बॉडी लैंग्वेज देखें। आप आसानी से बता सकते हैं कि लोग ऊब गए हैं, विघटित हो गए हैं या ऐसा महसूस कर रहे हैं कि उनका समय बर्बाद हो रहा है, इसलिए जब तक आप इसकी तलाश करते हैं।
यदि आवश्यक हो, तो एक नोट लेने वाला असाइन करें, ताकि आप बैठक को चलाने पर ध्यान केंद्रित कर सकें।
नियमित रूप से आकलन करें कि क्या आपके कैलेंडर में आवर्ती बैठकें बिल्कुल आवश्यक हैं, और यदि हां, तो प्रारूप, लंबाई और उपस्थित लोग उनकी प्रभावशीलता में योगदान दे रहे हैं। अगर नहीं? बदलें उन्हें!
