यह अब कार्यस्थल में जींस पहनने या घंटों के बाद अपने बॉस के साथ ड्रिंक हथियाने के लिए पागल नहीं माना जाता है, लेकिन जब ईमेल में इमोजी का उपयोग करने की बात आती है, तो लाइनों को थोड़ा धुंधला हो जाता है।
पेशेवर ईमेल शिष्टाचार के ins और बहिष्कार को नेविगेट करना मुश्किल हो सकता है। लेकिन यह सबसे अधिक संभावना है कि आप अपने बॉस और सहकर्मियों के साथ जुड़ने का मुख्य तरीका है (इसके अलावा, आप जानते हैं, व्यक्ति में)। और इसका मतलब है कि आपके द्वारा भेजे गए हर संदेश को एक अच्छा प्रभाव बनाने का मौका है … या एक बुरा।
यदि आप अपनी ऑनलाइन प्रतिष्ठा बरकरार रखना चाहते हैं, तो यहां आपको ईमेल के नौ नियमों का पालन करना चाहिए।
1. एक ठोस विषय रेखा के साथ प्रारंभ करें
यदि आप अपने किसी वरिष्ठ को ईमेल भेज रहे हैं, तो ध्यान रखें कि उनके इनबॉक्स में सैकड़ों संदेश होने की संभावना है।
तो आपके बॉस उनमें से अधिकांश के साथ क्या करते हैं? या तो बाद में उन्हें हटाएं या उन्हें दबाएं (और वास्तव में उन्हें कभी नहीं पढ़ें)। इसका मतलब है कि आपके पास केवल उनका ध्यान आकर्षित करने का एक मौका है: एक मोहक विषय पंक्ति यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकती है कि वे वास्तव में इसे खोल सकते हैं।
2. अपने शब्द देखो
क्या आपको कभी एक पाठ संदेश मिला है जो एक अवधि के साथ समाप्त हो गया है? यदि ऐसा है, तो आप शायद सोचते हैं कि जिस व्यक्ति ने आपको भेजा था वह आप पर पागल था (भले ही वे वास्तव में सही विराम चिह्न का उपयोग करने की कोशिश कर रहे थे)।
ऐसा इसलिए है क्योंकि आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले शब्द किसी को तुष्ट या परेशान कर सकते हैं। "हे" या "तत्काल" जैसे शब्दों का उपयोग करने से बचें और इसके बजाय "आप" या "आज" का उपयोग करें। (उलझन में? नीचे और अधिक स्पष्टीकरण।)
3. एक संपादक की तरह लिखें
आप एक कॉलेज पेपर नहीं लिख रहे होंगे, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको ग्रेड नहीं मिल रहा है। खराब व्याकरण, वर्तनी की गलतियाँ, और यहां तक कि एक परिचय, शरीर, और निष्कर्ष की कमी आपको ध्वनि बनाती है जैसे कि आप इनबॉक्स शून्य प्राप्त करने की कोशिश कर रहे हैं, एक जिम्मेदार कर्मचारी नहीं।
4. व्यक्ति के समय के प्रति विनम्र रहें
यदि आप किसी को एक ईमेल भेजने जा रहे हैं, तो उन्हें बताएं कि आप उसे क्यों भेज रहे हैं।
यदि, उदाहरण के लिए, आप एक प्रस्तुति संलग्न कर रहे हैं, तो उन्हें बताएं कि आप वास्तव में उनके अगले कदम क्या चाहते हैं (क्या आपको उनकी स्वीकृति की आवश्यकता है? क्या आप चाहते हैं कि वे स्लाइड जोड़ें?)। यदि आप किसी को CC करने जा रहे हैं, तो उन्हें बताएं कि उन्हें क्यों शामिल किया गया है।
5. Emojis सावधानी से उपयोग करें
यहाँ emojis के बारे में बात है: हर कोई उनमें से एक प्रशंसक नहीं है। यहां तक कि अगर आप एक आकस्मिक वातावरण में काम करते हैं, तब भी कामकाजी आबादी का एक महत्वपूर्ण प्रतिशत है जो उन्हें अव्यवसायिक के रूप में देखता है। यदि आप अनिश्चित हैं कि यह कैसे प्राप्त होगा तो इसे जोखिम में न डालें।
6. अटैचमेंट अटैच करें
यह स्पष्ट लगता है, लेकिन हम सभी एक से अधिक अवसरों पर इस ईमेल उल्लंघन के दोषी हैं।
प्रेस भेजने से पहले जांचें: क्या आपने जो अटैचमेंट अटैचमेंट अटैचमेंट अटैचमेंट अटैच किया है? (कहो कि 10 बार उपवास करें।)
7. अपने साइन-ऑफ कील (बिना "सर्वश्रेष्ठ")
आपको अपना ईमेल साइन-ऑफ करके समाप्त करना होगा, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको हर संदेश के अंत में "सबसे अच्छा" या "धन्यवाद" कहना होगा (विशेषकर तब जब आपके पास वास्तव में उसके लिए आभारी होने के लिए कुछ भी नहीं है)।
इसके बजाय, एक सलाम का विकल्प चुनें जो पेशेवर है, फिर भी कार्यात्मक है। "सादर, " "सम्मानपूर्वक, " या "मैं तुम्हारे साथ जल्द ही बात करूंगा।"
8. एक पेशेवर हस्ताक्षर का उपयोग करें (यहां तक कि आपके फोन पर)
यदि आपने अभी-अभी एक पेशेवर, अच्छी तरह से लिखा गया ईमेल तैयार किया है, तो आप इसे "मेरे iPhone से भेजा गया" क्यों समाप्त करना चाहेंगे? इसके बजाय, एक सरल, आकर्षक हस्ताक्षर चुनें जिसमें आपका शीर्षक, आपके सोशल मीडिया प्रोफाइल, आपकी वेबसाइट और शायद आपके चेहरे की तस्वीर भी शामिल हो।
9. जब एक ईमेल भेजने के लिए नहीं पता है
बेशक, कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका शिष्टाचार कितना अच्छा है, यह सब शून्य के लिए है यदि आप कुछ ऐसा ईमेल कर रहे हैं जो आपको नहीं होना चाहिए।
उदाहरण के लिए, यदि आपको किसी से सुपर-फास्ट प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो इसके बजाय उन्हें कॉल करें। और अगर आप अपने बॉस से उठाना चाहते हैं, तो एक मीटिंग शेड्यूल करें (आप ईमेल पर उस बातचीत को नहीं करना चाहते हैं)।
जब तक आप इन नौ नियमों का पालन करते हैं, आप लगभग हमेशा अपने ईमेल पढ़ेंगे और इसका जवाब देंगे। और हे, तुम बस अपने मालिक पर एक अच्छा प्रभाव बना सकते हो, जबकि तुम उस पर हो!
