चाहे आप अपने नए बॉस को प्रभावित करने की कोशिश कर रहे हों या पदोन्नति के लिए बंदूक चलाना, अधिक काम नहीं करना कठिन हो सकता है। आखिरकार, आप चाहते हैं कि हर कोई आपकी कड़ी मेहनत, चुनौती-स्वीकार, अप-टू-कुछ भी रवैया देख सके। दुर्भाग्य से, आप जिस भी नए प्रोजेक्ट को लेने के लिए सहमत होते हैं, वह एक उभरते समय सीमा के साथ आता है - और इससे पहले कि आप इसे जानते हैं, आप मुश्किल से अपने सिर को पानी के साथ रख सकते हैं।
जब आपको लगता है कि परियोजनाएँ दरार के माध्यम से खिसकने लगी हैं या आप सिर्फ अपना सर्वश्रेष्ठ नहीं दे सकते हैं क्योंकि आप बहुत पतले हैं, तो स्थिति को संबोधित करने के लिए कुछ समय निकालें इससे पहले कि आप अपनी सर्वश्रेष्ठ सूची प्राप्त करें। यहाँ एक भारी कार्यभार से निपटने और ट्रैक पर वापस आने के कुछ तरीके दिए गए हैं।
1. एक अनुसूची बनाएँ
ICal या Google कैलेंडर पर एक कैलेंडर सेट करके या एक अच्छे योजनाकार का उपयोग करके अपनी सभी अंतिम समय-सीमा का मास्टर शेड्यूल रखें (मुझे मोलस्किन के साप्ताहिक नोटबुक के सेट-अप से प्यार है)। एक जगह पर सब कुछ देखने से आपको अपने समय को प्राथमिकता देने में मदद मिल सकती है क्योंकि आपको पता चल जाएगा कि वास्तव में क्या हो रहा है, दिन और सप्ताह पहले से।
लेकिन वहाँ रुकना नहीं है - अपने समय को व्यवस्थित करने की चाल अपनी परियोजनाओं को मिनी-लक्ष्यों में तोड़ना है जिन्हें प्राप्त करना आसान होगा। छोटे, प्राप्य लक्ष्य आपको कठिन परियोजनाओं से गुजरने और ट्रैक पर बने रहने में मदद करेंगे।
उदाहरण के लिए, एक बड़े काम की योजना बनाने के लिए आपको कार्यालय के अंदर और बाहर दोनों समूहों के बीच समन्वय करना होगा। घटना की तारीख पर एक बड़ी समय सीमा निर्धारित करने के बजाय, सप्ताह के दौरान छोटे कार्यों में इसे पूरा करें, जैसे कि आपका कैटरर आपके मेनू को सुनिश्चित करता है, उपस्थितगण के सही हेडक्वार्टर को अंतिम रूप देता है, और प्रूफिंग और प्रिंटिंग हैंडआउट करता है। रास्ते के साथ इन मिनी-लक्ष्यों को पूरा करना यह सुनिश्चित करेगा कि अंतिम मिनट तक कुछ भी नहीं बचा है।
2. अलर्ट रहें
अपने मास्टर शेड्यूल को सेट करना केवल आधी लड़ाई है - अन्य आधा वास्तव में इसका उपयोग कर रहा है। यदि आप अपने कैलेंडर को दैनिक रूप से जांचने की आदत में नहीं हैं, तो आपको सही दिशा में थोड़ा धक्का देने की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए अपने लिए समय सीमा निर्धारित करने के बाद, कुछ अलर्ट भी सेट करें। आपके कंप्यूटर या फोन पर एक पॉप-अप एक त्वरित अनुस्मारक हो सकता है जो सामने आ रहा है (2Do, Wunderlist, और Todoist जैसे ऐप्स देखें), या, यदि आप एक पेपर प्लानर का उपयोग करते हैं, तो पोस्ट-इसके साथ दृश्य अलर्ट सेट करें। सप्ताह के दौरान आगे क्या हो रहा है।
इन चेतावनियों में बड़ी समय-सीमा के लिए चौकियाँ शामिल हो सकती हैं (जैसे, आपकी परियोजना की नियत तिथि के आधे बिंदु पर, आप यह सुनिश्चित करने के लिए एक अलार्म सेट कर सकते हैं कि आप अपने पर्यवेक्षक से अपनी रिपोर्ट के मसौदे की समीक्षा करने के लिए कहें) या केवल दिन भर के अनुस्मारक। (उदाहरण के लिए, सोमवार और बुधवार के लिए अलर्ट सेट करना, ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि आप कार्य सप्ताह के अंत में समय से पहले बाहर निकलने से पहले ट्रैक पर हैं)।
3. इसे व्यवस्थित करें
जब आप एक ही समय में कई प्रोजेक्ट्स पर काम कर रहे होते हैं, तो आपका इनबॉक्स जल्दी से सूचनाओं की भारी गड़बड़ी में विस्फोट कर सकता है। और जब आप ईमेल के आने को रोक नहीं सकते, तो आप कम से कम अपने असाइनमेंट को व्यवस्थित और अलग रख सकते हैं।
अपने इनबॉक्स में फ़ोल्डर और कलर-कोडिंग को जोड़ने की कोशिश करें ताकि आपको आवश्यक जानकारी प्राप्त करने में मदद मिल सके। उदाहरण के लिए, प्रत्येक विशिष्ट असाइनमेंट के लिए एक अलग फ़ोल्डर बनाएं, जिस पर आप काम कर रहे हैं, जो आपको आसानी से बातचीत या आपकी ज़रूरत की फ़ाइलों के लिए स्कैन करने देगा।
एक कदम आगे जाने के लिए, आप कुछ पते से ईमेल भेजने के लिए या आपके द्वारा बनाए गए निर्दिष्ट फ़ोल्डरों के लिए विषय पंक्ति में कुछ वाक्यांशों के साथ आउटलुक में एक नियम भी सेट कर सकते हैं। यदि आप एक फ़िल्टर सेट करते हैं तो जीमेल वही काम करता है। या तो विधि आपको अपने इनबॉक्स को पूर्व-सॉर्ट करने की अनुमति देती है, इसलिए आपको गड़बड़ के माध्यम से मूल्यवान समय बिताने की ज़रूरत नहीं है!
4. रास्ते से थोड़ा सामान प्राप्त करें
क्या आप दोहराव रिपोर्ट या स्प्रेडशीट के प्रभारी हैं जिन्हें साप्ताहिक या मासिक रूप से बाहर जाना है? अपने आप को समय और ऊर्जा बचाने के लिए (और अपनी पहले से भीड़-भाड़ वाली सूची पर मूल्यवान स्थान खाली करें), हर बार स्क्रैच से शुरू करने के बजाय, प्रत्येक रिपोर्ट के लिए एक टेम्पलेट बनाएं।
क्या आप लगातार इसी तरह के प्रश्न पूछते हुए ईमेल प्राप्त करते हैं? जीमेल में डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं बनाएं या आम मुद्दों के जवाब के साथ अपने डेस्कटॉप पर एक वर्ड डॉक रखें (जैसे, अपनी एफ़टीपी साइट का उपयोग कैसे करें, जो ग्राहक सेवा के लिए संपर्क करें, या आगामी व्यापार शो के लिए तारीखें)। कुछ ऐसा होने से आप आसानी से काट सकते हैं और पेस्ट कर सकते हैं, जो नियमित ईमेल का जवाब कम समय लेने वाला बना देगा।
छोटे सामान को जल्दी से करना और जितना संभव हो उतना सुव्यवस्थित करना, आपको जटिल परियोजनाओं पर काम करने के लिए अधिक स्थान देता है।
5. अप टू डेट रखें
शाम को निकलने से कुछ मिनट पहले अपने समय पर वापस जाने के लिए अलग सेट करें और इसे अपनी दैनिक प्रगति के साथ अपडेट करें (यहां तक कि यह साप्ताहिक करना एक बड़ी मदद है!)। एक काम पूरा नहीं किया? अगले दिन या उस विशेष परियोजना के लिए निर्धारित समय के अगले ब्लॉक में ले जाएँ। यह प्रत्येक दिन (या सप्ताह में सिर्फ एक बार) में कुछ खाली समय निर्धारित करने में भी मदद करता है, जो आपको एक मिनी-लक्ष्य को पूरा नहीं करने और अपने कार्यक्रम को फिर से व्यवस्थित करने की आवश्यकता होने पर आपको अधिक लचीला बनाने की अनुमति देगा।
प्रत्येक दिन जो कुछ आप कर रहे हैं उस पर नज़र रखना न केवल आपको अभिभूत महसूस करने में मदद कर सकता है, यह आपको यह निर्धारित करने में भी मदद कर सकता है कि किसी दिए गए प्रोजेक्ट या कार्य के लिए आपको वास्तव में कितना समय चाहिए। और यह जानते हुए कि, आप भविष्य में कितना ले सकते हैं, इसकी पहचान करेंगे!
6. शेयरिंग के बारे में बात करें
यदि आपको यह महसूस करना शुरू हो जाता है कि आपके कुछ लघु-लक्ष्य पूरे नहीं हो रहे हैं, क्योंकि पर्याप्त समय नहीं है, क्योंकि अन्य परियोजनाएँ प्राथमिकता ले रही हैं, या क्योंकि नई ज़िम्मेदारियाँ आपके डेस्क पर उतरती रहती हैं, यह आपके लिए बात करने का समय हो सकता है। आपके कुछ काम के पुनर्वितरण के बारे में पर्यवेक्षक।
यह एक और कारण है कि दिन और सप्ताह के हिसाब से आपकी परियोजनाओं की विस्तृत समय-सारणी महत्वपूर्ण है: यदि आपको इस बात का स्पष्ट पता है कि क्या किया जाना चाहिए और किस समय सीमा में, आपका बॉस आसानी से देख सकता है कि आपकी प्लेट में क्या है। फिर, एक साथ, आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि आपकी तत्काल टू-डू सूची में रहने के लिए सबसे महत्वपूर्ण क्या है और किसी और को वापस धकेल दिया जा सकता है।
हां, इसे छोड़ना मुश्किल हो सकता है, लेकिन हमेशा अपनी टीम के बाकी सदस्यों के साथ काम का बोझ साझा करना और यह साबित करने की कोशिश की तुलना में अपनी समय सीमा तय करना अधिक महत्वपूर्ण है कि आप यह सब संभाल सकते हैं और वहां नहीं पहुंच सकते।
अंत में, जब आपको लगने लगे कि आप इसे खो रहे हैं, तो एक बड़ी सांस लें। याद रखें, नियंत्रण अपने आप को व्यवस्थित रखने के बारे में है और जो आप संभाल सकते हैं उसके बारे में ईमानदार रहें।
